OBS! Husk alltid å vurdere om et dokument inneholder informasjon vi må arkivere. Som ansatte i offentlig forvaltning har vi et lovpålagt ansvar for å ivareta og tilgjengeliggjøre informasjon til våre kolleger, samarbeidspartnere og innbyggere. Dette gjøres ved å registrere dokumentet i sak-/arkivsystemet Public 360°. Du finner mer informasjon om dette på vårt intranett Innnsida.
Enkel mal med logo
Enkel Wordmal er fin å bruke hvis du skal skrive en kort veiledning, en pressemelding eller annet innhold over få sider. For lengre dokumenter med behov for forside, innholdsfortegnelse og flere kapitler, bør du istedet bruke rapportmalen.
Når du åpner Wordmalen kan det se ut som at dokumentet allerede er fullt av innhold, men det du ser er veiledningstekster. Disse ligger innbakt i definerte felt for stikktittel/dato, overskrift 1, ingress og brødtekst. Prinsippet er som i PowerPoint, når du klikker i et felt og skriver inn tekst, forsvinner veiledningsteksten. Til forskjell fra PowerPoint må du markere og slette de feltene du ikke har behov for.
Møteinnkalling/referat
Wordmalen for møteinnkallinger og referat har liggende format.
Rapportmal
Rapportmal i Word bruker du til lengre dokumenter der du har behov for forside, innholdsfortegnelse og flere kapitler. Skal du skrive en kort veiledning, en pressemelding eller annet innhold over få sider bør du istedet bruke enkel mal med logo.
PS! Rapportmalen i Word finnes kun med hovedlogo. Skoler og tannklinikker kan legge sitt navn inn i tekstfelt på forsiden.
Rapportmalen har tre ulike grunnoppsett for forsider og du kan velge oppsett med og uten bilde. I malen ligger det klar en innholdsfortegnelse og eksempel på faktaboks og tabell.
Når du åpner rapportmalen kan det se ut som at dokumentet allerede er fullt av innhold, men det du ser er veiledningstekster. Disse ligger innbakt i definerte felt for overskrifter, brødtekst med mer. Prinsippet er som i PowerPoint, når du klikker i et felt og skriver inn tekst, forsvinner veiledningsteksten. Til forskjell fra PowerPoint må du markere og slette de feltene du ikke har behov for.
Redigering av forsider
Du velger forsidetype via Sett inn > Forside.
- Forsidene i kategorien _Forside med bilde krever at du setter inn et bilde.
- Forsidene i kategorien _Forside med/uten bilde kan brukes med grafikk eller du kan sette inn et bilde.
- Forsidene finnes i ulike farger. Pass på at bildet du setter inn passer til valgt fargekombinasjon.
Tekstfelt og datofelt
Tekstfelt du ikke har behov for må du slette. Det gjelder også datofeltet hvis du ikke ønsker å bruke det.
Tittelfelt
Hvis tittelen din kun går over én linje, bør du lage et mykt linjeskift ved å trykke Skift + Enter etter tittelen, slik at det ikke blir for mye luft nederst på siden.
På alle forsider ligger det en «gul lapp» med veiledning. Veiledningen finner du også i nedtrekksmenyene under.
Forside med stort bilde
På denne forsiden MÅ du legge et bilde i den grå formen. Ønsker du ikke å ha bilde på forsiden, må du velge en av forsidene fra kategorien _Forside med/uten bilde.
Slik legger du inn bilde:
- Marker den grå bildeformen.
- Høyreklikk og velg Formater figur.
- I panelet som åpner seg til høyre, finn Fyll-seksjonen.
- Velg Bilde eller tekstur.
- Under Bildekilde, trykk på Sett inn.
- Velg ønsket bilde.
- Marker bildet, og gå til Bildeformat-fanen.
- Trykk på pila under Beskjær-knappen.
- Velg Fyll (bildet får da riktige proporsjoner).
- Endre motivets plassering ved å klikke og dra motivet i ønsket posisjon. Du kan skalere bildet ved å dra i de hvite sirklene i hjørnene på motivet. (Hvis du senere ønsker å justere på motivet må du markere det på nytt > Bildeformat > Beskjær).
Husk å legge inn fotokreditering, og alternativ tekst for bildet. Marker bildet > Høyreklikk > Vis alternativ tekst.
Forside med/uten bilde
På disse forsidene kan du legge et bilde i formen til venstre.
Slik legger du inn bilde:
- Marker formen til venstre ved å klikke på den to ganger.
