Videregående

1. Formål

2. Lovgrunnlag

3. Personopplysninger

4. Sikkerhet

5. Sletterutiner

Bibliofil skolebibliotek

1. Benyttes for å gi elever, ansatte og andre med tilknytning til opplæring i fylkeskommunen tilgang til læremidler, bøker og andre medier (som eBøker/elydbøker). Elever logger på med FEIDE.

2. Skolens plikt til å tilby skolebibliotek etter opplæringslova § 15-5 og § 25

3. Personopplysninger:

• Informasjon om låner fra skolens administrative systemer (som navn, evt. klasse, kjønn, foretrukket språk, fødselsdato og kontaktopplysninger).
• Biblioteks- og låneinformasjon fra bruk av biblioteket (som aktive lån, reserveringer, bestillinger, meldinger, evt utestående beløp, opplysninger om evt adgang til biblioteket i ubetjent åpningstid, om du ønsker meldinger på e-post, SMS eller brev, lånegruppe (elev, ekstern låner osv osv), strekkode for lånekort, PIN/Passord, statistikk for hendelser (sperringer, purringer), logger mm).
• Fødselsnummer og informasjon om Nasjonalt lånekort (valgfritt).
• Interesseområder og huskelister som du selv legger inn.
• FEIDE-informasjon, informasjonskapsler og lokalt lager.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Men dersom du mister en lærebok og du er under 18 år sendes det et erstatningskrav til dine foresatte.

5. Bibliotekslogger slettes etter 7 dager. Hvert år, så lenge du har tilgang til skolebiblioteket, importeres informasjon om deg som låner inn i systemet. All annen informasjon slettes fra biblioteksystemet, unntatt opplysninger om utestående lån.

Skoleskyss

1. Benyttes for å oppfylle elevers rett til gratis skoleskyss

2. Skolens plikt til å tilby skolebibliotek etter opplæringslova § 28-7

3. Personopplysninger: Vi innhenter og lagrer opplysninger om navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, kontonummer, skole, reisehistorikk og eventuelle helseopplysninger som begrunner søknaden din. Opplysningene innhentes fra folkeregisteret, kontakt- og reservasjonsregisteret og fagsystemer knyttet til skoleskyss. I noen tilfeller mottas også informasjon pr brev, på e-post eller telefon.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene, men relevante/begrensede opplysninger utleveres til transportører som skal utføre skoleskyss, til leverandører av vårt busskortsystem, og til leverandør av skoleskyssløsningen.

5. Opplysninger behandlet for å oppfylle retten til skoleskyss arkiveres.

IT-support

1. Personopplysninger behandles når ansatte, elever, foresatte og andre IT-brukere henvender seg for å få hjelp med digitale tjenester og utstyr. Opplysningene brukes for å løse problemer, administrere utstyr, og føre oversikt og statistikk over henvendelser.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav:

• c) Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. GDPR art. 32 (gjelder henvendelser knyttet til informasjonssikkerhet)
• e) Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet (gjelder administrasjon av elev-PC, jf. opplæringsloven § 5-8 og opplæringsforskriften § 22-5). I tillegg skjer behandling av elev- og læreropplysninger i tråd med opplæringsloven §§ 1-1, 1-2 og 3-1 med forskrift, samt eventuelle særlover knyttet til offentlig forvaltning og rapportering.
• f) Nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser, hvor ulempen for den registrerte vurderes som liten, mens nytten kan være stor (gjelder andre henvendelser)

3. Opplysninger som kan behandles inkluderer:

1. Navn og kontaktinformasjon
2. Fødselsdato, arbeidssted, skole, klasse, bruker-ID
3. Meldingsinnhold/henvendelser, fritekst, logg over tidligere saker
4. For elever: utdannings- og klasseinformasjon, karakterer, fravær, tilretteleggingsbehov og (i enkelte tilfeller) helseopplysninger dersom det er relevant for spesialtiltak (disse behandles adskilt)
5. For foresatte: kontaktinformasjon og tilknytning til elev

4. Tilgangen til opplysningene er begrenset til autorisert IT-personell og andre med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger i support- og administrasjonssystemene lagres i inntil 5–10 år.

Foto og video i fylkeskommunen

1. Telemark fylkeskommune behandler bilder og video av ansatte, elever, politikere, folkevalgte og enkelte eksterne personer for å dokumentere og kommunisere fylkeskommunens virksomhet og samfunnsoppdrag. Bildene brukes som illustrasjoner i interne og eksterne kommunikasjonskanaler, i media, på adgangskort, i forbindelse med kulturminner og annen aktuell bruk. For kulturminner dokumenteres det i hovedsak bilder uten personopplysninger, men det kan forekomme bilder av personer (primært ansatte i arbeidssituasjon eller etter samtykke). Personopplysninger kan komme fra egne fotografer, eksterne fotografer, bildebyråer, Visit Telemark og andre bildebanker. Bilder kan deles med media og samarbeidspartnere etter samtykke.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke), c (rettslig forpliktelse, jf. arbeidsmiljøloven § 1-1 og GDPR art. 32), og e (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, jf. kommuneloven § 1-1 og personopplysningsloven § 8 om historisk verdi). Du kan når som helst trekke samtykket ved å kontakte oss som behandlingsansvarlige.. Merk at vi ikke trenger ansattes samtykke for bruk av bilde på adgangskort.

3. Det behandles bilder, video og lydopptak av personer, samt opplysninger knyttet til samtykke (navn, fødselsnummer, e-post og informasjon om hva det er samtykket til). Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger (sensitive opplysninger).

4. Tilgang til rådata (bildene) styres gjennom tilgangsstyring slik at kun personer med tjenstlig behov får tilgang. Bilder lagres på fylkeskommunens egne servere med løpende oppfølging av sikkerhet, og metadata brukes til å styre tilgang og beskytte bilder som krever spesiell håndtering. Våre ansatte er varsomme i bruk av bilder.

5. Bilder og personopplysninger oppbevares etter arkivloven, og kan lagres på ubestemt tid dersom de er arkivverdige. Sletting skjer etter behov og etter etablerte rutiner, blant annet ved gjennomgang av arkivverdige bilder minst hvert fjerde år.

Forsikringer - Person- og skadeforsikring

1. Formålet med behandlingen er å håndtere gruppeliv, reiseforsikringer, ulykkes- og yrkesskadeforsikringer for ansatte ved Telemark fylkeskommune (TFK) og Telemarkskanalen, samt ulike former for skadeforsikring.

2. Personopplysninger kommer fra våre administrative systemer og deles med forsikringsselskapene ved skadeinnmelding. Ved skadebehandling kan opplysninger på forespørsel fra forsikringsselskapet bli delt med offentlige instanser eller helseinstitusjoner. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale om forsikring som den registrerte er part i, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

3. Kategorier av personopplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, bankkontonummer og BankID for den som registrerer skaden i forsikringsportalen.

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte i HR-avdelingen med tjenestelig behov.

5. Personopplysninger oppbevares i samsvar med arkivloven

Varden UNG

1. I Varden UNG gis Hjalmar Johansen VGS et tilbud om et undervisningsopplegg fra Varden som omhandler demokrati og medborgerskap, med hovedvekt på ytring og forskjellene på redaktørstyrte og sosiale medier. I tillegg kan elevene få gratis tilgang til Varden. Abonnementet er frivillig, men som med alle abonnenter må du dele noen personopplysninger. For mer informasjon, se Vardens personvernerklæring: https://minside.varden.no/personverndetaljer

2. Behandlingen av personopplysninger utføres i allmennhetens interesse, i henhold til opplæringslovens § 1-3 og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) og e (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet). Dette gjelder primært behandlingen av navn og kontaktopplysninger for lærere og ansatte i Varden ifm. gjennomføring av samarbeidet.

3. Personopplysninger som behandles:

• Navn og kontaktopplysninger

4. Behandlingen innebærer at abonnerende elevers personopplysninger lagres hos Polaris Media og Schibsted (Vardens samarbeidspartner) så lenge eleven har et abonnement. Ved utløp av abonnement lagres opplysninger i 13 måneder før de slettes automatisk. Elever kan når som helst anmode om sletting av sine opplysninger. Polaris Media og Schibsted er behandlingsansvarlig for abonnementsdelen av Varden UNG.

5. Opplysninger slettes automatisk 13 måneder etter utløp av abonnement, eller tidligere dersom eleven anmoder om sletting.

