Innbyggere

Her kan du lese mer om hvordan vi behandler personopplysningene til våre innbyggere. 

Om de ulike behandlingene

Behandling:

Formål

Lovgrunnlag

Personopplysninger

Sikkerhet

Sletterutiner

Besøkende, sentralbord og resepsjon

1. Sentralbordet og resepsjonen ved Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å administrere oppgaver som mottak av besøkende, håndtering av telefonoppringninger, og administrasjon av møte- og bilbooking. Opplysningene kommer fra innbyggere og ansatte som kontakter resepsjonen, og brukes internt i fylkeskommunen. Informasjonen deles ikke med eksterne virksomheter, men ansattes kontaktinformasjon kan være tilgjengelig på internett.

2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, hvor det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. kommuneloven § 1-1.

3. Det behandles følgende kategorier personopplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• (For ansatte) informasjon knyttet til arbeidstid, ferie og sykefravær
• Bilder av ansatte i forbindelse med produksjon av adgangskort

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til dem med tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares så lenge den ansatte har en brukerkonto hos Telemark fylkeskommune.

Rekruttering av ansatte til fylkeskommunen

1. Rekruttering av ansatte i fylkeskommunen omfatter behandling av personopplysninger fra utarbeidelse av stillingsbeskrivelse til innstilling og ansettelse av nye tilsatte. Opplysninger kommer hovedsakelig fra søkeren selv, men kan også innhentes fra Vitnemålsportalen, referanser og for enkelte stillinger fra Semac bakgrunnssjekk.

2. Behandlingen skjer for å oppfylle en avtale om tilsetting, eller for å gjennomføre tiltak før tilsettelse, og for å kunne treffe et vedtak om tilsettelse, jf. forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak.

3. Vi behandler:

• Navn og kontaktopplysninger for alle som deltar i rekrutteringen
• Kjønn, fødselsnummer, evt kontonummer
• Opplysninger om søkers utdanning, kompetanse og erfaring (inkludert vitnemål, CV, attester o.l.)
• Søkers og referansers vurderinger, samt interne vurderinger
• Opplysninger knyttet til intervjuer, tilbud og avslag
• For enkelte stillinger: politiattest (opplæringslova § 17-11, helsepersonelloven) og kontroll av lærers kvalifikasjoner (oppl. § 17-3 til 17-5) Det bes i utgangspunktet ikke om særlige kategorier opplysninger, med mindre det er relevant for stillingen (se aml § 9-3).

4. Databehandleravtaler er inngått og systemene er tilgangsstyrte.

5. Opplysninger slettes etter maks 1 år, med mindre søker samtykker til lengre lagring i søkerportalen. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes i portalen. Opplysninger knyttet til den som tilsettes arkiveres og legges inn i administrative systemer.

Fylkeskommunale tilskudd innenfor kultur

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med søknader om fylkeskommunale og statlige tilskudd, priser og stipender innenfor kultursektoren. Opplysningene samles inn via digitale søknadsskjemaer fra kommuner, organisasjoner, lag, foreninger, bedrifter og privatpersoner som søker ulike støtteordninger. Personopplysningene brukes til å motta, vurdere og saksbehandle søknader, samt til å utbetale tilskudd og rapportere om tildelinger. Navn på søkere og enkelte søknadsopplysninger kan bli offentliggjort, for eksempel i politiske saker eller ved rapportering til nasjonale myndigheter. Opplysninger kan deles med samarbeidspartnere som idrettskrets, Olympiatoppen, kulturnettverk, juryer, samt relevante statlige organer og kommuner.

2. Lovgrunnlag Behandlingen av personopplysninger skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) eller bokstav e (allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet). Aktuelle rettsgrunnlag er blant annet kulturlova § 4. For statlige tilskuddsordninger gjelder også særskilte lover og forskrifter for den aktuelle ordningen.

3. Følgende personopplysninger behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Eventuelt Fødselsdato, alder
• Bankkontonummer
• Organisatorisk tilknytning, arbeidssted, kommune el.l
• Eventuelt CV, vitnemål, attester,
• Prosjektbeskrivelser, budsjett, inntekter, utgifter o.l
• Fritekstopplysninger fra søknadsskjema
• Bilder, video og lyd (ved enkelte søknader)
• BankID/autentiseringsopplysninger ved innlogging.

4. Sikkerhet Personopplysningene lagres i tilgangsbeskyttede systemer, hvor kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang. Særlige opplysninger som private kontonummer unntas offentlig postliste.

5. Sletterutiner og lagringstid Personopplysninger slettes fra fylkeskommunens søknadssystem automatisk etter saksbehandling. Opplysninger som inngår i politiske saker og vedtak arkiveres i samsvar med arkivloven.

Avfallshåndtering

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med håndtering av avfall, inkludert bestilling og administrasjon av avfallshenting via leverandørens portal. Formålet er å sikre forsvarlig avfallshåndtering i henhold til lovpålagte krav om helse og miljø.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), jf. arbeidsmiljøloven § 1-1 a, forurensningsloven § 7 og avfallsforskriften kapittel 11.

3. For ansatte som bestiller avfallshåndtering behandles opplysninger som navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, bruker-ID/brukernavn og passord. Vi etterstreber at personopplysninger som kan forekomme på dokumenter som går i avfallet ikke kommer på avveie.

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Papirer med personopplysninger makuleres.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge den ansatte har brukerkonto hos oss.

Behandling av personopplysninger i Særskilt klagenemd

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av klagesaker i Særskilt klagenemd. Personopplysningene kommer fra deg som klager eller andre relevante parter. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter, men behandles kun internt av relevante saksbehandlere, møteledelse og medlemmer i klagenemnda.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, samt utøvelse av offentlig myndighet (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e). Relevante lover inkluderer forvaltningsloven kapittel VI (§ 28-36) og eventuelt andre særregler. For behandling av særlige kategorier opplysninger (for eksempel helseopplysninger), hjemles dette i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g og f, samt forvaltningsloven § 28.

3. Vi behandler vanlig personinformasjon som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Sakens opplysninger
• Eventuelt helseopplysninger dersom dette er relevant for klagesaken

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger behandles og arkiveres i henhold til arkivloven.

Forliksrådet

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av tvistesaker i Forliksrådet. Formålet er å løse sivile tvister der tvistesum er under 200 000 kroner, gjennom prosesskrifter, møte i forliksrådet og eventuell inngåelse av forlik eller dom. Personopplysningene innhentes i hovedsak fra klager eller prosessfullmektig via klageskjema eller e-post. Opplysningene kan deles med Forliksrådet og behandles og oppbevares i fylkets saks- og arkivløsning.

2. Behandlingen skjer i medhold av personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Grunnlag i nasjonal rett finnes i tvisteloven § 6-2. For eventuelle særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger), brukes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g og f, samt tvisteloven § 6-2.

3. Det behandles:

• Navn
• Adresse
• Fødselsnummer
• Bankkontonummer
• Signatur
• Kontaktopplysninger for klager, prosessfullmektig og motpart
• Relevante opplysninger om selve kravet
• Eventuelt helseopplysninger dersom det er relevant for saken
• 4. Tilgang til personopplysninger styres gjennom tilgangsstyring i arkivsystemet slik at bare de som trenger det for tjenstlig bruk har tilgang.

5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Oppbevaring av regnskapsdata

1. Formålet med behandlingen er å oppfylle lovpålagte oppgaver om oppbevaring av regnskapsdata etter bokføringsloven § 13. Regnskapsdata kommer fra interne systemer og deles ikke videre med andre virksomheter, med unntak av Vestfold fylkeskommune som har tilgang til felles historisk regnskapsmateriale.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, da den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. bokføringsloven § 13.

3. Det behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer
• Arbeidssted, organisatorisk tilknytning
• Andre relevante opplysninger som lønnsopplysninger og reiseregistreringer Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger.

4. Alle økonomiarbeidere med tjenstlig behov kan få tilgang til opplysningene via rollestyrt tilgang.

5. Personopplysningene oppbevares i 5–10 år i samsvar med bokføringslovens krav. Papirbaserte dokumenter som overskrider den lovpålagte oppbevaringstiden på 5 år slettes. Data i portalen for gamle regnskapsdata slettes normalt ikke, da det fungerer som arkiv for potensielle rettskrav og tvistløsninger.

Strømming av politiske møter

1. Telemark fylkeskommune strømmer politiske møter som fylkesting og fylkesutvalg for å ivareta offentlig interesse og åpenhet. Strømmingen vises på telemarkfylke.kommunetv.no. Behandlingen inkluderer opptak og lagring hos vår leverandør.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, støttet av kommuneloven § 11-6.

3. Det behandles:

• Bilder, video, lydopptak, navn, fravær og oppmøte, stemmegivning.
• Særlige kategorier: Opplysninger om politisk overbevisning.
• Personopplysninger kan også fremkomme gjennom sakene som behandles.

4. Tilgang til opplysningene er tilgangsstyrt for å sikre at kun personer med tjenstlig behov har tilgang.

5. Personopplysningene lagres i henhold til kravene i arkivloven.

Politisk saksbehandling

1. Telemark fylkeskommune håndterer personopplysninger i forbindelse med politisk saksbehandling. Opplysningene hentes fra politikerne selv og blir publisert på fylkeskommunens nettsider. Opplysninger om privatpersoner baseres på mottatte søknader/klager. Opplysninger om ansatte kommer fra fylkeskommunens administrative systemer.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. kommuneloven §§ 1-1 og 11-3. Ved behandling av særlige kategorier opplysninger som politisk overbevisning og helseopplysninger gjelder artikkel 9 nr. 2 bokstav g: nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser.

3. Følgende personopplysninger kan behandles:

• Politikere: navn, e-postadresse, telefonnummer, rolle i utvalg, partitilhørighet, utvalgsmedlemskap, og annen relevant informasjon knyttet til deltakelse i politiske organer
• Ansatte: navn, systemrolle
• Andre: personopplysninger som fremgår av sakspapirer, inkludert eventuelle helseopplysninger for lukkede saker (kun særskilt klagenemd)

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer med tjenstlig behov. Publisering på nettsider skjer i tråd med gjeldende retningslinjer for å sikre informasjonssikkerhet.

5. Personopplysningene lagres i tråd med arkivloven.

Journalføring, saksbehandling og arkivering

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å sikre at enkeltpersoner får behandlet sine søknader og for å ivareta personers rettigheter. Opplysninger hentes fra de som henvender seg til fylket. Behandlingen foregår i interne systemer som fylkeskommunen har tegnet databehandleravtale for.

2. Behandlingen er nødvendig først og fremst for å oppfylle rettslige forpliktelser etter arkivlova, offentleglova, personopplysningsloven, for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e, samt personopplysningsloven § 18. Andre hjemler kan forekomme.