- Høyreklikk og velg Formater objekt.
- I panelet som åpner seg til høyre, finn Fyll-seksjonen.
- Velg Bilde eller tekstur.
- Under Bildekilde, trykk på Sett inn.
- Velg ønsket bilde.
- Marker bildet, og gå til Bildeformat-fanen.
- Trykk på pila under Beskjær-knappen.
- Velg Fyll (bildet får da riktige proporsjoner).
- Endre motivets plassering ved å klikke og dra motivet i ønsket posisjon. Du kan skalere bildet ved å dra i de hvite sirklene i hjørnene på motivet. (Hvis du senere ønsker å justere på motivet må du markere det på nytt > Bildeformat > Beskjær).
Husk å legge inn fotokreditering, og alternativ tekst for bildet: Marker bildet > Høyreklikk > Vis alternativ tekst.
Redigere forsider med medium bilde og grafikk
På denne forsiden MÅ du legge et bilde i den grå, rektangulære formen. Ønsker du ikke å ha bilde på forsiden, må du velge en av forsidene fra kategorien _Forside med/uten bilde.
Slik legger du inn bilde:
- Marker den grå formen ved å klikke på den to ganger.
- Høyreklikk og velg Formater objekt.
- I panelet som åpner seg til høyre, finn Fyll-seksjonen.
- Velg Bilde eller tekstur.
- Under Bildekilde, trykk på Sett inn.
- Velg ønsket bilde.
- Marker bildet, og gå til Bildeformat-fanen.
- Trykk på pila under Beskjær-knappen.
- Velg Fyll (bildet får da riktige proporsjoner).
- Endre motivets plassering ved å klikke og dra motivet i ønsket posisjon. Du kan skalere bildet ved å dra i de hvite sirklene i hjørnene på motivet. (Hvis du senere ønsker å justere på motivet må du markere det på nytt > Bildeformat > Beskjær).
Husk å legge inn fotokreditering, og alternativ tekst for bildet. Marker bildet > Høyreklikk > Vis alternativ tekst.
Gjør dokumentet universelt utformet, slik at det blir tilgjengelig for alle!
- Bruk klart språk, og bruk de definerte stilene i dokumentet. Overskrifter settes i stilen Overskrift 2. Trenger du mellomtitler, bruk Overskrift 3, Overskrift 4, og Overskrift 5.
- Legg til alternativ tekst for bilde og grafikk, slik at de som ikke ser godt forstår hva som vises. Marker bildet > Høyreklikk > Vis alternativ tekst.
- Hvis du må bruke tabeller, bruk enkle oppsett med overskriftsrad og innholdsrader. Ikke slå sammen celler, da kan ikke en skjermleser lese innholdet i riktig rekkefølge.
- Når du skal lage lister, bruk listefunksjonene under fanen Hjem.
- Når du vil ha en ny side, bruk funksjonen Sideskift under fanen Sett inn (Ctrl + Enter), ikke bruk mange linjeskift.
- Kontroller at tittelen på dokumentet er riktig i filegenskapene, slik at referansen i bunnteksten blir riktig og for at en skjermleser skal forstå hva dokumentet handler om. Gå til fanen Fil > Informasjon > Egenskaper (til høyre i vinduet i Windows) – Tittel – Legg til tittel.
- Test dokumentet ditt med tilgjengelighetskontrollen. Se gjennom > Kontroller tilgjengelighet.
Universell utforming kan du også lese mer om her.
Skal du lime inn tekst fra en annen kilde?
- Det beste er å skrive inn innholdet direkte.
- Hvis du må kopiere inn tekst og innhold fra andre kilder, er det viktig å gjøre det på riktig måte.
- Du må fjerne alle formateringene i teksten før innliming. Bruk gjerne programmet Notisblokk på maskinen din. Ved å lime inn teksten her, fjerner du formateringene. Kopier teksten på nytt og lim inn i dokumentet ditt. Du kan også lime inn tekst med valget Behold bare teksten. Høyreklikk > Alternativer for innliming > Behold bare teksten (symbolet med stor A).
Innholdsfortegnelse, topptekst og bunntekst
Høyreklikk på innholdsfortegnelsen for å oppdatere den > Oppdater felt > Oppdater hele tabellen. For at innholdsfortegnelsen skal fungere må du passe på å bruke riktige overskriftstiler i dokumentet.
Toppteksten i dokumentet oppdaterer seg automatisk etter stilen Overskrift 2, som tilsvarer hovedkapitler i dokumentet.