Rapportering til andre systemer og myndigheter i forbindelse med inntak til videregående opplæring m.m.

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med inntak til videregående opplæring og for å rapportere nødvendig informasjon til andre systemer og offentlige myndigheter. Opplysningene lagres i Vigo og brukes av ulike avdelinger i fylkeskommunen, samt deles med eksterne virksomheter som Statens Lånekasse, andre fylkeskommuner, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi), Utdanningsdirektoratet (UDIR), Utlendingsdirektoratet (UDI), Forsvaret og Statistisk sentralbyrå (SSB). Eksempler på deling: karakterer og vitnemål sendes til Lånekassen, elevdata rapporteres til SSB og UDIR, og fakturainformasjon sendes til andre fylkeskommuner. Opplysningene brukes for å sikre korrekt saksbehandling, finansiering, rapportering og oppfølging av lovpålagte oppgaver.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet). For enkelte rapporteringer gjelder også særlover, for eksempel:

• Forskrift om behandling av personopplysninger i Lånekassen (for utlevering til Lånekassen)
• Utlendingsloven (for kartlegging av minoritetsspråklige til IMDi/UDI)
• Opplæringsloven § 28-2 (for rapportering om gjesteelever mellom fylker)

3. Det behandles følgende opplysninger (like opplysninger sendes til ulike instanser):

• Navn, e-post
• Fødselsnummer, D-nummer
• Skole og klasse, Fag- og utdanningsprogram
• Utdannings- og skolehistorikk, Vitnemål
• Fag- og svenneprøver, kompetansebevis
• Karakterer, fravær, oppmøte
• Kontrakter og avtaler

4. Det er etablert tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang til personopplysningene.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivloven. Excel-filer som brukes til midlertidig behandling slettes ca. 1 år etter at de ikke lenger trengs.

Inntakskjøring og overføring i videregående opplæring (omfatter ikke søknadsprosessen)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å gjennomføre inntak av elever til videregående opplæring. Personopplysningene hentes inn fra søkere til videregående skole, og overføres til skolens systemer. Data brukes kun internt og deles ikke med uvedkommende.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), samt opplæringsloven § 5-1, § 25-1 og tilhørende forskrifter.

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Skole- og utdanningshistorikk, karakterer

4. Det benyttes tilgangsstyring slik at bare ansatte med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter reglene i arkivloven og oppbevares på ubestemt tid der det er påkrevd. Midlertidige inntaksopplysninger slettes etter overføring til elevsystemet for å forberede neste års inntak.

Søknader til videregående opplæring i Telemark fylkeskommune

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å håndtere søknader til videregående opplæring. Vi innhenter og vurderer dokumentasjon (som vitnemål, legeerklæringer og sakkyndige vurderinger) for å sikre riktig inntak og oppfølging. Opplysningene kommer fra søkere selv, foresatte, skoler, kommuner og eventuelle hjelpeinstanser. Opplysninger om ønsker og status på søknad kan deles med kommuner i Telemark, samt brukes til nødvendig kommunikasjon med søkere og deres foresatte.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser). Aktuelle lover er opplæringsloven § 25-1 og opplæringsforskriften kapittel 4.

3. Vi behandler blant annet:

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Skole- og utdanningshistorikk
• Individuelle opplæringsplaner, dokumentasjon på spesielle behov

4. Opplysningene lagres i systemer med tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang. Vi oppfordrer hjelpeinstanser til å sladde opplysninger som ikke er relevante.

5. Personopplysningene lagres etter reglene i arkivloven. Hvert år slettes oversikter over avgangselever og søknader i Vigo, og duplikater av dokumentasjon ryddes av arkivarer. Øvrige opplysninger kan beholdes på ubestemt tid for å vareta de registrertes rettigheter etter arkiv-/opplæringslova.

Innhenting av personopplysninger og resultater fra skolene

1. Telemark fylkeskommune innhenter personopplysninger om elever fra grunnskoler og videregående skoler i Telemark for å få nødvendige opplysninger for behandling av søknader og kjøring av inntak. Opplysningene mottas hovedsakelig fra Visma InSchool og andre skoleadministrative system via Vigo Skole, samt manuelle lister. Data deles med eksterne behandlingsansvarlige som Utdanningsdirektoratet (UDIR), Statistisk sentralbyrå (SSB) og kommuner i Telemark når det er nødvendig for lovpålagte oppgaver og statistikk.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt opplæringsloven § 5-1.

3. Vi behandler navn, fødselsnummer, utdanningshistorikk og annen informasjon som er nødvendig for å administrere skolegangen til elever.

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Skoler påminnes om ikke å sende filer med personopplysninger på e-post.

5. Filer fra grunnskolene som overføres via Vigo Skole slettes derfra før neste termin/overføring, og opplysningene lagres kun i Vigo Opplæring. Personopplysningene lagres ellers i henhold til arkivloven.

Søke skole

1. Når du søker videregående opplæring i Telemark fylkeskommune, registreres dine opplysninger for å behandle søknaden og sikre riktig inntak til skole. Opplysningene samles inn fra deg som søker via Vigo Web (vigo.no) og tilhørende skjemaer og dokumentasjon fra skjemaer og eDialog. Rådgivere på avgiverskoler kan følge opp egne elevers søknader gjennom Vigo Skole. Personopplysninger deles med relevante databehandlere (ACOS, Novari, IST, Tieto Norway AS) og med andre behandlingsansvarlige (bl.a. kommuner i Telemark) når det er nødvendig for saksbehandling.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke), c (rettslig forpliktelse) og e (offentlig myndighetsutøvelse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav a (samtykke til særlige kategorier). Spesielt gjelder opplæringsloven §§ 5-1 og 25-1 for behandling av personopplysninger i forbindelse med skoleinntak. I enkelte sammenhenger innhentes ditt samtykke til å behandle særlige kategorier opplysninger..

3.Vi behandler opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer/D-nummer
• Skolehistorikk, karakterer
• Individuelle opplæringsplaner
• Fravær, fagvalg, språk, morsmål
• Kommune

I noen tilfeller behandles også særlige kategorier som helseopplysninger (for eksempel legeerklæring der det er nødvendig).

4. Dine opplysninger er beskyttet med tilgangsstyring, to-trinns innlogging (ID-porten) og egne tilgangsgrupper i systemene. Bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivlova..

Lærekontrakter og fagopplæring

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med opprettelse, saksbehandling og godkjenning av lærekontrakter, opplæringskontrakter og modulstrukturert opplæring for voksne. Opplysningene kommer fra søknader fra elever, lærlinger, lærekandidater, praksisbrevkandidater og lærebedrifter samarbeidsorgan (opplæringskontor). Det blir utvekslet data med Skatteetaten, Statens Lånekasse, Utdanningsdirektoratet, SSB, lærebedrifter/opplæringskontor og andre fylkeskommuner. Formålet er å sikre at kontrakter behandles i henhold til gjeldende regelverk.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale) og e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), jf. opplæringsloven §§ 7-2, 7-3, 18-3, 18-4. For behandling av helseopplysninger og andre særlige kategorier personopplysninger, benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser), jf. opplæringsloven § 25-1.

3. Ordinære opplysninger: navn og kontaktopplysninger, fødselsdato, fødselsnummer, D-nummer, arbeidssted, kommune, stilling og ansettelsesforhold, utdannings- og skoleinformasjon, karakterer, fravær, vurderinger, individuelle opplæringsplaner, kontrakter, signatur (inkl. elektronisk), CV, attester, mm.

Særlige kategorier: helseopplysninger som legeerklæring, diagnoser, sykefravær og allergier.

Registrerte grupper er lærlinger, praksisbrevkandidater, lærekandidater, elever, privatister, søkere til utdanning, ansatte i bedrifter.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang til opplysningene.

5. Personopplysninger som inngår i godkjente lærekontrakter og saksbehandling lagres i henhold til arkivloven og bevares på ubestemt tid. Opplysninger på kontrakter som er påbegynt, men ikke godkjennes eller inngås, slettes rutinemessig.

Oppmelding til fag-/svenne-/kompetanseprøve

1. Vi behandler personopplysninger for å kontrollere at vilkårene for å gå opp til fag-/svenne-/kompetanseprøve er oppfylt, og for å gjennomføre oppmelding til riktig prøvenemnd. Opplysningene kommer fra lærebedrifter, opplæringskontor, videregående skoler og kandidater selv, og deles med aktuelle prøvenemnder, lærebedrifter/opplæringskontor, videregående skoler, kandidater og offentlige myndigheter (SSB og Udir for statistikkformål).

