Videregående

1. Formål

2. Lovgrunnlag

3. Personopplysninger

4. Sikkerhet

5. Sletterutiner

Bibliofil skolebibliotek

1. Benyttes for å gi elever, ansatte og andre med tilknytning til opplæring i fylkeskommunen tilgang til læremidler, bøker og andre medier (som eBøker/elydbøker). Elever logger på med FEIDE.

2. Skolens plikt til å tilby skolebibliotek etter opplæringslova § 15-5 og § 25

3. Personopplysninger:

• Informasjon om låner fra skolens administrative systemer (som navn, evt. klasse, kjønn, foretrukket språk, fødselsdato og kontaktopplysninger).
• Biblioteks- og låneinformasjon fra bruk av biblioteket (som aktive lån, reserveringer, bestillinger, meldinger, evt utestående beløp, opplysninger om evt adgang til biblioteket i ubetjent åpningstid, om du ønsker meldinger på e-post, SMS eller brev, lånegruppe (elev, ekstern låner osv osv), strekkode for lånekort, PIN/Passord, statistikk for hendelser (sperringer, purringer), logger mm).
• Fødselsnummer og informasjon om Nasjonalt lånekort (valgfritt).
• Interesseområder og huskelister som du selv legger inn.
• FEIDE-informasjon, informasjonskapsler og lokalt lager.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Men dersom du mister en lærebok og du er under 18 år sendes det et erstatningskrav til dine foresatte.

5. Bibliotekslogger slettes etter 7 dager. Hvert år, så lenge du har tilgang til skolebiblioteket, importeres informasjon om deg som låner inn i systemet. All annen informasjon slettes fra biblioteksystemet, unntatt opplysninger om utestående lån.

Skoleskyss

1. Benyttes for å oppfylle elevers rett til gratis skoleskyss

2. Skolens plikt til å tilby skolebibliotek etter opplæringslova § 28-7

3. Personopplysninger: Vi innhenter og lagrer opplysninger om navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, kontonummer, skole, reisehistorikk og eventuelle helseopplysninger som begrunner søknaden din. Opplysningene innhentes fra folkeregisteret, kontakt- og reservasjonsregisteret og fagsystemer knyttet til skoleskyss. I noen tilfeller mottas også informasjon pr brev, på e-post eller telefon.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene, men relevante/begrensede opplysninger utleveres til transportører som skal utføre skoleskyss, til leverandører av vårt busskortsystem, og til leverandør av skoleskyssløsningen.

5. Opplysninger behandlet for å oppfylle retten til skoleskyss arkiveres.

IT-support

1. Personopplysninger behandles når ansatte, elever, foresatte og andre IT-brukere henvender seg for å få hjelp med digitale tjenester og utstyr. Opplysningene brukes for å løse problemer, administrere utstyr, og føre oversikt og statistikk over henvendelser.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav:

• c) Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. GDPR art. 32 (gjelder henvendelser knyttet til informasjonssikkerhet)
• e) Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet (gjelder administrasjon av elev-PC, jf. opplæringsloven § 5-8 og opplæringsforskriften § 22-5). I tillegg skjer behandling av elev- og læreropplysninger i tråd med opplæringsloven §§ 1-1, 1-2 og 3-1 med forskrift, samt eventuelle særlover knyttet til offentlig forvaltning og rapportering.
• f) Nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser, hvor ulempen for den registrerte vurderes som liten, mens nytten kan være stor (gjelder andre henvendelser)

3. Opplysninger som kan behandles inkluderer:

1. Navn og kontaktinformasjon
2. Fødselsdato, arbeidssted, skole, klasse, bruker-ID
3. Meldingsinnhold/henvendelser, fritekst, logg over tidligere saker
4. For elever: utdannings- og klasseinformasjon, karakterer, fravær, tilretteleggingsbehov og (i enkelte tilfeller) helseopplysninger dersom det er relevant for spesialtiltak (disse behandles adskilt)
5. For foresatte: kontaktinformasjon og tilknytning til elev

4. Tilgangen til opplysningene er begrenset til autorisert IT-personell og andre med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger i support- og administrasjonssystemene lagres i inntil 5–10 år.