Bunnteksten i dokumentet oppdaterer seg automatisk etter dokumentets tittel, som tilsvarer stilen Overskrift 1. Kontroller at tittelen på dokumentet er riktig i filegenskapene, slik at referansen i bunnteksten blir riktig. Dette er også viktig for at en skjermleser skal forstå hva dokumentet handler om. Gå til fanen Fil > Informasjon > Egenskaper (til høyre i vinduet i Windows) – Tittel – Legg til tittel.
Stiler, faktabokser og tabeller
For å få et ryddig, enhetlig og universelt utformet dokument må du bruke Stiler for å formatere innholdet i et Word-dokument. Bruk av stiler er også nødvendig for å ha mulighet til å oppdatere innholdsfortegnelsen og redigere/navigere i dokumentet via navigasjonruten.
- Tittel på forsidens rapport tilsvarer Overskrift 1.
- For navn på kapitler bruker du Overskrift 2.
- Trenger du mellomtitler, bruker du Overskrift 3, Overskrift 4, og Overskrift 5.
- Brødtekst har stilen Normal
Tips! Overskriftsstiler kan du enkelt legge inn ved bruk av hurtigtaster:
- Kapittelnavn/Overskrift 2: Alt + 1
- Overskrift 3: Alt + 2
- Overskrift 4: Alt + 3
- Overskrift 5: Alt + 4
Stilen Tekstboks lager en faktaboks. Egentlig er dette bare tekst med farge bak. Sett overskrift i fet skrift, og husk å skifte tilbake til stilen Normal etter faktaboksen. Stilen for tekstboks finnes i fire ulike farger. Velg den fargen som passer best til din forside. Tilsvarende fargevalg finnes for tabeller og baksiden. Velg som hovedregel et gjennomgående fargetema i et dokument.
Endre farge på baksiden
Pass på at fargen på baksiden samsvarer med fargene på valgt forside. Slik endrer du farge:
- Marker formen ved å klikke på den.
- Høyreklikk > Formater figur.
- Under Fyll, merk av for Heldekkende fyll og klikk på nedtrekksmenyen ved Farge.
- Velg en farge som samsvarer med fargene på forsiden og/eller fargene som du har brukt på tabeller/faktabokser, under Egendefinerte farger.
Les veiledningstekst i malene
Universell utforming
Les gjerne veiledningsteksten i malen før du begynner å skrive. Der finner du blant annet tips for å imøtekomme krav til universell utforming og gjøre innholdet tilgjengelig for alle. Du kan se veiledningsteksten om universell utforming i rapportmalen over. Les også mer om universell utforming her.
Skriv inn innholdet direkte
Den beste måten å bruke malen på er å skrive inn innhold direkte. Hvis du må kopiere inn tekst fra andre kilder er det viktig å gjøre dette på riktig måte. I malene finner du nyttige tips om hvordan du fjerner uønskete formateringer med programmet Notisblokk før du limer inn innhold fra andre kilder.
Rediger i skrivebordsprogrammet
Vi anbefaler at du redigerer Wordmalene i skrivebordsprogrammet av Word. Webversjonen av Word har færre muligheter.
Du har også tilgang til Wordmalene våre via Word på skrivebordet ditt:
- Åpne Word
- Klikk på «Ny»
- Klikk på «Telemark fylkeskommune»
- Velg mappen «Administrasjonen»
- Klikk på malen du ønsker å bruke
Endre korrekturspråk
Wordmalene finnes både i nynorsk- og bokmålsversjon, men korrekturspråk kan også enkelt endres underveis i arbeidet:
- Gå til Se gjennom > Språk > Angi korrekturspråk
- Merk av for Identifiser språk automatisk (hvis du skriver dokumenter på mer enn ett språk)
Er du ansatt i Telemark fylkeskommune og skal skrive nynorsk, men er usikker på om du kan det? Nynorskroboten er et godt hjelpemiddel. Ta kontakt med Servicedesken, og be dem installere den for deg.
Last ned maler
Enkel mal med logo
Obs! Husk alltid å vurdere om et dokument skal opprettes eller lastes opp i sak-/arkivsystemet Public 360°.
Møteinnkalling/referat
Obs! Husk alltid å vurdere om et dokument skal opprettes eller lastes opp i sak-/arkivsystemet Public 360°.
Rapportmal
Obs! Husk alltid å vurdere om et dokument skal opprettes eller lastes opp i sak-/arkivsystemet Public 360°.