3. Alle kategorier av personopplysninger kan behandles, avhengig av sakens art.

4. Lagring er tilgangsstyrt – kun personer med tjenstlig behov har tilgang. Alle ansatte i fylkeskommunen har taushetsplikt.

5. Mange e-poster og interne dokumenter slettes løpende. Bevaringsverdige opplysninger lagres etter arkivloven.

Kommunikasjon på sosiale medier

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å kunne nå innbyggere med informasjon gjennom annonser og innlegg i sosiale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube). Informasjonen gjelder for eksempel offentlige rettigheter, tjenester og annen viktig informasjon. Personopplysningene kommer fra deg ved innsending av bilder, videoer, kommentarer eller forespørsler. Informasjon som bilder og navn kan bli publisert åpent via SOME-kanaler. Personopplysninger deles ikke systematisk med eksterne, men tilbyderne av de ulike plattformene får tilgang til innhold som publiseres, så vær varsom med hva du deler.

2. Behandlingsgrunnlag er samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) for bilder/videoer med personer, og berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) for publisering og annonsering. Ved arrangementer innhentes samtykke ved behov.

3. Navn, bilder, video, arbeidssted, fritekstkommentarer og/eller opplysninger om eventuell tilknytning til fylkeskommunen

4. Bare ansatte med tjenstlig behov har admin- eller publiseringstilgang. Men kanalene er åpne og innlegg er synlige offentlig. Det skal ikke behandles særskilte kategorier personopplysninger.

5. Personopplysninger (innlegg, bilder, videoer) kan bli liggende tilgjengelig på SOME-kanaler på ubestemt tid. Innhold fjernes på forespørsel eller etter vurdering.

FUS Reisevaneundersøkelsen

1. Telemark fylkeskommune gjennomfører reisevaneundersøkelser blant ansatte i FUS-bedrifter for å kartlegge reisevaner. Formålet er å følge opp krav knyttet til kollektivsatsing og nullvekstmål for biltrafikk. Opplysningene samles inn via spørreundersøkelser sendt ut til ansatte, og deles i aggregert form med deltakende bedrifter. For de som ønsker å delta i trekning av gavekort brukes e-post adresse til dette.

2. Det er frivillig å delta i undersøkelsen. Hvis du deltar vil behandlingen av svarene skje som ledd i utøvelse av offentlig myndighet og i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 e og politisk vedtak om Bypakke Grenland. Ved å delta i undersøkelsen samtykker du også til at dine svar aggregeres med andres svar fra din bedrift og deles med din bedrift, dersom den ber om dette. Du kan trekke samtykket dit når som helst ved å kontakte fylkeskommunen, og dine svar vil da ikke bli delt med din bedrift. Dette forutsetter at vi klarer å identifisere din besvarelse fra alle svarene, noe som kanskje ikke blir mulig siden vi etterstreber anonymitet i utforming av undersøkelsen.

3. Alder, kjønn, postnummer, reisevaner, og fritekstkommentarer. E-postadresse samles inn kun hvis man ønsker å delta i trekning av premie.

4. Bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang, og tilgangen styres manuelt. Anonymitet tilstrebes, men kan ikke garanteres i små datasett.

5. E-postadresser slettes etter premieutdeling. Andre data lagres på ubestemt tid så lenge de ikke kan identifisere enkeltpersoner.

FUS-konkurranser, kampanjer og rekrutteringsbilletter

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger fra ansatte i FUS-bedrifter for å arrangere konkurranser, kampanjer og administrere rekrutteringsbilletter (gratis busskort til bilister) og lignende tiltak. Opplysninger samles inn fra deltakerne selv og deles ikke videre. Ved fotokonkurransen er det valgfritt å vise bilder, og deltakerne samtykker skriftlig til eventuell kreditert visning av eget bilde på bypakkas nettsted. Ved mottatt rekrutteringsbillett sendes det ut en spørreundersøkelse for å høre hvordan opplevelsen med buss har vært. Data fra undersøkelser deles kun aggregert med Farte og partene i bypakka.

2. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og/eller for å oppfylle oppgaver i allmennhetens interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, politisk vedtak/byvekstavtale).

3. Navn, e-post, arbeidssted/bedrift, bilder (ved fotokonkurranse), fritekst, søknadsopplysninger og tidspunkt/måned for tildeling av billett

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Opplysninger lagres sikkert, og anonymitet tilstrebes der det er relevant.

5. Personopplysninger slettes etter premie- eller billettutdeling, eller lagres bare så lenge de er nødvendige, eventuelt anonymisert.

Nyhetsbrev Bysykkel/Bypakka

1. Telemark fylkeskommune behandler e-postadresser for å sende ut nyhetsbrev med informasjon og artikler om Bypakka til innbyggere som har meldt seg på. E-postadressen brukes kun til dette formålet og kommer fra deg som abonnerer. Ingen personopplysninger deles med eksterne virksomheter, bortsett fra teknisk lagring hos leverandøren.

2. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

3.Det behandles:

• E-postadresse
• Innholdet i artikler kan i enkelte tilfeller inneholde opplysninger om personer som intervjues, men da etter samtykke

4. Kun et begrenset antall ansatte har tilgang til e-postlisten gjennom felles bruker i MailChimp.

5. E-postadressen lagres så lenge du har abonnement på nyhetsbrevet. Dersom du melder deg av, slettes opplysningene dine.

Tolketjenester

1. Tolketjenester i Telemark fylkeskommune (TFK) behandler personopplysninger for å tilby og administrere tolketjenester til innbyggere, pasienter, foresatte, verger og pårørende – særlig innen tannhelse, videregående opplæring og karrieresenter. Opplysningene samles inn fra deg som bruker av tjenesten og utveksles muntlig under tolkeoppdraget. Personopplysninger deles kun med tolken og ansatte med tjenstlig behov. TFK benytter eksterne databehandlere som Norsk Helsenett, Microsoft og leverandører av tolketjenester for teknisk gjennomføring, men deler ikke opplysninger med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen utføres i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og artikkel 6 nr. 1 bokstav e (offentlig myndighetsutøvelse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav h og g (helse- og sosialtjenester, allmenne interesser). For helseopplysninger støttes behandlingen også av pasient- og brukerrettighetsloven § 3-5.

3. Vi kan typisk behandle:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bilder, video og lyd (ved digital tolking)
• Opplysninger knyttet til tolkesituasjonen
• Helseopplysninger (allergier, diagnoser, tannhelse, epikriser, henvisninger, journal, m.m.)
• Opplysninger om rase eller etnisk opprinnelse

4. Kun tolken, den registrerte med foresatte/pårørende og ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene under tolkeoppdraget. Tjenesten bruker fylkeskommunens sikre telefonløsninger og digitale plattformer. Det foreligger høy risiko for personvernet, og det er gjennomført personvernkonsekvensvurdering (DPIA) av tolketjenesten i forbindelse med tannhelsetjenester.

5. I utgangspunktet lagres ikke personopplysninger fra selve tolkeoppdraget, da det meste foregår muntlig. For tannhelsetjenester og andre tjenester der opplysninger journalføres, gjelder egne sletterutiner i fagsystemene.

Videregående opplæring for voksne – Inntakskontor

1. Videregående opplæring for voksne – Inntakskontoret behandler personopplysninger for å administrere inntak, realkompetansevurdering, opplæring og dokumentasjon for voksne søkere til videregående opplæring i Telemark. Opplysninger samles inn hovedsakelig fra søkerne selv.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og e (offentlig myndighet/allmennhetens interesse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser) for særskilte kategorier. Aktuelle rettsgrunnlag er opplæringsloven kapittel 18 og 19 med tilhørende forskrift.

3. Det behandles:

• Navn, fødselsnummer, kontaktopplysninger, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, vitnemål og kompetansebevis, språk, nasjonalitet, arbeidserfaring og eventuell dokumentasjon på oppholdstillatelse.
• Særlige kategorier: Helseopplysninger og eventuelt om politiattest kan forevises (for eksempel behov for tilrettelegging, eller om søker kan utøve utdannelsen de søker på).
• Registrerte: Søkere (voksne), elever, lærere/ansatte, foresatte og eksterne vikarer.

4. Det er implementert tilgangsstyring og tekniske tiltak for å sikre at kun autoriserte personer får tilgang til personopplysningene.

5. Personopplysninger lagres i henhold til arkivloven, og slettes når det ikke lenger er behov for dem eller etter lovpålagte frister.

Folkehelseundersøkelsen 2025

1. Telemark fylkeskommune mottar personopplysninger fra Folkehelseinstituttet (FHI) for å analysere helse og livskvalitet blant voksne innbyggere i Telemark. Formålet er å utarbeide statistiske analyser som kunnskapsgrunnlag for det systematiske folkehelsearbeidet i fylket, i tråd med folkehelseloven. Opplysningene kommer fra FHI, som har gjennomført undersøkelsen i samarbeid med Telemark fylkeskommune, og deles ikke videre med andre virksomheter. Kun anonymiserte og aggregerte resultater publiseres offentlig.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse). For helseopplysninger benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser), med hjemmel i folkehelseloven § 21 og forskrift om oversikt over folkehelsen § 7 og § 4 om lagringstid, samt forskrift om befolkningsbaserte undersøkelser § 4-1 jf. helseregisterloven §§ 19 til 19h.

3. Det behandles indirekte identifiserbare opplysninger om:

• Familiesituasjon, sivilstatus, arbeidsstatus, utdanning
• Geografisk tilhørighet (kommune og boområde)
• Kjønn og alder
• Svar på spørsmål om nærmiljø, helse, helsevaner, sosial støtte, livskvalitet, skader, fysisk og psykisk helse, tannhelse, livsstil
• Enkle bakgrunnsvariabler (for eksempel fødeland for respondent og foreldre, om man har barn)

4. Personopplysningene mottas uten direkte identifiserbare opplysninger, i kryptert form og med passord overført separat. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang, og data lagres kryptert i fylkeskommunen, uten synkronisering mot eksterne skytjenester. Dataene brukes kun til statistisk analyse, og kun anonymiserte resultater publiseres videre. Det er gjennomført en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) for å sikre at de registrertes rettigheter og friheter er ivaretatt.

5. Personopplysninger fra undersøkelsen lagres i 5–10 år. Opplysningene slettes 1–2 år etter at neste folkehelseundersøkelse er gjennomført, for å sikre mulighet for sammenligning og trendanalyser over tid, i samsvar med vilkår fra FHI og gjeldende forskrift. Henvendelser per e-post slettes når gjennomføringen av undersøkelsen er avsluttet, senest 13. oktober 2025.