Foto og video i fylkeskommunen

1. Telemark fylkeskommune behandler bilder og video av ansatte, elever, politikere, folkevalgte og enkelte eksterne personer for å dokumentere og kommunisere fylkeskommunens virksomhet og samfunnsoppdrag. Bildene brukes som illustrasjoner i interne og eksterne kommunikasjonskanaler, i media, på adgangskort, i forbindelse med kulturminner og annen aktuell bruk. For kulturminner dokumenteres det i hovedsak bilder uten personopplysninger, men det kan forekomme bilder av personer (primært ansatte i arbeidssituasjon eller etter samtykke). Personopplysninger kan komme fra egne fotografer, eksterne fotografer, bildebyråer, Visit Telemark og andre bildebanker. Bilder kan deles med media og samarbeidspartnere etter samtykke.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke), c (rettslig forpliktelse, jf. arbeidsmiljøloven § 1-1 og GDPR art. 32), og e (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, jf. kommuneloven § 1-1 og personopplysningsloven § 8 om historisk verdi). Du kan når som helst trekke samtykket ved å kontakte oss som behandlingsansvarlige.. Merk at vi ikke trenger ansattes samtykke for bruk av bilde på adgangskort.

3. Det behandles bilder, video og lydopptak av personer, samt opplysninger knyttet til samtykke (navn, fødselsnummer, e-post og informasjon om hva det er samtykket til). Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger (sensitive opplysninger).

4. Tilgang til rådata (bildene) styres gjennom tilgangsstyring slik at kun personer med tjenstlig behov får tilgang. Bilder lagres på fylkeskommunens egne servere med løpende oppfølging av sikkerhet, og metadata brukes til å styre tilgang og beskytte bilder som krever spesiell håndtering. Våre ansatte er varsomme i bruk av bilder.

5. Bilder og personopplysninger oppbevares etter arkivloven, og kan lagres på ubestemt tid dersom de er arkivverdige. Sletting skjer etter behov og etter etablerte rutiner, blant annet ved gjennomgang av arkivverdige bilder minst hvert fjerde år.

Forsikringer - Person- og skadeforsikring

1. Formålet med behandlingen er å håndtere gruppeliv, reiseforsikringer, ulykkes- og yrkesskadeforsikringer for ansatte ved Telemark fylkeskommune (TFK) og Telemarkskanalen, samt ulike former for skadeforsikring.

2. Personopplysninger kommer fra våre administrative systemer og deles med forsikringsselskapene ved skadeinnmelding. Ved skadebehandling kan opplysninger på forespørsel fra forsikringsselskapet bli delt med offentlige instanser eller helseinstitusjoner. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale om forsikring som den registrerte er part i, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

3. Kategorier av personopplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, bankkontonummer og BankID for den som registrerer skaden i forsikringsportalen.

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte i HR-avdelingen med tjenestelig behov.

5. Personopplysninger oppbevares i samsvar med arkivloven

Varden UNG

1. I Varden UNG gis Hjalmar Johansen VGS et tilbud om et undervisningsopplegg fra Varden som omhandler demokrati og medborgerskap, med hovedvekt på ytring og forskjellene på redaktørstyrte og sosiale medier. I tillegg kan elevene få gratis tilgang til Varden. Abonnementet er frivillig, men som med alle abonnenter må du dele noen personopplysninger. For mer informasjon, se Vardens personvernerklæring: https://minside.varden.no/personverndetaljer

2. Behandlingen av personopplysninger utføres i allmennhetens interesse, i henhold til opplæringslovens § 1-3 og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) og e (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet). Dette gjelder primært behandlingen av navn og kontaktopplysninger for lærere og ansatte i Varden ifm. gjennomføring av samarbeidet.

3. Personopplysninger som behandles:

• Navn og kontaktopplysninger

4. Behandlingen innebærer at abonnerende elevers personopplysninger lagres hos Polaris Media og Schibsted (Vardens samarbeidspartner) så lenge eleven har et abonnement. Ved utløp av abonnement lagres opplysninger i 13 måneder før de slettes automatisk. Elever kan når som helst anmode om sletting av sine opplysninger. Polaris Media og Schibsted er behandlingsansvarlig for abonnementsdelen av Varden UNG.