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c – nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler behandlingsansvarlig. Aktuelle bestemmelser finnes i opplæringsloven med forskrifter.

3. Vi behandler opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole- og arbeidssted,
• Karakterer, utdanningshistorikk, fag
• Ansettelsesforhold
• Individuelle opplæringsplaner, tilretteleggingsbehov
• Eventuelle merknader som er nødvendige for saksbehandlingen

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte som har tjenstlig behov. Personopplysningene behandles unntatt offentlighet.

5. Personopplysningene lagres i henhold til arkivloven.

Tilskudd til lærebedrifter (ordinært)

1. Tilskuddsordningen for lærebedrifter administreres av Telemark fylkeskommune. Formålet er å gi godkjente lærebedrifter økonomisk tilskudd for opplæring av lærlinger og lærekandidater, i henhold til opplæringsloven § 7-8. Personopplysninger kommer hovedsakelig fra lærebedrifter, opplæringskontor og interne systemer, og deles med lærebedrifter og samarbeidsorgan for lærebedrifter (opplæringskontor).

2. Personopplysningene behandles etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Det vises til opplæringsloven § 7-8: "Tilskot til lærebedrifter."

3. Det behandles ordinære personopplysninger, inkludert:

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Arbeidssted
• Lærebedriftens/samarbeidsorgans bankkontonummer
• Stilling, utdanningsprogram
• Vurderinger, fravær
• Kontrakter
• Annen relevant informasjon om ansatte, lærlinger og lærekandidater Det behandles ikke særlige kategorier (sensitive) personopplysninger.

4. Det er gjennomført tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene i aktuelle systemer.

5. Personopplysninger lagres etter arkivloven og tilhørende regelverk. Data i arkivsystemet slettes etter gjeldende bestemmelser. I VIGO lagres opplysninger på ubestemt tid grunnet dokumentasjonskrav for rettigheter.

Videregående opplæring for voksne – Inntakskontor

1. Videregående opplæring for voksne – Inntakskontoret behandler personopplysninger for å administrere inntak, realkompetansevurdering, opplæring og dokumentasjon for voksne søkere til videregående opplæring i Telemark. Opplysninger samles inn hovedsakelig fra søkerne selv.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og e (offentlig myndighet/allmennhetens interesse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser) for særskilte kategorier. Aktuelle rettsgrunnlag er opplæringsloven kapittel 18 og 19 med tilhørende forskrift.

3. Vi kan behandleopplysninger for søkere (voksne), elever, lærere/ansatte, foresatte og eksterne vikarer:

• Navn, fødselsnummer og kontaktopplysninger
• Fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, vitnemål og kompetansebevis, språk, nasjonalitet, arbeidserfaring og eventuell dokumentasjon på oppholdstillatelse.
• Særlige kategorier: Helseopplysninger, eventuelt om politiattest kan forevises (for eksempel behov for tilrettelegging, eller om søker kan utøve utdannelsen de søker på).

4. Det er implementert tilgangsstyring og tekniske tiltak for å sikre at kun autoriserte personer får tilgang til personopplysningene.

5. Personopplysninger lagres i henhold til arkivloven, eller slettes når det ikke lenger er behov for dem.

Individuelt tilrettelagt opplæring: elevoppfølging ved SMI-skolen

1. Behandlingen gjelder elever ved SMI-skolen som får individuelt tilrettelagt opplæring (ITO). Dette innebærer blant annet å gjennomføre møter med ulike aktører (barnevern, helse, hjemskole), utarbeide og følge opp individuell opplæringsplan (IOP), og evaluere elevens utvikling. Personopplysningene kan etter behov hentes fra og deles med blant annet kommuner, barnevernsinstitusjoner, helseinstitusjoner, politiet, og tidligere eller nåværende skoler.

2. Opplysningene behandles etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet), samt opplæringsloven §§ 25-1, 11-6, 11-7, 28-3 og 28-4. Særlige kategorier (for eksempel helseopplysninger) behandles etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser etter nasjonal rett).

3. Vi behandler opplysninger som:

• Elever, foresatte og andre parter: navn, kontaktinformasjon
• Elev: fødselsnummer, skole-/utdanningshistorikk, karakterer, vurderinger, fravær, oppmøtetid, logger/eventuelt journal, bekymringsmeldinger, IOP, sakkyndige vurderinger, kommunikasjon med hjem/skole
• Særlige kategorier: helseopplysninger (diagnoser, legeerklæringer, henvisninger mm), opplysninger om etnisitet, religion, seksuell orientering, og eventuelt politiattest/opplysninger om lovbrudd

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer med tjenstlig behov. Tilganger administreres manuelt av ansvarlig leder.

5. Personopplysninger lagres og arkiveres etter arkivloven.

Oppfølgingstjenesten

1. Oppfølgingstjenesten arbeider med å gi oversikt over ungdom uten skole- eller læreplass og tilby råd, veiledning og oppfølging for å få dem tilbake i videregående opplæring. Dette inkluderer dokumentasjon av arbeid med enkeltindivider, handlingsplaner, statusnotater og sluttskrivinger. Opplysningene kommer fra skolens administrative systemer, ungdommene selv, eventuelt fra foresatte, skoler, NAV, helsevesen, politi og barnevern. Opplysningene kan deles med NAV, ungdomsskoler og andre relevante aktører, med samtykke fra ungdommene.

2. Behandlingen er basert på personvernforordningen (GDPR) artikkel 6: nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c) og samtykke fra den registrerte (art. 6 nr. 1 bokstav a). For særlige kategorier personopplysninger er behandlingen basert på uttrykkelig samtykke (art. 9 nr. 2 bokstav a) og nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser (art. 9 nr. 2 bokstav g). Aktuelle hjemler er opplæringsloven § 9-4 og forskrift om oppfølgingstjenesten § 13 B (5).

3. Vi kan behandle:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Kommune, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram
• Utdanningshistorikk, vitnemål, karakterer, fravær, morsmål
• Vurderinger, individuelle opplæringsplaner
• Sakkyndig vurdering, spesielle behov/tilrettelegginger
• Lære-/praksisbedrift
• Kontrakter
• Helseopplysninger (diagnoser, legeerklæringer, navn på behandler/klinikk)
• Politiattester/opplysninger om lovbrudd

4. Tilgangsstyring sikrer at bare personer med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Ansatte har taushetsplikt.

5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven.

Tiltak for enkeltelever

1. Personopplysninger brukes for at PPT skal kunne vurdere og foreslå tiltak for enkeltelever etter opplæringsloven, gjennom sakkyndige vurderinger (som eleven må samtykke til) som grunnlag for vedtak om særskilt tilrettelegging. Det er fylkeskommunen som eventuelt fatter vedtak. Ulike virksomheter – for eksempel skoler, kommuner, NAV, barnevern, sykehus og andre fylkeskommuner – kan overføre eller motta relevante opplysninger etter behov.

2. Ordinære personopplysninger behandles på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller som ledd i utøvelse av offentlig myndighet), jf. opplæringsloven § 11-6, § 11-7 og § 25-1. Særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger) behandles etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser etter nasjonal rett).

3. Ordinære opplysninger om elev, foresatte og andre involverte:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole- og utdanningshistorikk, karakterer, fravær
• Vurderinger, sakkyndige uttalelser mv.
• Klasse/fag

Særlige kategorier om elev:

• Helseopplysninger (diagnoser, legeerklæringer)
• Opplysninger om atferd, tilretteleggingsbehov
• Eventuelt andre særlige kategorier personopplysninger, men bare dersom relevant

4. Tilgangsstyringen er streng, med pålogging via BankID, og bare medarbeidere med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter krav i arkivloven.

ELEVPC-AVTALE (JOTNE)

1. Digital utfylling og elektronisk signering av elev-PC-avtale, samt administrasjon av leie/lån av opplæringsmateriell. Opplysninger oppgis av elev/foresatt i elektronisk skjema med innlogging med BankID. Elevopplysninger hentes også fra Visma InSchool. Kontaktdata kan hentes fra Skatteetatens Kontakt- og reservasjonsregister (KRR). Betalingsinformasjon deles med bank via økonomisystemet hvis aktuelt. Se mer informasjon om elevPC.

2. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse/utøve offentlig myndighet), jf. opplæringsloven § 11-5 og § 17-1 fjerde ledd.

3.Vi kan behandle:

• Elev: navn og kontaktopplysninger, fødselsnummer/D-nummer, skole og klasse, utdannings-/skolehistorikk, bruker-ID/Feide-attributter, logger
• Foresatt/verge (elever under 18 år): navn, kontaktopplysninger (adresse, telefon, e-post), dato, signatur og opplysninger knyttet til MinID eller BankID ved pålogging og avtaleinngåelse

4. Tilgang er rolle- og behovsstyrt; elev/foresatt logger inn med BankID i skjema. Signerte avtaler journalføres til elevmapper som er tilgangsstyrt.

5. Opplysningene oppbevares etter arkivlove, jf. rettigheter til utdanning. Avtaler bevares i tråd med arkivloven (signerte avtaler arkiveres i elevmappe).

Samtaleroboten Hugin (KI-tjeneste)

1. Telemark fylkeskommune benytter samtaleroboten Hugin som en KI-tjeneste for å støtte læring i videregående opplæring og utdanning, samt å bistå fylkeskommunens ansatte i ulike oppgaver. Personopplysninger kommer fra elever, ansatte og politikere i fylkeskommunen og deles ikke med eksterne behandlingsansvarlige. Hugin kombinerer en sikrere tilgang til ChatGPT med pålitelig innhold fra autoritative kilder.

2. Behandlingen av personopplysninger er basert på personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som TFK er pålagt, i tråd med opplæringsloven § 1-3 og retningslinjer fra KS og KD.

3. Kategoriene av registrerte inkluderer ansatte, elever, barn (under 18 år), og politikere. Følgende kan behandles:

• Navn, skole og klasse
• Bruker-ID/brukernavn
• Eventuelle selvidentifiserende opplysninger

4. Vi benytter sikkerhetstiltak som tilgangsstyring for å sikre at bare de med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Input til eksterne KI-løsninger er anonymisert, og vi bruker ikke opplysningene til ytterligere KI-læring.

5. Personopplysninger oppbevares mindre enn ett år, med spesifikke data som slettes etter 30 dager i henhold til avtaler med OpenAI.

NDLA Oppgavefellesskapet

1. Behandlingen av personopplysninger skjer i forbindelse med å utvikle, dele og bruke digitale læringsressurser i videregående opplæring. Målet er å produsere, anskaffe og gjøre læringsmidler fritt tilgjengelige for elever, lærere og andre brukere som del av fylkeskommunens lovpålagte ansvar. Personopplysningene kommer primært fra brukerne selv, ofte via FEIDE-innlogging. Det er inngått en avtale om felles behandlingsansvar for tjenesten minNDLA.

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringslova § 1-3.

3. Vi behandler vanlige personopplysninger som FEIDE-ID (brukernavn og identifikatorer) og tilhørende attributter, samt andre relevante opplysninger som kreves for utvikling og bruk av ressursene. Kategoriene av registrerte er hovedsakelig elever, lærere og ansatte, eventuelt andre som bruker ressursene. For flere detaljer se: https://ndla.no/article/personvernerklaering.

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov gjennom tilgangsstyring.

5. Personopplysninger kan bli oppbevart så lenge brukeren har en aktiv brukerkonto.

Fravær, orden og oppførsel

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å registrere og følge opp elevers fravær, orden og oppførsel i videregående skole. Dette inkluderer oppmøteregistrering, fravær, anmerkninger og elevsøknader om fratrekk på vitnemål. Opplysningene samles inn fra elever, lærere og skolen og behandles i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS). Opplysningene deles ikke med eksterne utenom nødvendige offentlige myndigheter i lovpålagte tilfeller.

2. Behandlingen skjer som del av skolens lovpålagte ansvar, med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e (allmennhetens interesse/offentlig myndighetsutøvelse) og forskrift til opplæringslova. Behandling av helseopplysninger (for eksempel legeerklæring ved fravær) følger GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g (viktig allmenn interesse).

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole, klasse, undervisnings- og lærertilknytning
• Oppmøte, fravær, fraværskode, dato og tidspunkt
• Begrunnelse og dokumentasjon for fravær (kan inkludere legeerklæring)
• Orden- og oppførselsanmerkninger, tidspunkt og beskrivelse
• Søknader om fratrekk, fri tekst og bakgrunn (kan inneholde helseopplysninger) Det behandles både vanlige og helseopplysninger.

4. Kun personer med tjenstlig behov får tilgang, fordelt på rolle og arbeidsoppgaver, og tilgangen styres gjennom egne tilgangsgrupper. Pålogging skjer med Feide 2.0 (evt. ID-porten) med tofaktorautentisering. Åpning av vedlegg krever ekstra innlogging (for eksempel BankID).

5. Opplysninger lagres etter kravene i arkivloven.

Søknad om fritak

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å håndtere elevers søknad om fritak fra vurdering eller fag, for eksempel fritak fra vurdering i kroppsøving eller sidemål, samt tidligere beståtte fag. Opplysningene kommer hovedsakelig fra eleven (med vedlegg via digitalt skjema) og eventuelt rådgiver, og behandles i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS). Opplysningene deles ikke med eksterne utenom de som trenger tilgang i saksbehandlingen.

2. Behandlingen skjer ut fra rettslige forpliktelser og for å utøve offentlig myndighet i henhold til opplæringslova og forskrift til opplæringslova, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e. Behandling av helseopplysninger skjer i henhold til GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g – viktig allmenn interesse.

3. Følgende opplysninger kan behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer/D-nummer
• Skole, klasse, utdannings- og skolehistorikk
• Karakterer, vitnemål og kompetansebevis
• Type søknad, slutt- og startdato, begrunnelse, vedlegg
• Fritekstfelt der eleven selv forklarer grunnlaget for søknaden
• Dersom det er aktuelt: helseopplysninger og legeerklæring i søknad/vedlegg

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang, styrt via egne tilgangsgrupper. Skolen tildeler riktige roller. Pålogging skjer med Feide 2.0 eller ID-porten med tofaktorautentisering, og åpning av vedlegg/dokumenter krever ekstra pålogging med BankID eller ID-porten.

5. Opplysningene oppbevares i tråd med Arkivloven.

Kommunikasjon (sms og internmelding)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å sikre effektiv og sikker kommunikasjon mellom elever, foresatte, privatister, sensorer, eksamensvakter og ansatte i videregående skole, blant annet via sms og internmelding gjennom Visma InSchool. Opplysningene hentes fra skolens systemer, Kontakt- og reservasjonsregisteret og Folkeregisteret, samt fra eleven selv. Personopplysningene behandles av NOVARI IKS (databehandler) og Telenor (for sms). I enkelte tilfeller benyttes digitalt skjema. Opplysningene deles ikke videre med andre eksterne, men hvis elev over 18 år har samtykket, kan opplysninger deles med foresatte.

2. Behandlingen skjer med utgangspunkt i samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a), og i noen tilfeller som ledd i utføring av offentlig myndighet eller arbeidsrettslige forpliktelser (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og f). For eventuelle særlige opplysninger (for eksempel helse), kreves det særskilt samtykke (GDPR art. 9 nr. 2 bokstav a og b).

3. Følgende kategorier behandles i forbindelse med kommunikasjon:

• Navn på avsender og mottaker
• Mobilnummer og e-post
• Meldingstekst og eventuelle svar fra mottaker
• Fritekstfelt (innhold i meldinger)
• Det behandles normalt ikke sensitive personopplysninger, men det kan forekomme helseopplysninger i meldinger dersom den enkelte selv oppgir dette.

4. Kun personer med tjenstlig behov har tilgang, styrt med egne tilgangsgrupper. Pålogging skjer via Feide 2.0 eller ID-porten med tofaktorpålogging. Åpning av vedlegg/dokumentasjon krever ekstra innlogging.

5. Kommunikasjonsdata og meldinger oppbevares etter arkivloven.

Foresatte

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger om foresatte for å oppfylle lovpålagt samarbeid mellom skole og foreldre/foresatte for elever under 18 år. Informasjonen kommer fra Det nasjonale folkeregisteret (Freg/Skatteetaten), Digitaliseringsdirektoratet (KRR), skolen og direkte fra foresatte. Opplysningene behandles i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS) og brukes for tilgang til foresatte-portalen, varsling og oppfølging av elevens skolegang.