Merk: FHI står for selve folkehelseundersøkelsen, og henvendelser som gjelder de registrertes rettigheter skal rettes til fhus-deltaker@fhi.no.

TT-ordningen (Transportordning for forflytningshemmede)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å administrere og tildele TT-kort (tilrettelagt transport) til innbyggere med varig og betydelig funksjonsnedsettelse, som ikke kan benytte ordinær kollektivtransport. Personopplysninger mottas fra søker (søknad), lege (legeattest), optiker/øyelege, interesseorganisasjoner og kommunen (kommunal vurdering). Vedtaket som inneholder sensitive personopplysninger deles med kommunen. Navn, fødselsdato, adresse og gruppetilhørighet deles med Rogaland Taxi for utstedelse av TT-kort.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. For behandling av helseopplysninger benyttes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g – nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, på grunnlag av nasjonal rett.

3. Det behandles:

• Navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer
• Opplysninger gitt i søknadsskjema (reisebehov, behov for hjelp under transport, opplysninger om trygdefinansiert bil, fullmakt til kommunen, kommunens vurdering)
• Helseopplysninger: legeerklæring, diagnoser, navn på behandler/klinikk, henvisninger, epikriser og andre relevante helseopplysninger

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Erverv av grunn og rettigheter for å bygge og vedlikeholde fylkesveier

1. Behandlingen omfatter å identifisere behov for grunnerverv fra reguleringsplanen, dialog med grunneier (kontakt, befaring, verdivurdering, forslag til kjøpekontrakt/avtale, forhandlinger via e-post, telefon og fysiske møter), samt avtalesignering (elektronisk). Det behandles også eiendomsopplysninger og eventuelt opplysninger om avlingsnivå, virksomhet eller lignende som grunnlag for erstatning.

2. Allmennhetens interesse av ekspropriasjon til formålet (veglova § 50).

3. Det behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, signatur
• Bankkontonummer
• Eiendomsopplysninger
• Eventuelle opplysninger om avlingsnivå og virksomhet

4. Databehandleravtaler er inngått, og systemene er tilgangsstyrt.

5. Saksbehandlingen arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser.

Registrering av dekketilstand og opptak av vegbilder (ViaPPS)

1. Telemark fylkeskommune registrerer tilstanden på offentlige veier ved bruk av spesialutstyrte biler som tar bilder og samler inn måledata. Formålet er å dokumentere veidekke og støtte vedlikeholdsarbeid. Bildene kan inneholde personer og kjøretøy som befinner seg langs veien, men anonymiseres (sladdes) før de gjøres tilgjengelige på nett eller deles videre. Data deles med Statens vegvesen, Vestfold fylkeskommune og eventuelle samarbeidende fylkeskommuner.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse og for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e, samt veglova § 1a, jf. § 11 f.

3. Det behandles:

• Bilder og video som unntaksvis kan vise personer (vegfarende) og kjøretøy (registreringsnummer)
• Navn på ansatte som bruker måleutstyr

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov gjennom egne tilgangsgrupper på server. Bilder som viser personer eller kjøretøy sladdes før videre deling eller publisering. Behandlingen vurderes ikke å medføre høy risiko for de registrerte, og det er derfor ikke behov for en egen personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

5. Bilder og måledata oppbevares på ubestemt tid for dokumentasjon og analyseformål.

Kartinnsyn (eKart)

1. Telemark fylkeskommune bruker løsningen eKart for å gi innsyn i offentlig kartgrunnlag, inkludert grunnkart, temakart, matrikkelinformasjon og planinformasjon. Hensikten er å gi nødvendig informasjon om eiendommer, grunneiere og nabolister for å utføre oppgaver etter veglova, som for eksempel planlegging og gjennomføring av vegprosjekter. Personopplysninger hentes fra Matrikkelen (det nasjonale eiendomsregisteret) og behandles via tjenesteleverandør Norkart AS.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle fylkeskommunens rettslige forpliktelser etter veglova § 11 f, og skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

3. Det behandles:

• Navn og kontaktopplysninger til hjemmelshavere (eiere av fast eiendom)
• Bruker-ID/brukernavn (ansatte)
• Påloggingsopplysninger, anonymisert bruksmønster og posisjonsdata (for ansatte via SSO)

4. Tilgangsstyring skjer gjennom fylkeskommunens Single Sign-On (SSO)-løsning, slik at kun autoriserte brukere får tilgang til systemet. Databehandler Norkart AS har databehandleravtale og følger krav til sikkerhet og GDPR. Behandlingen vurderes ikke å medføre høy risiko for de registrertes rettigheter og friheter, og det er derfor ikke behov for egen DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Ansattdata slettes ved kundeforholdets opphør. Aktivitetslogger og backupdata hos leverandør slettes senest etter 3 år. Det er egne rutiner for sletting av backup og automatisk rotasjon av innsynsmulighet (30 dager).

Overvåkning av trafikk og vegbane (SVV)

1. Kameraer plassert ved fylkesveier brukes for å overvåke trafikk og vegbane, samt innhente værdata som gir beslutningsstøtte for blant annet vinterdrift. Kameraene eies av fylkeskommunene, men fylkeskommunens behandling av opptak er begrenset til at opptakene gjøres på våre kameraer. Vi har ikke tilgang til dataene. Statens vegvesen (SVV) har behandlingsansvaret for personopplysninger og håndterer all lagring og tilgang. Det er SVV som mottar, lagrer og eventuelt publiserer bildene, og ingen data lagres eller behandles hos fylkeskommunene.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse). Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger, og artikkel 9 er derfor ikke aktuell.

3. Det skal ikke lagres eller behandles personopplysninger (for eksempel ansikter, bilskilt eller private eiendommer) i denne behandlingen, i henhold til SVVs tekniske krav og retningslinjer. Kameraene skal installeres slik at de ikke fanger opp identifiserbare opplysninger.

4. SVV har ansvar for at tilgang til bildene er riktig styrt, og at kameraene oppfyller alle tekniske og personvernmessige krav. Det er etablert rutiner for å sikre at kameraene ikke fanger opp eller lagrer personopplysninger. Behandlingen anses ikke å innebære høy risiko for de registrerte, og det er ikke nødvendig med en DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Det skal ikke lagres personopplysninger. Eventuelle data som likevel skulle inneholde personopplysninger, slettes umiddelbart i henhold til SVVs rutiner.

Kameraovervåking ved skredutsatte veier

1. Telemark fylkeskommune (TFK) samler inn og behandler personopplysninger gjennom kameraovervåking ved skredutsatte veier for å kunne overvåke og varsle om skredhendelser. Bilder og video fanges opp automatisk når en hendelse inntreffer. Personopplysninger kan komme fra trafikanter som ferdes i områdene med overvåking, samt fra brukere av varslingssystemet. Opplysningene deles med systemleverandøren Cautus Geo AS, og lagres i deres løsninger (Cautusweb). Opplysningene deles ikke med andre virksomheter med mindre det er lovpålagt.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse), og eventuelle relevante bestemmelser i veglovgivningen. Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger i denne behandlingen, så artikkel 9 er ikke aktuell.

3. Det behandles:

• Bilder og video av trafikanter ved skredhendelser
• Navn, e-postadresse, telefonnummer og organisatorisk tilknytning for brukere av systemet
• Det behandles ikke sensitive personopplysninger eller helseopplysninger

4. Personopplysninger lagres sikkert i Microsoft Azure (SQL og Blob Storage). Tilgangen er begrenset til brukere med tjenstlig behov, og sikres blant annet med to-faktor autentisering. Det er etablert gode rutiner for tilgangsstyring og sikkerhet.

5. Personopplysninger lagres i inntil 5–10 år, og slettes uten ugrunnet opphold og senest innen 90 dager etter avslutning av hovedavtalen eller når det ikke lenger er behov for opplysningene.

Trafikksignalanlegg: styring og overvåkning

1. Telemark fylkeskommune overvåker og styrer trafikksignalanlegg på fylkesvegnettet for å sikre god drift og trafikkavvikling. Kameraer fanger opp bilder og video av kjøretøy og personer på vegene. Opplysningene kommer fra kameraene plassert ved trafikksignalanlegg. Bildene sendes som livestream til leverandøren Swarco Norge AS sitt system Omnia (SAAS), uten lagring eller videre deling til andre virksomheter.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og veglova § 11 f. Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger etter artikkel 9.

3. Det behandles:

• Bilder og video i grov oppløsning av kjøretøy og vegfarende
• Ingen lagring av e-post eller navn i denne behandlingen

4. Tilgang til systemene gis kun til ansatte med tjenstlig behov, via personlige brukere.

5. Det skjer ingen lagring av bilder eller video da det sendes livestream uten lagring.

Dashbord-kamera i tjenestebiler (TFK, Vegdrift)

1. Telemark fylkeskommune benytter dashbord-kamera i enkelte tjenestebiler, hovedsakelig brukt av vegmestere og kontrollingeniører. Formålet er å registrere og dokumentere avvik og uønskede hendelser på fylkesveger for intern bruk. Personopplysningene (videoopptak med bilder, evt. lyd) samles inn gjennom bilens frontrute. Ingen personopplysninger deles med eksterne virksomheter eller behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), jf. veglova § 11 f. Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger (GDPR art. 9).

3. Det behandles bilder/video/lyd som kan inneholde opptak av trafikanter, reisende og innbyggere

4. Bare ansatte med tjenestelig behov får tilgang til opptakene, basert på vurdering. Det er tilgangsstyring. Risikovurdering tilsier at det ikke er krav om personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

5. Opptakene oppbevares på ubestemt tid.

Argos Trafikktelling i kryss

1. Argos Trafikktelling bruker et mobilt, automatisert system med kunstig intelligens (KI) for å analysere trafikkdata i sanntid. Videoopptak blir analysert uten å bli lagret, hvilket betyr at verken Telemark fylkeskommune (TFK) eller systemleverandøren har tilgang til videoene. Formålet er å samle data om kjøretøytype, antall, tidspunkt og bevegelsesmønstre i trafikkerte kryss. Ingen personopplysninger hentes fra eller deles med eksterne databehandlere eller behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet), jf. forskrift om vegdata, trafikkinformasjon, trafikkberedskap og trafikkstyring m.m. for offentlig veg § 8-1 (2), jf. § 5-1 og § 5-2.

3. Videobilder behandles uten å bli tatt opp / lagret. Aggregert data om kjøretøytype, antall, tidspunkt og bevegelsesmønstre hentes løpende fra video.

4. All KI-behandling av data skjer lokalt, og videoene behandles i sanntid uten lagring, og er utilgjengelige for både fylkeskommunen og systemleverandører. Tilgangsstyringssystemer sikrer at kun autoriserte personer med tjenstlig behov får tilgang til data generert av KI. Ingen særlige kategorier av personopplysninger behandles, og risikoen for fysiske personers rettigheter og friheter er vurdert som lav. Det anses derfor ikke som nødvendig med en DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Ingen personopplysninger lagres; derfor er det heller ingen sletterutiner eller behov for lagringstid.