5. Opplysninger slettes automatisk 13 måneder etter utløp av abonnement, eller tidligere dersom eleven anmoder om sletting.

Rapportering til andre systemer og myndigheter i forbindelse med inntak til videregående opplæring m.m.

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med inntak til videregående opplæring og for å rapportere nødvendig informasjon til andre systemer og offentlige myndigheter. Opplysningene lagres i Vigo og brukes av ulike avdelinger i fylkeskommunen, samt deles med eksterne virksomheter som Statens Lånekasse, andre fylkeskommuner, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi), Utdanningsdirektoratet (UDIR), Utlendingsdirektoratet (UDI), Forsvaret og Statistisk sentralbyrå (SSB). Eksempler på deling: karakterer og vitnemål sendes til Lånekassen, elevdata rapporteres til SSB og UDIR, og fakturainformasjon sendes til andre fylkeskommuner. Opplysningene brukes for å sikre korrekt saksbehandling, finansiering, rapportering og oppfølging av lovpålagte oppgaver.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet). For enkelte rapporteringer gjelder også særlover, for eksempel:

• Forskrift om behandling av personopplysninger i Lånekassen (for utlevering til Lånekassen)
• Utlendingsloven (for kartlegging av minoritetsspråklige til IMDi/UDI)
• Opplæringsloven § 28-2 (for rapportering om gjesteelever mellom fylker)

3. Det behandles følgende opplysninger (like opplysninger sendes til ulike instanser):

• Navn, e-post
• Fødselsnummer, D-nummer
• Skole og klasse, Fag- og utdanningsprogram
• Utdannings- og skolehistorikk, Vitnemål
• Fag- og svenneprøver, kompetansebevis
• Karakterer, fravær, oppmøte
• Kontrakter og avtaler

4. Det er etablert tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang til personopplysningene.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivloven. Excel-filer som brukes til midlertidig behandling slettes ca. 1 år etter at de ikke lenger trengs.

Inntakskjøring og overføring i videregående opplæring (omfatter ikke søknadsprosessen)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å gjennomføre inntak av elever til videregående opplæring. Personopplysningene hentes inn fra søkere til videregående skole, og overføres til skolens systemer. Data brukes kun internt og deles ikke med uvedkommende.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), samt opplæringsloven § 5-1, § 25-1 og tilhørende forskrifter.

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Skole- og utdanningshistorikk, karakterer

4. Det benyttes tilgangsstyring slik at bare ansatte med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter reglene i arkivloven og oppbevares på ubestemt tid der det er påkrevd. Midlertidige inntaksopplysninger slettes etter overføring til elevsystemet for å forberede neste års inntak.

Søknader til videregående opplæring i Telemark fylkeskommune

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å håndtere søknader til videregående opplæring. Vi innhenter og vurderer dokumentasjon (som vitnemål, legeerklæringer og sakkyndige vurderinger) for å sikre riktig inntak og oppfølging. Opplysningene kommer fra søkere selv, foresatte, skoler, kommuner og eventuelle hjelpeinstanser. Opplysninger om ønsker og status på søknad kan deles med kommuner i Telemark, samt brukes til nødvendig kommunikasjon med søkere og deres foresatte.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser). Aktuelle lover er opplæringsloven § 25-1 og opplæringsforskriften kapittel 4.

3. Vi behandler blant annet:

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Skole- og utdanningshistorikk
• Individuelle opplæringsplaner, dokumentasjon på spesielle behov

4. Opplysningene lagres i systemer med tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang. Vi oppfordrer hjelpeinstanser til å sladde opplysninger som ikke er relevante.

5. Personopplysningene lagres etter reglene i arkivloven. Hvert år slettes oversikter over avgangselever og søknader i Vigo, og duplikater av dokumentasjon ryddes av arkivarer. Øvrige opplysninger kan beholdes på ubestemt tid for å vareta de registrertes rettigheter etter arkiv-/opplæringslova.