2. Behandlingen skjer for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse og utøvelse av offentlig myndighet etter opplæringsloven, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e, samt § 3-8 og § 20-4 i forskrift til opplæringslova.

3. Følgende opplysninger om foresatte og elev behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Relasjon til eleven
• Behov for tolk
• Skole, klasse og kommune
• Elevens navn, kontaktinformasjon, faghistorikk og karakterer, timeplan, klasse/fag, undervisningsgruppetilknytning, bilde, slutt- og startdato
• Det behandles ikke sensitive personopplysninger eller helseopplysninger i denne prosessen.

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov, styrt gjennom egne rolle- og tilgangsgrupper. Pålogging skjer med Feide 2.0/ID-porten og tofaktorautentisering. Foresatte logger inn med ID-porten.

5. Personopplysningene om foresatte lagres ca. 1–2 år, eller så lenge det er nødvendig for å følge opp samarbeidet.

VO-inntak (Voksenopplæring)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å gjennomføre VO-inntak (voksenopplæring). Formålet er å motta og behandle søknader fra voksne søkere, fatte vedtak om rett til opplæring, planlegge og tilrettelegge opplæringsløp, gjennomføre realkompetansevurdering, dokumentere utdanning, samt gi karriereveiledning og informasjon om rettigheter. Opplysningene hentes direkte fra søkerne via VO-portalen InSchool og fra skolen. Opplysningene deles kun med systemleverandørene NOVARI IKS (Visma InSchool) og Vigo IKS som drifter systemene på vegne av fylkeskommunen.

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e. Det rettslige grunnlaget finnes i opplæringslova § 4A-3 om rett til videregående opplæring for voksne, samt aktuelle bestemmelser i forskrift til opplæringslova § 6-46 og § 6-47.

3. Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger om søkere:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, kjønn og morsmål
• Skole- og utdanningshistorikk, vitnemål, attester, karakterer
• Planlagt og gjennomført opplæringsløp, slutt-/startdato for opplæring, praksis
• Opplysninger om behov for tilrettelegging og eventuelle ønsker om veiledning Det behandles normalt ikke særlige kategorier av personopplysninger (som helseopplysninger).

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov gjennom egne tilgangsgrupper. Pålogging skjer via Feide 2.0 med tofaktorautentisering (ID-porten). Systemet har egne rutiner for tilgangsstyring både for ansatte og elever, og åpning av dokumenter krever ekstra godkjenning.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivlova.

TFK Fagdokumentasjon

1.Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å produsere kompetansebevis og vitnemål til elever, privatister, studenter, lærlinger og ansatte. Opplysningene hentes inn via Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS) og kan deles med Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse gjennom Nasjonal Vitnemålsdatabase (NVB) og Prøveadministrasjonssystemet (PAS).

2. Behandlingen er basert på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), samt forskrifter til opplæringslova §§ 3-39, 3-40, 3-43 og 3-44.

3.Behandlingen inkluderer:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk
• Vitnemål, karakterer, fravær og oppmøte

4. Vi sikrer personopplysninger ved hjelp av tilgangsstyring og sikker pålogging via Feide 2.0 og ID-porten med tofaktorpålogging for ansatte, elever og foresatte.

5. Personopplysningene oppbevares i samsvar med arkivloven.

Omvalg og endring av elevstatus

1. Behandlingen av personopplysninger skjer for å vurdere og følge opp elever som ønsker å gjøre omvalg eller endre sin status i skolegangen. Opplysninger om foresatte, elever, ansatte og andre relevante parter samles inn fra de registrerte og behandles i forbindelse med skolens oppfølgings- og rådgivingsprosesser. Personopplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e om utføring av oppgaver i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, samt opplæringsloven § 5-5 og kapittel 11.

3. Det behandles følgendekategorier opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• BankID
• Fødselsnummer
• Signatur (inkludert elektronisk signatur)
• Kommune, arbeidssted,opplysninger om foresatte
• Skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk
• Fravær og oppmøte, andre relevante opplysninger

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares i henhold til arkivloven.

Takke nei til tilbud om særskilt språkopplæring

1. Personopplysninger samles inn når elever i videregående opplæring takker nei til tilbud om særskilt språkopplæring, jf. opplæringslova § 6-5. Opplysningene samles inn via et elektronisk skjema og lagres i elevens arkivmappe. Formålet er å dokumentere elevens valg og sikre mulighet for eventuell ny vurdering senere. Opplysningene deles ikke med andre virksomheter eller eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. opplæringslova § 6-5.

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole og klasse
• At eleven har takket nei til særskilt språkopplæring og at dette kan vurderes på nytt senere

4. Tilgangen til personopplysningene er tilgangsstyrt, slik at kun personer med tjenstlig behov får innsyn. Elektronisk innlogging i digitalt skjema skjer med BankID.

5. Personopplysningene oppbevares etter reglene i arkivloven.

Rapportering

1. Telemark fylkeskommune bruker rapportverktøy for å hente ut og analysere elevdata, slik at skolen og fylket kan følge opp grupperinger av elever, se på fravær, karakterer, spesialundervisning og lignende. Dataene hentes fra Visma InSchool, og rapporter kan bli delt med offentlige myndigheter som Utdanningsdirektoratet, Altinn, HK-dir, Statens lånekasse og Telemark fylkeskommune. Det er ingen kommersielle aktører som får tilgang.

2. Behandlingen skjer for å utføre lovpålagte oppgaver og offentlig myndighetsutøvelse etter opplæringsloven, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og opplæringslova § 13-10.

3.Rapporter omfatter vanlige personopplysninger, blant annet:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer/D-nummer
• Morsmål, dkole, klasse, fag- og utdanningsprogram
• Utdannings- og skolehistorikk, vitnemål, karakterer, fravær og tilstedeværelse
• Opplysninger om skoleforhold, som orden, atferd, spesialundervisning, lærested Det behandles ikke sensitive (særlige kategorier) eller helseopplysninger i denne sammenhengen.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang gjennom egne tilgangsgrupper og rollebasert styring. Pålogging skjer med Feide 2.0/ID-porten og tofaktorpålogging.

5. Rapportdata lagres og arkiveres i henhold til arkivloven.

Overføring av inntak

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å administrere inntak til videregående skole. Dette innebærer import av elevdata fra Vigo til Visma InSchool (VIS), manuell registrering av elever, og håndtering av ventelister for å sikre elevers rett til skoleplass. Opplysningene hentes fra Vigo og eleven selv, og behandles i VIS (databehandler: NOVARI IKS). Anonymiserte data kan deles med SSB, utdanningsmyndigheter, Statens Lånekasse og andre relevante offentlige aktører etter lovpålagte krav.

2. Behandlingen skjer for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller som ledd i offentlig myndighetsutøvelse, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e, og opplæringslova § 3-1, § 4A-3 og tilhørende forskrift.

3. Det behandles ikke særlige kategorier (sensitive) personopplysninger i denne prosessen, men vi behandler:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skolehistorikk, slutt- og startdato, fag- og utdanningsprogram
• Karakterer

4. Bare personer med tjenstlig behov får tilgang, og kun skoleeier (to personer) har tilgang til å håndtere selve overføringsprosessen. Tilgang er styrt med roller, og pålogging skjer via Feide 2.0/ID-porten med tofaktorgodkjenning. Åpning av dokumentasjon krever ekstra innlogging.

5. Opplysningene lagres i henhold til arkivlova.

Elev- og fagsamtaler

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å gjennomføre og dokumentere elevsamtaler og fagsamtaler, som er en del av underveisvurderingen for elever i videregående skole. Informasjonen samles inn fra elev, kontaktlærer og faglærer, og lagres i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS). Opplysningene deles ikke med eksterne, kun kontaktlærer eller faglærer har tilgang til samtalene de selv har gjennomført.

2. Behandlingen skjer for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse og som ledd i offentlig myndighetsutøvelse, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e, samt forskrift til opplæringslova §§ 3-7, 3-10 og 3-11 om elevsamtaler og underveisvurdering.

3. Det behandles følgende opplysninger:

• Navn
• Skole og klasse, undervisningsgruppe- og lærertilknytning
• Faglig tilbakemelding (med/uten karakter)
• Vurderinger og kartlegginger
• Informasjon om orden, atferd, sosial utvikling, elevens aktivitet
• Kommunikasjon mellom skole og hjem

4. Kun personer med tjenstlig behov har tilgang, styrt gjennom tilgangsgrupper og roller. Faglærere har kun tilgang til egne fagsamtaler, og kontaktlærere til elevsamtaler for egen klasse. Pålogging skjer med Feide 2.0/ID-porten med tofaktorpålogging, og åpning av dokumentasjon/vedlegg krever ekstra innlogging.