TS-tiltak i nærmiljøet

1. Personopplysninger behandles for å håndtere søknader om tilskudd til trafikksikkerhetstiltak i nærmiljøet. Dette innebærer å motta og behandle søknader, administrere utbetalinger, samt dokumentere gjennomførte tiltak. Personopplysninger hentes direkte fra søkere (innbyggere, velforeninger, klubber og idrettslag) og behandles av Telemark fylkeskommune. Opplysninger deles med politiske utvalg og trafikksikkerhetsutvalg (der det også inngår representanter fra Trygg Trafikk, politiet, Statens vegvesen og Norges trafikkskoleforbund). Søknader kan også offentliggjøres på postlisten.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet). Det spesifikke lovgrunnlaget er vegtrafikkloven § 40, som pålegger fylkeskommunen å fremme trafikksikkerhet i fylket.

3. Behandlingen kan omfatte følgende opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer, BankID
• Fritekstfelt, Signatur (inkludert elektronisk)
• Bilder/video/lyd
• Informasjon om kommune og organisatorisk tilknytning
• Dato og kopi av faktura for gjennomførte tiltak Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger).

4. Tilgang til personopplysninger er strengt tilgangsstyrt slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter bestemmelsene i arkivloven. Opplysninger slettes manuelt fra arbeidsområder og filsystemer etter at vedtak er fattet, i tråd med interne retningslinjer for lagring og sletting.

Aksjon skoleveg

1. Personopplysninger behandles for å håndtere søknader om tilskudd til Aksjon skoleveg. Dette innebærer å motta og behandle søknader, administrere utbetalinger, samt dokumentere gjennomførte tiltak. Personopplysninger kommer fra kommunalt ansatte og behandles av Telemark fylkeskommune. Opplysninger deles med politiske utvalg og trafikksikkerhetsutvalg (der det også inngår representanter fra Trygg Trafikk, politiet, Statens vegvesen og Norges trafikkskoleforbund). Søknader kan også offentliggjøres på postlisten.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e: «nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet». Det spesifikke lovgrunnlaget er vegtrafikkloven § 40, som pålegger fylkeskommunen å fremme trafikksikkerhet i fylket.

3. Behandlingen kan omfatte følgende opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer, BankID
• Fritekstfelt, Signatur (inkludert elektronisk)
• Bilder/video/lyd
• Informasjon om kommune og organisatorisk tilknytning
• Dato og kopi av faktura for gjennomførte tiltak Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger).

4. Tilgang til personopplysninger er strengt tilgangsstyrt slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter bestemmelsene i arkivloven. Opplysninger slettes manuelt fra arbeidsområder og filsystemer etter at vedtak er fattet, i tråd med interne retningslinjer for lagring og sletting.

Avkjørsler og skilt

1. Formålet med behandlingen er å saksbehandle søknader om skilt på fylkesveger i henhold til vegloven § 33 og skiltforskriften. Dette innebærer å gjøre vedtak om godkjenning for private skilt og reklame. Fylkeskommunen mottar og uttaler seg om offentlige skilt, hvor Statens vegvesen fatter vedtak. Personopplysningene kommer fra de som søker om slike tillatelser. Opplysningene deles med Statens vegvesen når de treffer vedtak.

2. Behandlingen er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. vegloven § 33 og skiltforskriften.

3. Det behandles:

• Kontaktopplysninger om søker og eventuelt organisasjon
• Opplysninger om skilt (plassering, innhold osv.)
• Andre opplysninger relevant for skiltenes innhold

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares i henhold til arkivloven. Det er automatiske sletteprosedyrer dersom søknaden sendes via elektronisk skjema.

Gravemelding

1. Formålet med gravemelding er å administrere søknader om å grave i fylkesvegene for å unngå skader og ivareta sikkerheten, i henhold til veglova § 32 og § 57 samt relevant forskrift. Personopplysningene kommer fra de registrerte selv, typisk privatpersoner, konsulenter, entreprenører, ledningseiere og tiltakshavere involvert i gravearbeid ved veg.

2. Behandlingsgrunnlaget for personopplysninger er personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, der behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. TFK er forpliktet til å følge veglova § 32 og § 57 samt relevant forskrift om legging og flytting av ledninger.

3. De innsamlede personopplysningene inkluderer:

• Navn og kontaktopplysninger
• Organisatorisk tilknytning
• Geolokasjon, detaljer rundt gravearbeidet som adresser og tegninger

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivloven og slettes automatisk eller manuelt når de ikke lenger er nødvendige for formålet. Skjemadata fra skjemaløsningen slettes automatisk etter arkivering, mens meldinger slettes manuelt etter 1 år fra saksbehandlers e-post, med mindre de er arkiverte.

Avkjørsler og dispensasjon til byggegrense

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med saksbehandling av søknader om avkjørsler og dispensasjon til byggegrense etter veglova kapittel 5. Personopplysninger innhentes hovedsakelig gjennom søknader fra innbyggere, via Statens vegvesen. Opplysningene deles med kommuner i Telemark ved behov for nærmere avklaring.

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse og utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt veglova kapittel 5.

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, signatur (inkludert elektronisk)
• Språk, kommune
• Bilder, dato
• BankID
• Rettslige forhold knyttet til eiendommen (tinglyste dokumenter og servitutter, situasjonskart)
• Andre opplysninger gitt i søknaden (via fritekstfelt)
• Personopplysninger lagres og oppbevares i våre saks- og arkivsystemer. Saksdokumenter, inkludert vedtak, vil bli gjort tilgjengelig på fylkeskommunens postlister.

4. Tilgang til personopplysninger er for øvrig begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger oppbevares i tråd med kravene i arkivloven.

Behandle nabovarsel

1. Å ivareta fylkeskommunens eierinteresser gjennom svar til nabovarsel. Kommunen som plan- og bygningsmyndighet, samt unntaksvis andre berørte offentlige eiere (for eksempel Statens vegvesen eller Statsforvalteren), kan få kopi av vårt svarbrev. Nabovarsel og tilhørende kommunikasjon blir gjort tilgjengelige på elektronisk journal (postliste) ved arkivering.

2. Allmenhetens interesse av at fylkeskommunen utøver offentlig myndighet for å hindre negative konsekvenser for fremtidig vegutbygging, eller for å forhindre at vegkapital forringes eller drifts- og vedlikeholdskostnader økes. Se plan- og bygningsloven (pbl) § 21-3 og for eksempel veglova § 1a eller veglova § 30.

3. Det behandles:

• Navn, fødselsdato og kontaktopplysninger knyttet til den varselet kommer fra
• Ulike opplysninger om tiltaket i nabovarselet (se Byggesaksforskriften (SAK10) § 5-4 med veiledning)

4. Nabovarsel er ikke unntatt offentlighet. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Nabovarsel og tilhørende kommunikasjon lagres etter arkivlova.

Behandling av fravikssøknad

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å vurdere og behandle søknader om fravik fra regler for tiltak på eller rundt veg. Opplysninger kommer fra entreprenører, kommuner, prosjekterende firma og andre som søker fravik, samt interne saksbehandlere. Opplysningene deles ved behov med Statens vegvesen og eventuelt hovedutvalget for samferdsel (offentlig).

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. forskrift om anlegg av offentlig veg § 4, skiltforskriften og Statens vegvesens vegnormaler.

3. Vi behandler:

• Navn på søker og saksbehandler
• Kontaktinformasjon
• Opplysninger om prosjekt/fravik
• Begrunnelser og vedlegg til søknaden

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Ved behandling i hovedutvalget blir søknaden offentlig.

5. Personopplysninger oppbevares og arkiveres etter arkivloven.

Omklassifisering av veg

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med håndtering av omklassifisering av veger i Telemark fylke. Formålet er å kunne utføre oppgaver etter veglova, herunder samhandling med kommuner og Statens vegvesen. Personopplysninger om kontaktpersoner (navn, e-post, telefonnummer) mottas fra kommuner og Statens vegvesen, og deles med disse virksomhetene ved behov.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og veglova §§ 3–7.

3. Det behandles ordinære personopplysninger om kontaktpersoner, herunder navn, e-postadresse og telefonnummer.

4. Personopplysningene er sikret gjennom tilgangsstyring, slik at kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.

5. Personopplysningene lagres etter reglene i arkivloven.

Behandling av erstatningssak på og rundt veg

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å vurdere og behandle erstatningskrav knyttet til hendelser på eller rundt veg. Opplysningene mottas hovedsakelig fra den som krever erstatning (skadelidte), og kan deles med fylkeskommunens forsikringsselskap, spesielt i større saker der det er behov for å dele takstrapporter og kontaktopplysninger.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse), jf. skadeserstatningsloven § 2-1. Dersom det behandles særlige kategorier personopplysninger, benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, på grunnlag av nasjonal rett).

3. Det behandles følgende typer opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer
• Bilder, video, lyd
• Skadested, opplysninger om skaden og skadeforløpet

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov. Dersom meldingen inneholder spesielt beskyttelsesverdige opplysninger, kan disse unntas offentlighet.

5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Kystseljakt i Telemark

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med søknad om tillatelse til jakt på kystsel. Opplysningene samles inn fra søkerne gjennom søknadsskjema, fellingsmelding og sluttrapport. Formålet med behandlingen er å saksbehandle og følge opp jakt på kystsel i henhold til gjeldende regelverk. Personopplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da dette er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Det rettslige grunnlaget finnes også i havressurslova § 8a og forskrift om regulering av sel på norskekysten §§ 5-13.

3. Vi behandler følgende opplysninger: søkers navn og kontaktopplysninger, fødselsnummer, bekreftelse på gjennomført skyteprøve, dato for felling, kjønn på dyr, jaktkommune, opplysninger fra sluttrapport om jakten (for eksempel varighet og steder for jakt, antall dyr observert).

4. Tilgangen til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov, og opplysningene lagres i tilgangsstyrte systemer.

5. Personopplysninger lagres i samsvar med arkivloven. Opplysninger lagret i de elektroniske skjemaene slettes automatisk etter arkivering.

Tilskudd til vilttiltak

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å saksbehandle og fordele tilskudd til vilttiltak og lokale vilttiltak fra det statlige viltfondet. Personopplysningene samles inn gjennom søknader levert i Miljødirektoratets søknadsportal. Opplysningene kan deles med Miljødirektoratet i forbindelse med kontroll og forvaltning av ordningen.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Det rettslige grunnlaget er også § 5 i Forskrift om kommunale og fylkeskommunale viltfond og fellingsavgift for elg og hjort, samt § 1-6 i Forskrift om tilskudd til viltformål.