Innhenting av personopplysninger og resultater fra skolene

1. Telemark fylkeskommune innhenter personopplysninger om elever fra grunnskoler og videregående skoler i Telemark for å få nødvendige opplysninger for behandling av søknader og kjøring av inntak. Opplysningene mottas hovedsakelig fra Visma InSchool og andre skoleadministrative system via Vigo Skole, samt manuelle lister. Data deles med eksterne behandlingsansvarlige som Utdanningsdirektoratet (UDIR), Statistisk sentralbyrå (SSB) og kommuner i Telemark når det er nødvendig for lovpålagte oppgaver og statistikk.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt opplæringsloven § 5-1.

3. Vi behandler navn, fødselsnummer, utdanningshistorikk og annen informasjon som er nødvendig for å administrere skolegangen til elever.

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Skoler påminnes om ikke å sende filer med personopplysninger på e-post.

5. Filer fra grunnskolene som overføres via Vigo Skole slettes derfra før neste termin/overføring, og opplysningene lagres kun i Vigo Opplæring. Personopplysningene lagres ellers i henhold til arkivloven.

Søke skole

1. Når du søker videregående opplæring i Telemark fylkeskommune, registreres dine opplysninger for å behandle søknaden og sikre riktig inntak til skole. Opplysningene samles inn fra deg som søker via Vigo Web (vigo.no) og tilhørende skjemaer og dokumentasjon fra skjemaer og eDialog. Rådgivere på avgiverskoler kan følge opp egne elevers søknader gjennom Vigo Skole. Personopplysninger deles med relevante databehandlere (ACOS, Novari, IST, Tieto Norway AS) og med andre behandlingsansvarlige (bl.a. kommuner i Telemark) når det er nødvendig for saksbehandling.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke), c (rettslig forpliktelse) og e (offentlig myndighetsutøvelse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav a (samtykke til særlige kategorier). Spesielt gjelder opplæringsloven §§ 5-1 og 25-1 for behandling av personopplysninger i forbindelse med skoleinntak. I enkelte sammenhenger innhentes ditt samtykke til å behandle særlige kategorier opplysninger..

3.Vi behandler opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer/D-nummer
• Skolehistorikk, karakterer
• Individuelle opplæringsplaner
• Fravær, fagvalg, språk, morsmål
• Kommune

I noen tilfeller behandles også særlige kategorier som helseopplysninger (for eksempel legeerklæring der det er nødvendig).

4. Dine opplysninger er beskyttet med tilgangsstyring, to-trinns innlogging (ID-porten) og egne tilgangsgrupper i systemene. Bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivlova..

Lærekontrakter og fagopplæring

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med opprettelse, saksbehandling og godkjenning av lærekontrakter, opplæringskontrakter og modulstrukturert opplæring for voksne. Opplysningene kommer fra søknader fra elever, lærlinger, lærekandidater, praksisbrevkandidater og lærebedrifter samarbeidsorgan (opplæringskontor). Det blir utvekslet data med Skatteetaten, Statens Lånekasse, Utdanningsdirektoratet, SSB, lærebedrifter/opplæringskontor og andre fylkeskommuner. Formålet er å sikre at kontrakter behandles i henhold til gjeldende regelverk.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale) og e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), jf. opplæringsloven §§ 7-2, 7-3, 18-3, 18-4. For behandling av helseopplysninger og andre særlige kategorier personopplysninger, benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser), jf. opplæringsloven § 25-1.

3. Ordinære opplysninger: navn og kontaktopplysninger, fødselsdato, fødselsnummer, D-nummer, arbeidssted, kommune, stilling og ansettelsesforhold, utdannings- og skoleinformasjon, karakterer, fravær, vurderinger, individuelle opplæringsplaner, kontrakter, signatur (inkl. elektronisk), CV, attester, mm.

Særlige kategorier: helseopplysninger som legeerklæring, diagnoser, sykefravær og allergier.

Registrerte grupper er lærlinger, praksisbrevkandidater, lærekandidater, elever, privatister, søkere til utdanning, ansatte i bedrifter.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang til opplysningene.