5. Opplysningene lagres etter reglene i arkivloven.

Qlik – Rapportering og monitorering av elevdata

1. Qlik Cloud er et rapporteringsverktøy som henter data fra Vigo for å gi en oversikt over elevenes resultater ved de videregående skolene. Formålet er å rapportere og vurdere skolens resultatutvikling, herunder fullførte og beståtte kurs, karakterer, og fravær. Opplysningene hentes fra Vigo og lagres sikkert hos Novari IKS, men deles ikke med eksterne parter.

2. Behandlingen av elevdata er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, hvor det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt opplæringslova §§ 17-12 og 25-1. Helseopplysninger behandles under GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, knyttet til viktige allmenne interesser.

3. Det kan behandles:

• Navn
• Elevers fødselsnummer/D-nummer
• Språk, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk
• Morsmål
• Karakterer, fravær
• Om eleven har individuell opplæringsplan
• Om eleven mottar arbeids- og hverdagslivstrening

4. Kun de med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.

5. Rapportene er tilgjengelige i maks 7 år.

Smart Vurdering – Vurderingsverktøy

1. Smart vurdering er et digitalt vurderingsverktøy knyttet til læreverket Multi, og gir lærere umiddelbar oversikt over elevenes og klassens resultater. Formålet er å gi detaljerte forslag til oppfølging av hver enkelt elev. Personopplysningene kommer fra pålogging via Feide fra skoleadministrativt system Visma InSchool. Opplysningene deles med databehandleren Gyldendal ASA. Det er ingen deling med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen av personopplysningene er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og opplæringsloven § 1-3.

3. De registrerte inkluderer brukere av digitale tjenester, elever, privatister, lærere og barn i alderen 14-17 år. Det samles inn ordinære personopplysninger som bruker-ID, brukernavn og FEIDE-ID.

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til de som har tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares så lenge den registrerte har en aktiv brukerkonto. Elevbrukeres data slettes når de er ferdig på videregående skole, og lærerbrukeres data slettes ved avslutning av arbeidsforholdet. I henhold til avtale med databehandler slettes opplysninger koblet til enkeltbrukere permanent to år etter siste innlogging, gitt at alle personlige tilganger er utløpt.

Smart øving – vurderingsverktøy

1. Formålet med behandlingen av personopplysninger i «Smart øving – vurderingsverktøy» er å gi elever en personlig læringsopplevelse gjennom øving på faktakunnskaper, ferdigheter og grunnleggende begrepsforståelse. Dette muliggjøres gjennom teknologi for adaptiv læring og læringsanalyse. Personopplysningene kommer fra Visma InSchool via Feide. Ingen data deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringsloven § 1-3.

3. Behandlingen omfatter følgende kategorier av 3.

• Bruker-ID / brukernavn
• FEIDE-ID / attributter Målgruppen inkluderer elever, lærere, privatister og barn i alderen 14–17 år.

4. Tilgang til personopplysningene styres slik at bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang, basert på data fra Visma InSchool gjennom Feide-pålogging.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge brukeren har en aktiv brukerkonto. Elevbrukere slettes når de er ferdige med videregående skole, mens lærerbrukere slettes ved opphør av arbeidsforholdet. I tillegg vil Gyldendal slette opplysninger to år etter siste innlogging hvis alle tilganger er utløpt.

Ordnett – digitalt verktøy for språkutvikling

1. Ordnett er utviklet som et verktøy for å støtte elevers språklige utvikling, forbedre skriveferdigheter og øke leseforståelse. Personopplysningene hentes fra skoleadministrativt system Visma InSchool via Feide-pålogging. Ingen opplysninger deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandling av personopplysningene er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringsloven § 1-3.

3. Vi behandler ordinære personopplysninger som FEIDE-ID og tilhørende attributter. Dette gjelder brukere som privatister, elever, lærere og brukere av digitale tjenester.

4. Tilgangsstyring sikrer at kun de med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Det er ikke aktuelt å gjennomføre en konsekvensutredning (DPIA) da risikoen for personers rettigheter og friheter er vurdert til å være lav.

5. Elevbrukere slettes når de er ferdige på videregående, mens lærerbrukere slettes når arbeidsforholdet opphører. I henhold til Gyldendals sletteprosedyrer slettes opplysninger to år etter siste innlogging, forutsatt at alle personlige tilganger er løpt ut.

Ordnett Pluss – digitalt verktøy for språkutvikling

1. Ordnett er utviklet som et verktøy for å støtte elevers språklige utvikling, forbedre skriveferdigheter og øke leseforståelse. Personopplysningene hentes fra skoleadministrativt system Visma InSchool via Feide-pålogging. Ingen opplysninger deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandling av personopplysningene er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringsloven § 1-3.

3. Vi behandler ordinære personopplysninger som FEIDE-ID og tilhørende attributter. Dette gjelder brukere som privatister, elever, lærere og brukere av digitale tjenester.

4. Tilgangsstyring sikrer at kun de med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Det er ikke aktuelt å gjennomføre en konsekvensutredning (DPIA) da risikoen for personers rettigheter og friheter er vurdert til å være lav.

5. Elevbrukere slettes når de er ferdige på videregående, mens lærerbrukere slettes når arbeidsforholdet opphører. I henhold til Gyldendals sletteprosedyrer slettes opplysninger to år etter siste innlogging, forutsatt at alle personlige tilganger er løpt ut.

Smart Bok – digitale lærebøker fra Gyldendal

1. Smart Bok er digitale utgaver av Gyldendals lærebøker, med funksjoner som notat-taking, tekstmarkering og taleopplesning for å støtte både elever og lærere. Personopplysningene kommer fra Feide-pålogging via Visma InSchool. Ingen eksterne behandlingsansvarlige mottar delte opplysninger.

2. Behandlingen av personopplysninger er basert på artikkel 6 nr. 1 bokstav e i GDPR, som tillater behandling nødvendig for å utføre oppgaver i offentlighetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. opplæringsloven § 1-3.

3. Vi behandler ordinære personopplysninger som FEIDE-ID og tilhørende attributter for brukere, som inkluderer elever, privatister, lærere og barn i aldersgruppen 14-17 år.

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til de med tjenstlig behov, med administrasjon via Feide og Visma InSchool-systemene. Risikoanalysen viser ingen høy risiko for fysiske personers rettigheter og friheter, derfor er det ikke aktuelt med en fullstendig DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Personopplysninger lagres så lenge brukeren har en aktiv konto. Elevdata slettes når elevens skolegang avsluttes, mens ansattdata slettes ved endt arbeidsforhold. For Gyldendal slettes opplysninger permanent to år etter siste innlogging når alle personlige tilganger er utløpt, som spesifisert i databehandleravtalen.

Skolestudio – Digitalt læringsmiljø

1. Skolestudio er et digitalt læringsmiljø utviklet av Gyldendal. Formålet er å gi lærere og elever tilgang til innhold og funksjonalitet i alle fag og trinn for å planlegge, gjennomføre og følge opp undervisningen. Personopplysninger hentes via Feide-pålogging og ingen personopplysninger deles med eksterne.

2. Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og opplæringsloven § 1-3.

3. Det kan behandles:

• Bruker-ID/brukernavn og FEIDE-påloggingsopplysninger
• Personopplysninger som følge av elevenes egen produksjon i løsningen

4. Tilgang til tjenesten skjer via Feide-pålogging og er begrenset til de som har tjenstlig behov. Brukerinformasjon i Feide hentes fra skoleadministrativt system.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge den registrerte har en brukerkonto hos oss. Elevbrukere slettes når eleven avslutter videregående skole, mens lærerbrukere slettes når arbeidsforholdet opphører. I henhold til databehandleravtalen med Gyldendal slettes opplysninger permanent to år etter siste pålogging, forutsatt at alle personlige tilganger er utløpt.

Salaby – digitalt læringsunivers

1. Salaby er et digitalt læringsunivers for barn i barnehage og grunnskolen som tilbyr ressurser for både undervisning og læring gjennom plattformer som Lærerstudio. Personopplysninger hentes fra pålogging via Feide fra skoleadministrativt system Visma InSchool. Ingen opplysninger deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, i samsvar med GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og opplæringsloven § 1-3.