3. Vi behandler følgende opplysninger: navn og kontaktopplysninger, bankkontonummer, organisjonsnummer, andre opplysninger knyttet til søknaden (som budsjett, regnskap, evt. vedlegg som bilder og beskrivelser).

4. Tilgangen til personopplysningene er tilgangsstyrt slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang, både i arkivsystemet og søknadsportalen.

5. Personopplysninger knyttet til tilskuddssøknader oppbevares i samsvar med arkivloven.

Personvernombudet:

Personvernombudet behandler personopplysninger for å gi råd, kontrollere etterlevelse av personvernlovgivningen, og tilby opplæring innen personvern. Opplysninger hentes fra de som henvender seg til ombudet eller som ombudet kontakter. Behandlingen foregår i interne systemer som fylkeskommunen har tegnet databehandleravtale for. Ingen opplysninger deles med andre uten hjemmel.

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser etter personopplysningsloven og for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 (1) c og e, samt personopplysningsloven § 18.

Navn og kontaktopplysninger (e-post, arbeidssted, organisatorisk tilknytning, roller), dato, henvendelser og svar i fritekst, opplæringsmateriell/ presentasjoner.

Lagring er tilgangsstyrt – kun personer med tjenstlig behov har tilgang. Ombudet har taushetsplikt.

Mange e-poster og interne dokumenter slettes løpende, særlig dersom de inneholder beskyttelsesverdige opplysninger. Alle eposter som er eldre enn 4 år slettes manuelt, med mindre de er interne og må oppbevares lenger (opptil 10 år). Bevaringsverdige opplysninger lagres etter arkivloven.

Den kulturelle skolesekken (DKS) 

1. Telemark fylkeskommune koordinerer Den kulturelle skolesekken, en nasjonal satsing som gir barn og unge profesjonelle kunst- og kulturopplevelser fra barnehage til videregående skole. Formålet er å: 

• Fremme kultur og kulturell innsikt hos unge (jf. kulturloven §§ 4–5, opplæringsloven § 1-3). 
• Inngå avtaler med kunstnere og kulturutøvere for å tilby arrangementer, turneer og kurs. 
• Koordinere samarbeid mellom stat, fylke, kommuner, skoler og kulturaktører. 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Kunstnere/kulturutøvere: Søknader via DKS-portalen (inkl. CV, kontaktinfo, prosjektbeskrivelser, bankkontonummer). 
• Skole- og kommuneansatte: Kontaktinformasjon (navn, e-post, telefon) fra kommuner, barnehager og skoler. 
• Elever/barn: Tilbakemeldinger via skjemaer (anonymiserte eller med samtykke). 
• Eksterne: Hotell-, transport- og reiseopplysninger (ved bestillinger for utøvere). 

Hvem deles opplysningene med? 

• Kulturtanken: Drifter DKS-portalen (databehandler). 
• Kommuner og skoler: For planlegging og gjennomføring av arrangementer. 
• Kunstnere/kulturutøvere: Kontraktinformasjon, honorar, reiseopplysninger. 
• Hotell/transportører: Ved bestilling av overnatting og transport for utøvere. 
• Myndigheter: Anonymiserte data for rapportering og politiske saksopplysninger. 

2. Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)b: Nødvendig for å oppfylle avtaler med kunstnere/kulturutøvere. 
• GDPR art. 6(1)c: Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (kulturloven §§ 4–5). 
• GDPR art. 6(1)e: Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (opplæringsloven § 1-3, kulturloven § 4). 

3. Kategorier av personopplysninger 

• Personalia: Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsnummer (ved BankID-pålogging). 
• Yrkesopplysninger: CV, vitnemål, attester, kunstnerrolle, organisasjonsnummer. 
• Kontaktinformasjon: For skole- og kommuneansatte (kulturkontakter, planleggere). 
• Økonomiske opplysninger: Bankkontonummer, honorar, godtgjørelser, budsjettposter. 
• Prosjektopplysninger: Forslag, turneplaner, lokasjoner, reiseopplysninger, kontrakter. 
• Tilbakemeldinger: Anonymiserte eller samtykkebaserte evalueringer fra elever/barnehager. 
• Logger: Brukeraktivitet i DKS-portalen (innlogging, handlinger). 

4. Sikkerhet 

• Tilgangsstyring: Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene (rollebasert tilgang i DKS-portalen). 
• Innlogging: BankID eller Feide for sikker autentisering. 
• Lagring: Opplysninger lagres i DKS-portalen (databehandler: Kulturtanken) og i interne systemer (f.eks. Teams, Excel for kvalitetssikring). 
• Anonymisering: Tilbakemeldinger anonymiseres før bruk i politiske saker eller rapportering. 

5. Lagring og sletting 

• Midlertidig lagring: Opplysninger slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet (f.eks. etter gjennomført turné eller kontraktperiode). 
• Arkivering: Kontrakter og økonomiske opplysninger lagres i tråd med arkivloven for offentlig dokumentasjon. 
• Sletteprosedyre:  
• Excel-filer for kvalitetssikring slettes etter bruk. 
• Tilbakemeldinger anonymiseres eller slettes etter rapportering. 
• Personopplysninger i DKS-portalen slettes i henhold til avtale med Kulturtanken. 

Intern advokatrådgiving i Telemark fylkeskommune 

1.Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med intern juridisk rådgiving til administrasjon, sektorer og virksomheter. Formålet er juridisk kvalitetssikring, generell veiledning og oppfølging av kommunelovens krav til internkontroll (§ 25-1). Personopplysningene kommer fra ansatte, innbyggere, elever, politikere, foresatte, eksterne advokater med flere. Opplysningene kan deles med andre parter i en sak, inkludert motparters advokater eller advokater på rammeavtale, når det er nødvendig for saksbehandlingen. 

2.Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), med hjemmel i kommuneloven § 25-1 og relevant lovgivning for den aktuelle behandlingen. For særskilte kategorier personopplysninger (som helseopplysninger eller fagforeningsmedlemskap) benyttes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser). 

3. Kategorier av personopplysninger kan omfatte: 

• Navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer mm 
• Arbeidssted, stilling, organisatorisk tilknytning 
• Sak- og saksbehandlingsopplysninger, kontrakter, avtaler, klager 
• Vitnemål, karakterer, individuelle opplæringsplaner 
• Helseopplysninger (f.eks. legeerklæring, diagnoser, sykefravær) 
• Fagforeningsmedlemskap og politiattester 
• Bilder, lyd, video 
• Andre relevante saksrelaterte opplysninger 

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer med tjenstlig behov. Advokatene har taushetsplikt.  

5. Arkivverdige personopplysninger oppbevares i samsvar med arkivloven. Noen saker tar lang tid å behandle slik at noen opplysninger må lagres over tid. 

Eksterne arrangementer, nettverk og prosjekter  

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger i forbindelse med eksterne arrangementer, nettverk og prosjekter knyttet til fylkeskommunens oppgaver. Personopplysningene samles inn fra deltakerne selv, vanligvis via påmeldingsskjema eller e-post. Deltagerlister deles i noen sammenhenger med andre deltakere, men det er da mulig å reservere seg mot dette. Når det er nødvendig for å gjennomføre arrangementet kan opplysninger deles med samarbeidende virksomheter som kommuner, næringsliv og offentlige organisasjoner.  

2. Behandlingen kan skje med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), bokstav e (oppgave i allmennhetens interesse/offentlig myndighet, jf. plan- og bygningsloven § 3-2 og § 3-4.1), og bokstav f (berettiget interesse). For behandling av eventuelle helseopplysninger (som allergier) benyttes deltagerens samtykke, ved at deltager angir egne matallergier ifm fysiske samlinger med bevertning. Før opptak skal det innhentes muntlig samtykke. 

3. Vi behandler opplysninger som:  

• Navn og kontaktopplysninger  
• Kommune, organisasjon, stilling og ansettelsesforhold el.l.  
• Eventuelle bilder, video eller lydopptak fra møter der dette er særskilt informert om  
• Eventuelle matallergier er frivillig å opplyse om  
• Annen informasjon delt i fritekstfelt eller påmeldingsskjema  

4. Opplysningene lagres i utgangspunktet med tilgangsstyring, slik at kun personer med tjenstlig behov har tilgang.  

5. Påmeldingslister og andre personopplysninger slettes når arrangementet er avsluttet, med mindre det er snakk om et varig nettverk der deltakerinformasjon oppbevares så lenge nettverket eksisterer. 

Fysiske tiltak i vassdrag 

1. Når du søker om tillatelse til fysiske tiltak i vassdrag, behandler Telemark fylkeskommune personopplysninger for å kunne behandle og vurdere søknaden etter forskrift om fysiske tiltak i vassdrag. Opplysningene innhentes direkte fra deg som søker, og søknader kan deles med Statsforvalteren og NVE og vedtak kan deles med Statsforvalter relevante kommuner i Telemark. 

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e: behandling er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Hjemmel følger av forskrift om fysiske tiltak i vassdrag § 1. 

3. Vi behandler følgende opplysninger: navn, adresse, telefonnummer, e-post, gårds- og bruksnummer, kommune, formål og beskrivelse av tiltaket, kontaktopplysninger til grunneiere, eventuelle vedlegg (faggrunnlag, tiltaksplan, tillatelser, konsesjoner), samt fritekstfelt om mulige konsekvenser og avbøtende tiltak.  

4. Opplysningene lagres tilgangsstyrt slik at bare de som har tjenstlig behov har tilgang. Men vedtaket er offentlig.  

5. Personopplysninger lagres og arkiveres i samsvar med arkivloven.  

Søknad om utsetting av ferskvannsfisk 

 1. Når du søker om tillatelse til utsetting av ferskvannsfisk, behandler Telemark fylkeskommune dine personopplysninger. Vedtaket er offentlig tilgjengelig og kan bli delt med relevante kommuner i Telemark, og  med leverandører av settefisk. 

2.  Behandlingen skjer i medhold av personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – behandling er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Hjemmel følger av forskrift om utsetting av fisk og andre ferskvannsorganismer § 2. 

3. Vi behandler følgende opplysninger om deg i forbindelse med søknaden: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, søknadsdato, BankID-identifikasjon, samt informasjon knyttet søknaden( som opplysninger om vann/vassdrag, iinkludert navn på grunneier, og hva det søkes om utsetting av).  

4. Kun de som har tjenstlig behov har tilgang til opplysningene, men vedtak blir offentlig tilgjengelig. og følger gjeldende krav til informasjonssikkerhet. 