5. Personopplysninger som inngår i godkjente lærekontrakter og saksbehandling lagres i henhold til arkivloven og bevares på ubestemt tid. Opplysninger på kontrakter som er påbegynt, men ikke godkjennes eller inngås, slettes rutinemessig.

Oppmelding til fag-/svenne-/kompetanseprøve

1. Vi behandler personopplysninger for å kontrollere at vilkårene for å gå opp til fag-/svenne-/kompetanseprøve er oppfylt, og for å gjennomføre oppmelding til riktig prøvenemnd. Opplysningene kommer fra lærebedrifter, opplæringskontor, videregående skoler og kandidater selv, og deles med aktuelle prøvenemnder, lærebedrifter/opplæringskontor, videregående skoler, kandidater og offentlige myndigheter (SSB og Udir for statistikkformål).

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c – nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler behandlingsansvarlig. Aktuelle bestemmelser finnes i opplæringsloven med forskrifter.

3. Vi behandler opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole- og arbeidssted,
• Karakterer, utdanningshistorikk, fag
• Ansettelsesforhold
• Individuelle opplæringsplaner, tilretteleggingsbehov
• Eventuelle merknader som er nødvendige for saksbehandlingen

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte som har tjenstlig behov. Personopplysningene behandles unntatt offentlighet.

5. Personopplysningene lagres i henhold til arkivloven.

Tilskudd til lærebedrifter (ordinært)

1. Tilskuddsordningen for lærebedrifter administreres av Telemark fylkeskommune. Formålet er å gi godkjente lærebedrifter økonomisk tilskudd for opplæring av lærlinger og lærekandidater, i henhold til opplæringsloven § 7-8. Personopplysninger kommer hovedsakelig fra lærebedrifter, opplæringskontor og interne systemer, og deles med lærebedrifter og samarbeidsorgan for lærebedrifter (opplæringskontor).

2. Personopplysningene behandles etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Det vises til opplæringsloven § 7-8: "Tilskot til lærebedrifter."

3. Det behandles ordinære personopplysninger, inkludert:

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Arbeidssted
• Lærebedriftens/samarbeidsorgans bankkontonummer
• Stilling, utdanningsprogram
• Vurderinger, fravær
• Kontrakter
• Annen relevant informasjon om ansatte, lærlinger og lærekandidater Det behandles ikke særlige kategorier (sensitive) personopplysninger.

4. Det er gjennomført tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene i aktuelle systemer.

5. Personopplysninger lagres etter arkivloven og tilhørende regelverk. Data i arkivsystemet slettes etter gjeldende bestemmelser. I VIGO lagres opplysninger på ubestemt tid grunnet dokumentasjonskrav for rettigheter.

Videregående opplæring for voksne – Inntakskontor

1. Videregående opplæring for voksne – Inntakskontoret behandler personopplysninger for å administrere inntak, realkompetansevurdering, opplæring og dokumentasjon for voksne søkere til videregående opplæring i Telemark. Opplysninger samles inn hovedsakelig fra søkerne selv.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og e (offentlig myndighet/allmennhetens interesse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser) for særskilte kategorier. Aktuelle rettsgrunnlag er opplæringsloven kapittel 18 og 19 med tilhørende forskrift.

3. Vi kan behandleopplysninger for søkere (voksne), elever, lærere/ansatte, foresatte og eksterne vikarer:

• Navn, fødselsnummer og kontaktopplysninger
• Fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, vitnemål og kompetansebevis, språk, nasjonalitet, arbeidserfaring og eventuell dokumentasjon på oppholdstillatelse.
• Særlige kategorier: Helseopplysninger, eventuelt om politiattest kan forevises (for eksempel behov for tilrettelegging, eller om søker kan utøve utdannelsen de søker på).

4. Det er implementert tilgangsstyring og tekniske tiltak for å sikre at kun autoriserte personer får tilgang til personopplysningene.