3. Det behandles:

• Bruker-ID/brukernavn
• FEIDE-ID/attributter Det behandles opplysninger om brukere av digitale tjenester, inkludert elever, privatister, lærere og barn under 18 år.

4. Vi har sikre tilgangsstyringsprosedyrer, hvor brukerdata fra Visma InSchool og Feide sikrer at bare personer med tjenstlig behov kan få tilgang til opplysningene.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge den registrerte har en aktiv brukerkonto hos oss. Elevbrukere slettes ved fullført videregående skole, og lærerbrukere slettes ved avslutning av arbeidsforholdet. Ytterligere sletteprosedyrer følger avtaler mellom Gyldendal og fylkeskommunen, med sletting to år etter siste innlogging forutsatt at alle personlige tilganger er utløpt.

Bruk av SymWriter 2

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med bruk av skriveprogrammet SymWriter 2. Formålet er å gjøre skriving og lesing mer tilgjengelig for elever med ulike behov, spesielt innenfor spesialundervisning, men også i ordinær undervisning. Informasjon som navn, e-post og arbeidssted kan frivillig registreres ved aktivering av lisensnøkkel for å motta tekniske oppdateringer. All bruk og lagring skjer lokalt på den enkelte PC, og opplysninger deles ikke med andre virksomheter eller eksterne parter.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige).

3. Disse opplysningene registreres kun frivillig i forbindelse med lisensaktivering: Navn, e-post og arbeidssted

4. Programvaren lagres og brukes lokalt på elevens digitale enhet. Det skjer ingen overføring, lagring eller deling av personopplysninger til tredjeparter.

5. Det er ingen lagring av personopplysninger utover det som frivillig registreres for lisensaktivering, og disse opplysningene lagres kun lokalt på den aktuelle enheten. Det er ingen sentral lagring eller sletteprosedyrer, og opplysningene kan slettes direkte fra enheten av brukeren selv.

Elbok.no – digital plattform for elektrofag

1. Elbok.no er en digital plattform som gir elever, lærlinger og lærere innen elektrofag tilgang til digitale lærebøker og fagressurser. Personopplysninger (FEIDE-epostadresse og skolenavn) behandles for å gi tilgang til tjenesten og administrere brukerkontoer. Opplysningene samles inn fra deg via din skole og deles kun med Elforlaget som databehandler. Det deles ikke opplysninger med andre eksterne virksomheter.

2. Behandlingen skjer fordi det er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser og utføre oppgaver i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e. Dette er i tråd med opplæringsloven og tilhørende forskrifter.

3. Det behandles:

• E-postadresse (FEIDE)
• Organisatorisk tilknytning (skolenavn) Det behandles ikke sensitive (særlige kategorier) personopplysninger.

4. Tilgang til personopplysningene gis kun til autoriserte personer med tjenstlig behov, som er underlagt taushetsplikt. Det er etablert tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, inkludert risikovurderinger, tilgangsstyring, dokumentasjon, mulighet for revisjon og rutiner for rapportering av sikkerhetsbrudd.

5. Personopplysninger lagres så lenge du har brukerkonto hos Elbok.no. Ved opphør av brukerkonto eller avtale, slettes eller tilbakeleveres dine opplysninger i henhold til instruks fra skolen/fylkeskommunen. Sletting omfatter også sikkerhetskopier; der direkte sletting ikke er mulig, gjøres opplysningene utilgjengelige til de er overskrevet. Sletteprosessen dokumenteres og bekreftes skriftlig på forespørsel.

Skifteplan jordbruksdokumentasjon

1. Telemark fylkeskommune bruker Skifteplan i undervisning for å la elever og lærere lage gjødselplaner, plantevernjournal og KSL-dokumentasjon. Personopplysninger hentes fra FEIDE-pålogging (bruker/rolle/tilknytning) og fra brukeren selv ved bruk av Skifteplan, eventuelt Skifteplan mobil (der brukeren frivillig kan lagre posisjoner/”flagg” i kartet). Opplysningene deles ikke med andre eksterne behandlingsansvarlige. Agromatic AS er databehandler og leverer Skifteplan på vegne av TFK. Det er ikke oppgitt overføringer utenfor EØS.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse/offentlig myndighetsutøvelse), med hjemmel i opplæringslova § 1-3. Særlige kategorier (GDPR artikkel 9) er ikke relevante, da slike opplysninger ikke behandles.

3. Det behandles:

• Identitet og tilknytning: navn, undervisningsenhet (klasse), skole, arbeidssted/organisatorisk tilknytning
• Kontakt/innlogging: e-post (der det inngår i FEIDE-attributter), bruker-ID/brukernavn, FEIDE-ID/attributter
• Bruksdata i faget: opplysninger som inngår i elevenes faglige arbeid i Skifteplan (for eksempel innhold i gjødselplan/plantevernjournal/KSL-dokumentasjon)
• Lokasjonsdata (valgfritt): posisjoner/”flagg” lagret i Skifteplan mobil (for eksempel jordprøvepunkter) Registrerte: elever og ansatte (inkl. lærere)

4. Tilgangsstyring via FEIDE. Databehandler autoriserer kun personell med tjenstlig behov. Elever og lærere får tilgang ved innlogging i FEIDE. Det er ikke tillatt å registrere unødvendige personopplysninger som privat e-post, postadresse eller telefon i Skifteplan web. Det er ikke identifisert overføring utenfor EØS. Behandlingen er vurdert til ikke å gi høy risiko; DPIA er derfor normalt ikke nødvendig.

5. Lagringstid er 5–10 år. Opplysninger på den enkelte driftseinhet kan slettes manuelt, for eksempel hver sommer og/eller når eleven slutter. Lærer kan slette eller be databehandler om sletting. Når FEIDE-tilgang opphører, kan brukeren ikke lenger logge inn; innhold må slettes etter rutine. Ved opphør av databehandleravtalen skal alle personopplysninger slettes uten ugrunnet opphold og senest innen 90 dager, og tilganger avvikles.

UDIR Kartleggingsverktøy i grunnleggende norsk

1. Kartleggingsverktøyet i grunnleggende norsk brukes av lærere for å finne ut hva slags norskopplæring minoritetsspråklige elever trenger, og når de er klare for ordinær opplæring. Personopplysninger samles inn fra elever og lærere i videregående skole, og registreres av skolens ansatte. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter, men behandles av TFK (Telemark fylkeskommune) med bistand fra leverandører som Knowit, Microsoft, og Utdanningsdirektoratet i deres rolle som databehandlere.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, opplæringsloven § 11-1 og § 6-5. Ingen særlige kategorier personopplysninger behandles.

3. Det behandles følgende opplysninger

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Morsmål, dkole og klasse
• Tidspunkt for ankomst Norge, språk eleven snakker og skriver
• Vurderinger og kartlegginger innen lesing, skriving, ordforråd, muntlig kommunikasjon, uttale
• Eventuelle fritekstopplysninger fra samtaleguider

4. Det er etablert tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang. Tilgang gis manuelt av skoleleder.

5. Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og i samsvar med gjeldende lovverk. Kartlegginger og tilhørende data som ikke har vært i bruk de siste tre år, slettes automatisk. Skoleeiere kan slette kartlegginger tidligere. Data i back-up lagres i 30 dager etter sletting. Logger knyttet til pålogging slettes etter 90 dager.

Vigo.no:

1. Benyttes for å søke skoleplass og læreplass.

2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter.

4. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.

5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo opplæring

1. Benyttes for å gi skoleplass og læreplass, samt best mulig opplæring

2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, tilhørighet til bedrifter, tilhørighet til prøvenemnder.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.

5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo Bedrift

1. Gir bedrifter og opplæringskontorer informasjon om søkere til læreplass, samt oversikt over kontrakter og prøver i egen bedrift.

2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, lærebedrifter, faglig ledere.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.

5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo OT

1. Benyttes til å registrere aktiviteten til ungdom mellom 16 og 21 år som har rett til videregående opplæring, men som ikke er i opplæring. Loggføring av samtaler og veiledning.

2. Opplæringslovens § 3-6 og forskrift til opplæringsloven kapittel 13.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger og skoleopplysninger som eleven selv gir.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i OT. Krever to-faktor pålogging.

5. Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden

Vigo Voksen og web fagkonsulent

1. Benyttes for å søke videregående opplæring, realkompetansevurdering og veiledning for voksne.

2. Benyttes også for å registrere veiledning, realkompetansevurdering, opplæring og karakterer.

3. Opplæringsloven § 4a-3 og 3-1 10. ledd, samt forskrift til opplæringsloven § 6-45 til §6-49.

4. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, utdanningsløp, praksis, sertifikater, annen erfaring og oppholdstillatelse. Tilbud kurs, start utdanning, avbrudd, fullført/ikke bestått, fullført del av løp, bestått sluttkompetanse.

5. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.

6. Det som registreres i Vigo voksen slettes ikke da det er arkivverdig.

Office 365

1. Brukes til innleveringer, underveisvurderinger, prosessarbeid, skylagring og samhandling (e-post, gruppe/chat/delingsportal), kommunikasjon elev/lærer/administrasjon.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.

3. Det den enkelte selv skriver inn.

4. Brukeridentifisering.

5. Brukerne blir automatisk deaktivert/slettet ved endt skolegang/avsluttet arbeidsforhold og styres av kildesystemene Extens/Visma InSchool (Kildesystem – elev) og Visma HRM (Kildesystem – ansatt)

Teams samskrivingsløsning

1. Benyttes for å oppfylle dine rettigheter til tilpasset opplæring og trygt skolemiljø.

2. Lovgrunnlag: Skolens plikt til å tilby alle elever i videregående skole tilpasset opplæring og trygt skolemiljø, se opplæringsloven kap. 11 og § 12-2 og §12-7.

3. Personopplysninger:

• Navn, skoletilknytning og utdanningsprogram.
• Eventuelle daterte observasjoner, informasjon og vurderinger av din atferd, helse og eventuelt andre faktorer - fra deg selv, dine foresatte eller ansatte. Kan inkludere særlige kategorier som helse, religion, seksuell legning e.l.
• Navn på foresatte som har mottatt relevant informasjon kan forekomme, og navn / initialer på ansatte kan bli registrert, ifm. observasjoner, ansvar, møtedeltagelse etc.
• Oppsummeringer av undersøkelser/ referater / samtaler, eller tilretteleggingstiltak for enkeltelever, som tiltak som følger fra en skolemiljøsak, hentet fra annen saksbehandling, kan bli registrert.

1. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Teams-rommet og individuelle mapper der dine opplysninger lagres er begge rollestyrte og tilgangsbegrenset, og sikret mot kopiering, utskrift o.l. Det logges når et dokument blir åpnet, redigert, eller forsøkt videresendt.

2. Sletterutiner: Årlig sletting hver sommer, etter at kontaktlærer har sørget for at eventuell arkivverdig informasjon er arkivert i fylkeskommunens saks- og arkivsystem, for bruk til oppfølging av dine rettigheter utenfor samskrivingsløsningen.

Visma InSchool

1. Benyttes til føring av fravær, karakterer, anmerkninger, underveis- og sluttvurdering, SMS-kommunikasjon med elev/foresatte.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, og § 3-39.

3. Navn, adresse, og øvrige personalia, vurderinger, karakterer, fravær, anmerkninger, fagkoder, fagstoff, innleveringer og prøver.

4. Det er ulike tilganger for lærerne, skolelederen og skoleeier. Krever to-faktor pålogging.

5. Opplysningene som oppbevares er arkivpliktige og kan ikke slettes. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.

Feide

1. Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning. Med Feide får brukerne en trygg og riktig tilgang til en rekke digitale tjenester med ett brukernavn og passord.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.

3. Navn, adresse, og øvrige personalia, skole/virksomhets-tilknytning, annen skole/organisasjons-informasjon, samtykke og hvilke tjenester man kan logge på. launchAll informasjon kan leses her: www.feide.no/innsyn

4. Lærerne logger inn på tjenestene som er tilknyttet Feide med to-faktor pålogging. Elevene har standard pålogging. Elever som ikke lenger har tilhørighet i Vestfold og Telemark fylkeskommune blir slettet fra Feidekatalogen første uken i august hvert år.

Visma Flyt PPT

1. Saksbehandlings- og journalføringssystem for PP-tjenesten

2. Kapittel 5 i opplæringsloven, spesifisert i § 5-3.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger, skoleopplysninger og utfordringer, foresatte og mulige opplysninger fra barnevernet. Krever samtykke fra elev eller verge.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i PP-tjenesten. Krever to-faktor pålogging.

5. Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden.

Privatistportalen (Visma)

1. Benyttes av privatister når de melder seg opp til eksamen.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-27 og § 3-47 og § 3-27 Og § 3-10.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fag, eksamensdag.

4. Brukere logger inn fødselsnummer og passord og betaler oppmeldingen ved sikker betaling.

5. Opplysninger om privatist-oppmelding, resultat m.m. er arkivpliktige og kan ikke slettes.

6. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv. Karakterene lagres i skoleadministrativt system.

PAS (Prøveadministrasjon-system), PGSA (Prøvegjennomføring-system) - Driftes av Utdanningsdirektoratet (www.udir.no)

1. Benyttes til gjennomføring av sentralgitte og lokalgitte skriftlige prøver og eksamener.

2. Forskrift til opplæringsloven § 3-27.

3. Kandidatnummer benyttes ved innlogging. Grunndata med navn m.m. sendes fra skoleadministrativt system til PAS.

4. Eksamensadministratorer har to-faktor pålogging. Eksamenskandidater logger inn ved bruk av kandidatnummer og passord.

5. Opplysningene behandles sentralt av Utdanningsdirektoratet. Karakterer hentes av det skoleadministrative systemet fra PAS.

MinElev

1. Utsendelse av brev m.m. til elev og foresatt.

2. Opplæringsloven § 3-1 og forskrift til opplæringsloven § 3-7, § 3-11, § 6-23.

3. Personopplysninger og lærerinformasjon hentes fra de andre fylkeskommunale systemene. I tillegg dokumenteres forhold som kommer opp i samtale med elev og som har betydning for tilrettelegging av opplæringen. Før dokumentasjon arkiveres gjøres det oppslag i Det norske folkeregister og Kontakt- og reservasjonsregister for å kvalitetssikre riktige personopplysninger.

4. Tilgangskontroll gjennom skoleadministrative systemer. Lærer har kun tilgang til elever som han/hun underviser. To-faktor pålogging via Feide. For MinElev elevmappe er det kun anledning til å logge seg på når lærer er tilkoblet fylkeskommunens nettverk.

5. Opplysningene arkiveres ikke i MinElev, men i fylkeskommunens sak- og arkivsystem. På den måten blir MinElev kun et visningsvindu av informasjon som kan settes sammen for å produsere dokumenter.

Snow License Manager

1. Skaffe en oversikt over bruk av programvare som behandler personopplysninger, universell utforming av ikt, krever lisensavtaler, informasjonssikkerhet (herunder tilgangsstyring, sikkerhetsoppdatering, m.m.).

2. Personopplysningsloven 6-1 c) nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Supplerende rettsgrunnlag. Pers.oppl.lov Interkontrollsystem for å ivareta informasjonssikkerhet og en forsvarlig behandling av personopplysninger iht. formålene for bruk av ulike digitale tjenester, f.eks. for å sikre behandling av personopplysninger i tjenester som brukes i opplæringen. Kommuneloven § 25-1 krav til internkontroll med administrasjonens virksomhet. Her Lovmessig forvaltningen av IKT-systemer.

3. Snow License Manager er et forvaltningssystem for IKT, som samler og sammenstiller data om utbredelse og bruk av installérbare applikasjoner og nettbaserte applikasjoner, på datamaskiner som eies og driftes av fylkeskommunen. Personopplysningene som behandles i Snow License Manager er navn, skole, gruppetilhørighet, og varighet for bruk av en applikasjon innenfor en gitt dag (f.eks. Office 365, 115 minutter, 1.6.2022). Det logges kun bruk og installasjon av forhåndsdefinerte applikasjoner.

4. Tilgang til Snow License Manager er begrenset til et utvalg ansatte med rolle som lisens- og sikkerhetsansvarlig. Systemet er sikret teknisk etter gjeldende bransjestandarder.

5. Alle innsamlede opplysninger lagres i Snow License Manager og slettes automatisk etter 90 dager. Opplysninger tatt ut for statistikkformål behandles iht. interne retningslinjer for digitale lagring.