5. Søknad og vedtak lagres etter arkivloven. Rådata fra søknadsskjema slettes etter arkivering. 

Kommunedelplan og reguleringsplan 

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med arealplanlegging etter plan- og bygningsloven, herunder arbeid med kommunedelplaner og reguleringsplaner. 

• Formålet er å utarbeide plandokumenter, fagrapporter og arealplaner, behandle innspill i høringsprosesser, gjennomføre politisk behandling og følge opp vedtak, klager og kunngjøringer. Personopplysninger kommer hovedsakelig fra: 
• innbyggere, grunneiere, organisasjoner og offentlige etater som sender inn innspill eller klager 
• kommuner som mottar og deler innspill i forbindelse med planprosessen 
• egne saks- og arbeidsprosesser i planarbeidet 

Opplysningene kan deles med eller inngå i samarbeid med: 

• aktuelle kommuner i Telemark 
• politiske organer i kommunen i forbindelse med saksbehandling 
• Statsforvalteren dersom en klagesak oversendes dit 
• offentligheten, der innspill, vurderinger og vedtak inngår i offentlige plandokumenter eller politiske saker 
• Høringsinnspill og resultater fra planbehandlingen er som utgangspunkt offentlige. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se plan- og bygningsloven kapittel 11 og 12.  

3. Vi kan behandle følgende ordinære personopplysninger: 

• navn, adresse 
• høringsinnspill, klager eller andre merknader i fritekst 
• organisatorisk tilknytning, for eksempel hvilken organisasjon, etat eller virksomhet avsender representerer 
• opplysninger om eiendom, for eksempel gårds- og bruksnummer, der dette er relevant for planområdet 
• eventuelle andre opplysninger som avsender selv tar med i innspill eller korrespondanse 

De registrerte kan være: 

• innbyggere 
• grunneiere 
• representanter for organisasjoner og etater 
• politikere og folkevalgte i forbindelse med politisk behandling 

4.  Bare ansatte med tjenstlig behov skal ha tilgang i saksbehandlingperioden. Høringer og planprosesser er i stor grad offentlige.

5. Personopplysninger som inngår i planarbeidet oppbevares etter arkivloven. 

Nettside for kollektivtransport – farte.no 

1. Farte.no behandler personopplysninger for å gi informasjon om kollektivtransport i Telemark, inkludert rutetider, billetter, priser, reisekort, trafikkinformasjon, kundeservice og lenker til andre kollektivtjenester.  

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se bl.a. yrkestransportlova § 22 (kapittel 5). 

3. Det kan behandles følgende personopplysninger: 

• bruker-ID / brukernavn og passord for ansatte som administrerer nettstedet 
• IP-adresse for alle besøkende 
• I tillegg kan andre tjenester tilgjengelige via nettsiden behandle personopplysninger, men disse er beskrevet separat. 

4. Bare personer med tjenstlige behov har tilgang til personopplysninger. 

5. Personopplysninger oppbevares: 

• under 1 år for IP-adresse 
• så lenge den ansatte har brukerkonto 

Farte Nettbutikk 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i Farte Nettbutikk for å tilby kjøp og administrasjon av bussbilletter, periodekort og reisepenger (Farte-reisekort). Reisekortet er et fysisk, ikke-digitalt alternativ til Farte-appen og kan inneholde billetter eller reisepenger. 

Hvor opplysningene kommer fra: 

• Opplysningene registreres av brukeren selv ved opprettelse av konto eller kjøp i nettbutikken. 
• Reiseopplysninger (f.eks. avlesning av reisekort) hentes automatisk fra billettsystemet, men ingen personopplysninger registreres ved bruk av kortet på bussen – kun tekniske data som holdeplass og tidspunkt. 
• Hvem opplysningene deles med ved bruk av nettbutikk: 
• Betalingsformidler (for sikker håndtering av betalinger via Visa/MasterCard) 

2. Behandlingen av personopplysninger er basert på artikkel 6(1)(b) GDPR (avtale),  nødvendig for å oppfylle avtalen om kjøp av billett/reisekort mellom brukeren og fylkeskommunen.   

3. Følgende opplysninger behandles: 

Ved opprettelse av brukerkonto: 

• Navn (fornavn/etternavn) – frivillig 
• E-postadresse (frivillig- muligjør mottak av kvitteringer o.l) 
• Brukernavn og passord 
• Reisekortnummer/id (hvis registrert) 

Annet: 

• Reisehistorikk (id, sone, holdeplass, tidspunkt, billettype) – lagres i 104 dager lagres ved avlesing av reisekort. 
• Kjøpshistorikk (billetter, periodekort, reisepenger) lagres i nettbutikk. 
• Obs! Reisekort er i utgangspunktet anonyme – registrering er frivillig og gir fordeler som f.eks. gjenoppretting ved tap. 

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov (f.eks. kundestøtte). 

Betalingsopplysninger håndteres av en ekstern betalingsformidler og lagres kun til handelen er gjennomført. 

Kundeopplysninger og reiseopplysninger lagres i separate databaser med begrenset tilgang. 

5. Lagringstid og sletting 

• Reiseopplysninger (f.eks. avlesningsdata) lagres i 104 dager i billettsystemet. 
• Kundeopplysninger (navn, e-post, reisekortnummer) lagres så lenge brukeren har en aktiv konto. 
• Betalingsopplysninger slettes umiddelbart etter at handelen er gjennomført (håndteres av betalingsformidleren). 
• Brukeren kan slette sin konto når som helst via nettbutikken. 

Reiseplanlegger og reisekart 

1. TFK behandler personopplysninger når du bruker reiseplanleggeren og reisekartet på Farte nettside/app. Formålet er å kunne vise aktuelle ruter, linjer, holdeplasser, kart, reisealternativer og sanntidsinformasjon for reisen du søker etter. 

Opplysningene kommer fra deg og enheten din når du bruker tjenesten. Bruk av geolokasjon er frivillig. 

Behandlingen skjer innenfor «Offentlig mobilitetssamarbeid» (OMS), et nettverk og en arena hvor en rekke fylkeskommunerm ogoffentlige kollektivselskaper, som AtB, Entur og Ruter, samarbeider. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger bygger på personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se yrkestransportlova § 22 om lokal rutetransport, eller på artikkel 6 nr. 1 bokstav b – behandlingen kan være nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning, for eksempel når brukeren ber om et konkret reisesøk eller ved eventuell fremtidig billettavtale. 

 3. Følgende kategorier personopplysninger kan behandles: 

• IP-adresse, informasjonskapsler/cookies 
• geolokasjon/posisjon, dersom du tillater dette 

opplysninger om reisesøk, for eksempel: 

• fra- og til-sted, adresse, holdeplass, ønsket reisetidspunkt, foreslått reise 
• favorittlokasjoner og favorittreiser i app, dersom du lagrer dette på egen enhet. 
• Reisesøk, posisjon, adresse, holdeplass og foreslåtte reiser behandles i hovedsak uten at opplysningene lagres.  

4. Tilgang til logger er tilgangsstyrt, slik at bare personer med tjenstlig behov har tilgang. Geolokasjon brukes bare dersom brukeren gir tillatelse til det.  

5. Opplysninger som brukes til reisesøk, kartvisning og posisjon behandles normalt uten lagring. IP-adresser slettes automatisk fra logger. Cookies kan slettes av brukeren selv i nettleser/enhet. Favorittlokasjoner og favorittreiser som lagres på brukerens enhet, slettes av brukeren selv. 

Salg av kollektivbilletter – Farte App 

1. Vi behandler personopplysninger for å selge og administrere kollektivbilletter til buss og ferge. Behandlingen omfatter blant annet kjøp av billett, visning og kontroll av gyldig billett, håndtering av kundeservice, klager, refusjoner og betalingsoppgjør. 

Personopplysningene kommer hovedsakelig fra deg som reisende når du bruker billett-appen, kjøper billett eller kontakter kundesenteret. Opplysninger kan også oppstå når billetten skannes eller kontrolleres, for eksempel ved avlesing av QR-kode på buss eller ferge. 

Dersom du kjøper billett gjennom andre salgsflater, kan opplysninger om kjøpet være tilgjengelige via eksterne aktører som tilbyr billettsalg og reiseinformasjon, blant annet Entur og Vy. Opplysninger deles også med nødvendige aktører for betaling, billettkontroll, kundebehandling og teknisk drift. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Det vil si at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg som reisende, eller for å gjennomføre tiltak før avtaleinngåelse. 

3.  Vi kan behandle følgende typer personopplysninger: 

• mobilnummer (frivillig) 
• e-postadresse, dersom du for eksempel ønsker kvittering på e-post, 
• betalingsopplysninger, inkludert opplysninger knyttet til bankkort eller bankkonto, 
• kjøpshistorikk, reiseopplysninger knyttet til kjøp og bruk av billett, 
• app-ID eller annen teknisk identifikator knyttet til billetten 
• QR-kode eller billett-ID ved kontroll/skanning 
• IP-adresse og/eller MAC-adresse 
• posisjons- eller lokaliseringsdata, dersom dette benyttes eller er aktivert 
• opplysninger du gir ved kontakt med kundesenter, klage eller refusjonssak 

4.  Tilgang til baksystemer er tilgangsstyrt. Ansatte og eksterne med tjenstlig behov får tilgang etter innlogging via fylkeskommunens ID-løsning. Administratorer oppretter og administrerer tilganger. Kundesenter og andre relevante funksjoner kan få tilgang til nødvendige opplysninger for å håndtere henvendelser, kontrollere kjøp, behandle klager og gjennomføre refusjoner. 

5. Personopplysninger lagres i 5–10 år etter reglene i regnskapsloven. 

Farte ChatBot 

1. Farte Bot chatbot er en digital tjeneste som benytter kunstig intelligens, der innbyggere kan få ruteopplysninger og enkel veiledning om kollektivtilbudet. Personopplysninger behandles i lite grad, og kommer direkte fra brukeren når de benytter chatbotten på farte.no. Personopplysningene deles ikke med andre. 

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle en avtale eller gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning) og artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse – å besvare henvendelser fra brukere).  

3. Vi behandler: 

• IP-adresse 
• Innholdet i fritekstfeltet (spørsmålene brukeren selv skriver til chatbotten; brukere bes om å ikke oppgi personopplysninger her) 

4. Spørsmålene logges anonymisert og kan ikke spores tilbake til enkeltpersoner. Det er ikke pålogging for brukere, og leverandør av KI-systemet kan ikke identifisere enkeltbrukere. 

5. Det lagres i utgangspunktet ingen personopplysninger utover IP-adresser, som teknisk sett kan finnes i logger. 

Farte kundesenter 

1. Farte kundesenter behandler personopplysninger for å håndtere henvendelser fra reisende med buss, ferge og bysykkel. Dette omfatter billettering, kundeservice, klagebehandling og tilbakemeldinger. Opplysningene kommer direkte fra deg når du kontakter kundesenteret fysisk, elektronisk skjema, på telefon eller e-post. Personopplysninger deles ikke med eksterne virksomheter.  

2. Behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle en avtale) og artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), se Lov om overføring av ansvar for kollektivtransport.  

3. Vi kan behandle følgende opplysninger: Navn, adresse, kommune, telefonnummer, e-post, bankkontonummer, BankID, utlegg og reiser, opplysninger om gebyrer og klager. 

4. Personopplysninger er tilgjengelig kun for ansatte med tjenstlig behov.  

5. Opplysninger lagres så lenge henvendelsen krever det. I noen tilfeller kan arkivlova være aktuell, dvs lagring på ubestemt tid. 

Live webkamera på MF Kragerø 

1. Telemark fylkeskommune har montert et live webkamera på fergen MF Kragerø for å vise vær- og fartsforhold som en service til innbyggerne. 

2. Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse av å yte denne tjenesten. Ulempen for de registrerte er liten fordi oppløsningen er lav, bilder er tas på avstand og lagres ikke. Kun enkelte ganger fanges mennesker på kamera, og de er sjelden identifiserbare. Bildet er tatt i det offentlige rom.  

3. Det streames omlag 3 bilder i minuttet 

4. Ingen lagring 

5. Ingen lagring 

Digitale skolekort / skoleskyss 

1. Telemark fylkeskommune, i samarbeid med Entur AS, behandler personopplysninger for å administrere digitalt skolekort og skoleskyss for elever, hovedsakelig i videregående skole. Formålet er å behandle søknader, fatte vedtak om skyssrett, opprette og forvalte digitalt reisebevis, samt dokumentere og følge opp bruk av skyssrettigheten. 

Opplysningene kommer i hovedsak fra: 

• eleven selv ved søknad om skoleskyss 
• skoleadministrative kilder knyttet til elevens skolegang 
• opplysninger som oppstår når skyssrettigheten brukes, som reisehistorikk 
• helseopplysninger og dokumentasjon som legges frem når det er nødvendig for å vurdere rett til skyss eller tilrettelegging 
• Personopplysninger deles med Entur AS som har felles behandlingsansvar for «reisekortdelen» av behandlingen - kun enkelte opplysninger om eleven knyttet til kortet og kortets bruk deles 

For elever som ikke benytter app, kan opplysninger også brukes for å produsere og sende ut fysisk skolekort. 

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler fylkeskommunen, se opplæringsloven § 28-7 om fylkeskommunens ansvar for å oppfylle retten til skyss for elever 

Særlige kategorier personopplysninger behandles etter personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g, fordi behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, se opplæringsloven § 25-1 femte ledd. 

3. Følgende kategorier personopplysninger kan bli behandlet: 

• navn og kontaktopplysninger 
• alder, fødselsnummer eller D-nummer 
• kommune, skole, klasse, avdeling og seksjon 
• fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, lære- eller praksisbedrift 
• søknadsidentifikator og elevidentifikator 
• søknadsstatus, datoer, blant annet gyldighetsperiode for skyssrett 
• opplysninger om billetter og reisebevis, soneinformasjon for reise, holdeplass som eleven benytter, avstand fra hjem til skole, avstand fra hjem til holdeplass, opplysninger som er nødvendige for å fatte vedtak om skoleskyss 
• reisehistorikk, geolokasjonsopplysninger (holdeplassinformasjon) 
• IP-adresse/MAC-adresse, informasjonskapsler 
• bankkontonummer og BankID der dette inngår i søknads- eller identifiseringsprosessen 
• Når nødvendig: helseopplysninger, som:  
• legeerklæring 
• diagnoser 
• andre helseopplysninger 

4. Tilgangen til personopplysninger er rolle- og rettighetsstyrt, slik at bare personer med tjenstlig behov får tilgang til opplysningene. 

5. Personopplysningene oppbevares: 

• etter arkivloven, for opplysninger som inngår i arkivpliktige saker og vedtak 
• så lenge den registrerte har brukerkonto, for opplysninger knyttet til den digitale løsningen 

 Flexiruter 

1. Vi behandler personopplysninger for å kunne ta imot, administrere og gjennomføre bestillinger av reiser med Flexiruter. Tilbudet er åpent for alle, og er særlig tilpasset reisende som ikke har tilgang til egen bil, har lang avstand til holdeplass eller bor i områder med lite eller manglende kollektivtilbud. Opplysningene kommer fra den reisende når vedkommende ringer inn og bestiller eller avbestiller transport. Bestillingen registreres med blant annet hentested, reisemål og telefonnummer. Fylkeskommunen kan hente ut opplysninger som dato, antall reiser og adresser, blant annet som grunnlag for fakturering. Opplysningene behandles av transportører som utfører transportoppdraget.   

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se yrkestransportlova § 9 a. 

3. Vi behandler følgende typer personopplysninger: 

• Telefonnummer, Adresse, inkludert henteadresse og reisemålsadresse 
• Opplysninger om bestilt reise, som dato og antall reiser 
• Bankkontonummer, der dette er relevant 

4. Tilgangen til opplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov. Alle som skal logge inn i portalen må benytte BankID. 

 5. Personopplysningene oppbevares i 2–4 år. 

 Prosjektering av vegbygging 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å planlegge, gjennomføre og dokumentere vegprosjekter i Telemark fylkeskommune. Opplysningene brukes til: 

• Prosjektstyring: Samarbeid med konsulenter, entreprenører og offentlige samarbeidspartnere (f.eks. Statens Vegvesen, kommuner, andre fylkeskommuner). 
• Kontakt med grunneiere: Håndtering av grunnerverv og reguleringsplaner. 
• Geotekniske undersøkelser og beregninger for å sikre trygg og effektiv vegbygging. 
• Arkivering og dokumentasjon: Lagring av prosjektdokumentasjon i tråd med arkivlovgivningen. 

Opplysningene hentes fra: 

• Interne systemer (f.eks. ansatte, prosjektdeltakere). 
• Eksterne aktører (f.eks. konsulenter, grunneiere, samarbeidspartnere). 

Vi deler nødvendige opplysninger med: 

• Offentlige samarbeidspartnere (Statens Vegvesen, kommuner, andre fylkeskommuner). 
• Konsulenter og entreprenører (for å gjennomføre prosjekter). 
• Grunneiere (i forbindelse med grunnerverv og reguleringsplaner). 

2. Behandlingen av personopplysninger er basert på personopplysningsloven artikkel 6(1)e,  nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet (f.eks. veglovgivning, plan- og bygningsloven, byggherreforskriften). 

3. Vi behandler følgende typer opplysninger: 

• Kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-post (f.eks. ansatte, konsulenter, grunneiere, samarbeidspartnere). 
• Prosjektspesifikke opplysninger: Prosjektnavn, prosjektnummer, tekniske detaljer (f.eks. grunnundersøkelser, beregningsdata). 
• Kompetanseopplysninger: CV-er, vitnemål, attester (for konsulenter og innleid personell). 
• Lisens- og brukeropplysninger: Brukernavn og e-post knyttet til programvarelisenser (f.eks. Plaxis 2D, Rocscience Slide2). 

4. Behandlingen av personopplysninger innebærer ikke høy risiko for fysiske personers rettigheter og friheter. 

5. Sletting og lagringstid 

• Personopplysninger lagres i tråd med arkivloven og slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet. 
• Prosjektdokumentasjon (inkludert kontaktopplysninger) arkiveres permanent der det er pålagt. 
• Midlertidige opplysninger (f.eks. kontaktinfo for konsulenter i et avsluttet prosjekt) slettes når de ikke lenger er relevante. 

Omklassifisering av veg  

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med håndtering av omklassifisering av veger i Telemark fylke. Formålet er å kunne utføre oppgaver etter veglova, herunder samhandling med kommuner og Statens vegvesen. Personopplysninger om kontaktpersoner (navn, e-post, telefonnummer) mottas fra kommuner og Statens vegvesen, og deles med disse virksomhetene ved behov.  

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og veglova §§ 3–7.  

3. Det behandles ordinære personopplysninger om kontaktpersoner, herunder navn, e-postadresse og telefonnummer.  

4. Personopplysningene er sikret gjennom tilgangsstyring, slik at kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.  

5. Personopplysningene lagres etter reglene i arkivloven. 

Bygningsbesiktigelse 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger i forbindelse med bygningsbesiktigelse før veiarbeid og andre tiltak. Formålet er å dokumentere tilstanden til bygninger og eiendommer før arbeid starter, slik at det i etterkant kan vurderes om eventuelle skader eller ulemper skyldes tiltaket. Opplysningene kommer fra: 

• eiere/beboere 
• konsulenter som gjennomfører befaring og utarbeider tilstandsrapport 
• dokumentasjon som bilder, video og skriftlige rapporter fra befaring 
• Opplysningene deles ikke med eksterne behandlingsansvarlige. De kan likevel gjøres tilgjengelige for konsulenter og entreprenører som bistår i oppdraget på kontrakt for å gjennomføre befaring, dokumentere tilstand og følge opp eventuelle skadesaker. 

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se grannelova § 13. 

 3. Vi kan behandle følgende kategorier personopplysninger: 

• navn og kontaktopplysninger 
• opplysninger om eiendom, for eksempel gårds- og bruksnummer, beliggenhet og tilstand 
• bilder, video og annen dokumentasjon fra inn- og utside av bygninger 
• opplysninger knyttet til tidspunkt for befaring, kontakt og resultat av besiktigelsen 
• opplysninger i tilstandsrapporter og eventuelle skaderapporter 

Registrerte kan være: 

• eiere av eiendommer 
• beboere/innbyggere 
• konsulenter og innleid personell 
• ansatte når dette er relevant for saksbehandlingen 

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til personer som har tjenstlig behov. t. 

5. Opplysninger oppbevares i utgangspunktet i inntil 10 år. 

Postmottak  

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger som del av vårt postmottak, hvor vi mottar og journalfører henvendelser fra innbyggere og offentlige og private aktører via e-post, fysisk post eller eDialog (sikker digitale postkasser). Formålet med behandlingen er å svare på henvendelser, sikre forsvarlig saksbehandling, arkivering og bevaring. Opplysningene kommer fra de som tar kontakt med oss, og fordeles internt slik det er nødvendig for saksbehandlingen. Mange henvendelser fremgår på offentlig postliste (se egen beskrivelse). 

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet). For særskilte kategorier personopplysninger (f.eks. helseopplysninger) benyttes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g og j, se også offentlighetsloven § 10 og eForvaltningsforskriften § 3. 