5. Personopplysninger lagres i henhold til arkivloven, eller slettes når det ikke lenger er behov for dem.

Individuelt tilrettelagt opplæring: elevoppfølging ved SMI-skolen

1. Behandlingen gjelder elever ved SMI-skolen som får individuelt tilrettelagt opplæring (ITO). Dette innebærer blant annet å gjennomføre møter med ulike aktører (barnevern, helse, hjemskole), utarbeide og følge opp individuell opplæringsplan (IOP), og evaluere elevens utvikling. Personopplysningene kan etter behov hentes fra og deles med blant annet kommuner, barnevernsinstitusjoner, helseinstitusjoner, politiet, og tidligere eller nåværende skoler.

2. Opplysningene behandles etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet), samt opplæringsloven §§ 25-1, 11-6, 11-7, 28-3 og 28-4. Særlige kategorier (for eksempel helseopplysninger) behandles etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser etter nasjonal rett).

3. Vi behandler opplysninger som:

• Elever, foresatte og andre parter: navn, kontaktinformasjon
• Elev: fødselsnummer, skole-/utdanningshistorikk, karakterer, vurderinger, fravær, oppmøtetid, logger/eventuelt journal, bekymringsmeldinger, IOP, sakkyndige vurderinger, kommunikasjon med hjem/skole
• Særlige kategorier: helseopplysninger (diagnoser, legeerklæringer, henvisninger mm), opplysninger om etnisitet, religion, seksuell orientering, og eventuelt politiattest/opplysninger om lovbrudd

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer med tjenstlig behov. Tilganger administreres manuelt av ansvarlig leder.

5. Personopplysninger lagres og arkiveres etter arkivloven.

Oppfølgingstjenesten

1. Oppfølgingstjenesten arbeider med å gi oversikt over ungdom uten skole- eller læreplass og tilby råd, veiledning og oppfølging for å få dem tilbake i videregående opplæring. Dette inkluderer dokumentasjon av arbeid med enkeltindivider, handlingsplaner, statusnotater og sluttskrivinger. Opplysningene kommer fra skolens administrative systemer, ungdommene selv, eventuelt fra foresatte, skoler, NAV, helsevesen, politi og barnevern. Opplysningene kan deles med NAV, ungdomsskoler og andre relevante aktører, med samtykke fra ungdommene.

2. Behandlingen er basert på personvernforordningen (GDPR) artikkel 6: nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c) og samtykke fra den registrerte (art. 6 nr. 1 bokstav a). For særlige kategorier personopplysninger er behandlingen basert på uttrykkelig samtykke (art. 9 nr. 2 bokstav a) og nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser (art. 9 nr. 2 bokstav g). Aktuelle hjemler er opplæringsloven § 9-4 og forskrift om oppfølgingstjenesten § 13 B (5).

3. Vi kan behandle:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Kommune, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram
• Utdanningshistorikk, vitnemål, karakterer, fravær, morsmål
• Vurderinger, individuelle opplæringsplaner
• Sakkyndig vurdering, spesielle behov/tilrettelegginger
• Lære-/praksisbedrift
• Kontrakter
• Helseopplysninger (diagnoser, legeerklæringer, navn på behandler/klinikk)
• Politiattester/opplysninger om lovbrudd

4. Tilgangsstyring sikrer at bare personer med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Ansatte har taushetsplikt.

5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven.

Tiltak for enkeltelever

1. Personopplysninger brukes for at PPT skal kunne vurdere og foreslå tiltak for enkeltelever etter opplæringsloven, gjennom sakkyndige vurderinger (som eleven må samtykke til) som grunnlag for vedtak om særskilt tilrettelegging. Det er fylkeskommunen som eventuelt fatter vedtak. Ulike virksomheter – for eksempel skoler, kommuner, NAV, barnevern, sykehus og andre fylkeskommuner – kan overføre eller motta relevante opplysninger etter behov.

2. Ordinære personopplysninger behandles på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller som ledd i utøvelse av offentlig myndighet), jf. opplæringsloven § 11-6, § 11-7 og § 25-1. Særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger) behandles etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser etter nasjonal rett).