3. Vi behandler følgende kategorier personopplysninger: 

• Navn, adresse, e-post, fødselsnummer og andre opplysninger som fremgår av henvendelsen. 
• Behandlingen av opplysningene om saken er beskrevet i informasjon om de enkelte andre behandlingene. 

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til saksbehandlere med tjenstlig behov. Elektroniske henvendelser sendes via vår sikre løsning EDialog- vi anbefaler denne dersom innholdet ditt er personlig eller inneholder spesielt beskyttelsesverdige opplysningerer.  

5. Arkivverdige henvendelser oppbevares i henhold til arkivloven.  E-poster og annen post som ikke er arkivverdig, blir videresendt til rette vedkommende i fylkeskommunen, eller slettet etter vurdering. 

Digital kommunikasjon (KS Fiks eDialog, Svar inn/svar ut) 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger i forbindelse med digital kommunikasjon mellom innbyggere, elever, foresatte og ansatte og fylkeskommunen. Dette skjer hovedsakelig for å kunne sende og motta dokumenter, svare på henvendelser og for å oppfylle lovpålagte oppgaver innen saksbehandling, arkiv, skoleadministrasjon og elevoppfølging. Opplysningene samles inn direkte fra deg, eller mottas fra samarbeidspartnere, offentlige registre og myndigheter der det er nødvendig. Personopplysninger deles med relevante virksomheter og offentlige myndigheter kun når det er nødvendig for å oppfylle formålet eller når det følger av lov. 

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt etter eForvaltningsforskriften. For behandling av særlige kategorier (som helseopplysninger) er rettsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g – nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, samt relevant nasjonal lovgivning og forskrifter. 

3. Vi kan behandle navn, adresse, fødselsnummer, kontaktinformasjon, og opplysninger om det henvendelsen gjelder. 

4.Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov, og det benyttes sikker autentisering (for eksempel BankID). 

5. Personopplysninger oppbevares på ubestemt tid, i samsvar med arkivloven og gjeldende regelverk.  

Fordeling av dokumenter til seksjon/team 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å kunne motta, journalføre og fordele innkommende dokumenter til riktig seksjon eller team innen fylkeskommunen. Opplysningene kommer fra innbyggere og virksomheter som sender inn henvendelser via postmottak, SvarInn, fysisk post eller Altinn.  

2. Behandlingen skjer for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. arkivloven § 5 om journalføring. For eventuelle særlige kategorier av personopplysninger skjer behandlingen med hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav j, for arkivformål i allmennhetens interesse, jf. arkivloven § 5. 

3. Vi behandler navn, adresse, e-post, samt alle typer informasjon som kan fremkomme i innsendte dokumenter (inkludert fritekstfelt). 

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Seksjon/team ser kun egne dokumenter dersom de er unntatt offentlighet. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet publiseres på offentlig postliste, der kun tittel vises for skjermede dokumenter. 

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivloven.  

Innsynsløsning (IKA Innsyn) 

1. Personopplysninger behandles for å gjøre det mulig for saksbehandlere i fylkeskommunen å finne og bruke dokumentasjon fra avsluttede og historiske saksbehandlings- og fagsystemer (for eksempel fra gamle Telemark og Vestfold og Telemark fylkeskommune). Opplysningene stammer fra tidligere systemer og deponerte databaser og gjelder blant annet innbyggere, elever, ansatte og andre brukere av offentlige tjenester. Opplysningene deles ikke med andre virksomheter enn IKA Kongsberg, som drifter innsynsløsningen for fylkeskommunen. 

2. Behandlingen skjer for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, med henvisning til personopplysningsloven §§ 6, 8 og 9, samt arkivloven. For særlige kategorier av personopplysninger er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g – nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser. 

3. Kategorier av personopplysninger: alle opplysninger fra tidligere arkivløsninger. 

 4. Kun saksbehandlere med tjenstlig behov får tilgang til innsynsløsningen, etter godkjenning fra leder. 

5. Personopplysningene oppbevares i samsvar med arkivloven.  

Deponering av dokumentasjon 

1. Personopplysninger behandles for å klargjøre, overføre og oppbevare analogt og digitalt arkivmateriale i et arkivdepot. Formålet er å sikre og bevare historisk dokumentasjon i tråd med lovkrav, samt å ivareta rettigheter og forvaltningsbehov. Opplysningene stammer fra tidligere kontakt mellom innbyggere og fylkeskommunen, og overføres fra fylkeskommunens systemer til depotet. Dokumentasjonen deles kun med IKA Kongsberg, som ivaretar bevaringen på vegne av fylkeskommunen. 

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. For særlige kategorier av personopplysninger benyttes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav j – nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse. 

3. Kategorier av personopplysninger: Tidligere arkivmateriale. 

4. Kun autoriserte personer med tjenstlig behov har tilgang til dokumentasjonen. IKA Kongsberg utleverer ikke dokumentasjon uten avtale med fylkeskommunen.  

5. Personopplysninger oppbevares i tråd med arkivloven, det vil si at materialet bevares så lenge det er påkrevd etter offentlig regelverk for arkiv og dokumentasjon. 

Innsynsforespørsler 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med innsynsforespørsler fra innbyggere, ansatte, elever, foresatte og andre som ønsker å få tilgang til opplysninger TFK har registrert om dem. Formålet er å: 

• Sikre retten til innsyn i egne personopplysninger (jf. GDPR artikkel 15). 
• Behandle forespørsler om innsyn i dokumenter etter offentleglova § 3, inkludert byggesaker og klager på avslag. 
• Gi forskerinnsyn i deponert arkivmateriale (jf. arkivloven). 
• Håndtere klager på avslag om innsyn. 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Den registrerte selv: Innsynsbegjæringer sendes via e-post, skjemaer eller direkte til personvernombudet/ansatte. 
• Fullmektiger: Ved innsyn på vegne av andre (f.eks. foresatte for barn under 15 år), kreves det fullmakt. 

Hvem deles opplysningene med? 

• Kun den som har rett til innsynet: Opplysningene utleveres ikke til tredjepart uten samtykke eller lovhjemmel. 
• Interne saksbehandlere: Ansatte med tjenstlig behov (f.eks. innsynsteam, arkivpersonell). 

2. Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)c: Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 15, offentleglova § 3, offentlegforskrifta § 7). 
• GDPR artikkel 15: Retten til innsyn i egne personopplysninger. 
• Offentleglova § 3: Hovedregel om innsyn i offentlige dokumenter. 
• Offentlegforskrifta § 7: Regler for innsyn i interne dokumenter. 
• Arkivloven: Krav til arkivering av innsynsbegjæringer. 

3. Kategorier av personopplysninger 

• Kontaktinformasjon: Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsnummer/dato. 
• Identifikasjon: Signatur (inkl. elektronisk), kopi av legitimasjon (ved behov). 
• Innsynsdetaljer: Hvilke opplysninger det søkes innsyn i (f.eks. område, tema, dokumenttype). 
• Fullmakt: Ved innsyn på vegne av andre (navn på fullmaktsgiver og fullmektig). 
• Samtykke: Til oversendelse via sikker digital e-post eller oppmøte. 
• Fritekstfelt: Tilleggsopplysninger for å identifisere den det gjelder (f.eks. saksnummer, periode). 

4. Sikkerhet 

• Tilgangsstyring: Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene (rollebasert tilgang i arkivsystemet). 
• Identitetskontroll: Innsender må legitimere seg (f.eks. kopi av legitimasjon) eller oppgi tilleggsopplysninger for å bekrefte identitet. 
• Fullmaktskontroll: Ved innsyn på vegne av andre, kreves gyldig fullmakt. 
• Sikker kommunikasjon: Opplysninger sendes via sikker digital e-post (f.eks. Digipost) eller fysisk post. Innsender kan også velge å hente dokumentene ved oppmøte med legitimasjon. 
• Loggføring: Alle oppslag og endringer i arkivsystemet loggføres. 
• Taushetsplikt: Alle ansatte har taushetsplikt og har undertegnet taushetserklæring. 
• DPIA ikke nødvendig: Behandlingen medfører ikke høy risiko for de registrertes rettigheter, da opplysningene kun brukes til å oppfylle lovpålagte innsynskrav. 

5. Lagring og sletting 

• Arkivering: Innsynsbegjæringer og tilhørende dokumentasjon arkiveres i tråd med arkivloven og slettes ikke. 
• Sletteprosedyre: 
• Opplysninger som ikke lenger er nødvendige for saksbehandlingen (f.eks. midlertidige identifikasjonsdokumenter) slettes etter at innsynet er behandlet. 
• Elektroniske kopier av utleverte dokumenter slettes etter at innsynet er gitt, med mindre de inngår i arkivet. 

Postliste 

1. Vi behandler personopplysninger for å føre og tilgjengeliggjøre offentlig journal/postliste. Formålet er å legge til rette for åpen og gjennomsiktig saksbehandling, innsynsrett, offentlig debatt og demokratisk kontroll. 

Postlisten publiseres på fylkeskommunens nettside og omfatter journalopplysninger fra utvalgte arkivdeler (sakarkiv, anskaffelser og løyver). Opplysningene kommer fra henvendelser og dokumenter som inngår i fylkeskommunens saksbehandling, for eksempel fra innbyggere, virksomheter og andre som sender inn eller mottar dokumenter i saker. Opplysningene gjøres tilgjengelige for publikum gjennom den offentlige postlisten. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se offentleglova § 10. 

For eventuelle særskilte kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, fordi behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser.  

3. Dokumenter unntatt offentlighet publiseres ikke. Oppføringer i postlisten viser avsender eventuelt mottaker, dokumentnummer, sakstittel, journaldato, dokumentdato, dokumenttype, tilgangskode og dokumentansvarlig. Hvis dokument er offentlig vises filene som hører til (fulltekstpublisering) 

 4. Tilgang til å administrere og publisere postlisten styres av vår administrator. Opplysninger som skal unntas offentlighet, skjermes ved bruk av tilgangskode, hjemmel og avskjerming. Dersom personer sender inn særskilte kategorier personopplysninger, legges opplysningene i begrenset modus. Dersom helseopplysninger sendes på e-post, gis det beskjed om at slike opplysninger må sendes via sikker digital post. 

5. Postlisten avpubliseres etter 11 måneder (men innholdet ligger fortsatt i arkivet, etter reglene i arkivlova)

 

Lenker til informasjon om andre behandlinger: 

Veiledning ved karrieresenter 
Metallsøk kulturfunn
Regional forskning
Seriøsitetsbestemmelser og mannskapsoppfølging på bygg og anleggsplasser (vegutbygging)

 

Hvem er behandlingsansvarlig?

Telemark fylkeskommune er behandlingsansvarlig.

Fylkesdirektøren i fylkeskommunen er øverste ansvarlig for hvordan personopplysninger blir behandlet, og at behandlingen er i samsvar med gjeldende regelverk.