3. Ordinære opplysninger om elev, foresatte og andre involverte:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole- og utdanningshistorikk, karakterer, fravær
• Vurderinger, sakkyndige uttalelser mv.
• Klasse/fag

Særlige kategorier om elev:

• Helseopplysninger (diagnoser, legeerklæringer)
• Opplysninger om atferd, tilretteleggingsbehov
• Eventuelt andre særlige kategorier personopplysninger, men bare dersom relevant

4. Tilgangsstyringen er streng, med pålogging via BankID, og bare medarbeidere med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter krav i arkivloven.

ELEVPC-AVTALE (JOTNE)

1. Digital utfylling og elektronisk signering av elev-PC-avtale, samt administrasjon av leie/lån av opplæringsmateriell. Opplysninger oppgis av elev/foresatt i elektronisk skjema med innlogging med BankID. Elevopplysninger hentes også fra Visma InSchool. Kontaktdata kan hentes fra Skatteetatens Kontakt- og reservasjonsregister (KRR). Betalingsinformasjon deles med bank via økonomisystemet hvis aktuelt. Se mer informasjon om elevPC.

2. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse/utøve offentlig myndighet), jf. opplæringsloven § 11-5 og § 17-1 fjerde ledd.

3.Vi kan behandle:

• Elev: navn og kontaktopplysninger, fødselsnummer/D-nummer, skole og klasse, utdannings-/skolehistorikk, bruker-ID/Feide-attributter, logger
• Foresatt/verge (elever under 18 år): navn, kontaktopplysninger (adresse, telefon, e-post), dato, signatur og opplysninger knyttet til MinID eller BankID ved pålogging og avtaleinngåelse

4. Tilgang er rolle- og behovsstyrt; elev/foresatt logger inn med BankID i skjema. Signerte avtaler journalføres til elevmapper som er tilgangsstyrt.

5. Opplysningene oppbevares etter arkivlove, jf. rettigheter til utdanning. Avtaler bevares i tråd med arkivloven (signerte avtaler arkiveres i elevmappe).

Samtaleroboten Hugin (KI-tjeneste)

1. Telemark fylkeskommune benytter samtaleroboten Hugin som en KI-tjeneste for å støtte læring i videregående opplæring og utdanning, samt å bistå fylkeskommunens ansatte i ulike oppgaver. Personopplysninger kommer fra elever, ansatte og politikere i fylkeskommunen og deles ikke med eksterne behandlingsansvarlige. Hugin kombinerer en sikrere tilgang til ChatGPT med pålitelig innhold fra autoritative kilder.

2. Behandlingen av personopplysninger er basert på personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som TFK er pålagt, i tråd med opplæringsloven § 1-3 og retningslinjer fra KS og KD.

3. Kategoriene av registrerte inkluderer ansatte, elever, barn (under 18 år), og politikere. Følgende kan behandles:

• Navn, skole og klasse
• Bruker-ID/brukernavn
• Eventuelle selvidentifiserende opplysninger

4. Vi benytter sikkerhetstiltak som tilgangsstyring for å sikre at bare de med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Input til eksterne KI-løsninger er anonymisert, og vi bruker ikke opplysningene til ytterligere KI-læring.

5. Personopplysninger oppbevares mindre enn ett år, med spesifikke data som slettes etter 30 dager i henhold til avtaler med OpenAI.

NDLA Oppgavefellesskapet

1. Behandlingen av personopplysninger skjer i forbindelse med å utvikle, dele og bruke digitale læringsressurser i videregående opplæring. Målet er å produsere, anskaffe og gjøre læringsmidler fritt tilgjengelige for elever, lærere og andre brukere som del av fylkeskommunens lovpålagte ansvar. Personopplysningene kommer primært fra brukerne selv, ofte via FEIDE-innlogging. Det er inngått en avtale om felles behandlingsansvar for tjenesten minNDLA.

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringslova § 1-3.

3. Vi behandler vanlige personopplysninger som FEIDE-ID (brukernavn og identifikatorer) og tilhørende attributter, samt andre relevante opplysninger som kreves for utvikling og bruk av ressursene. Kategoriene av registrerte er hovedsakelig elever, lærere og ansatte, eventuelt andre som bruker ressursene. For flere detaljer se: https://ndla.no/article/personvernerklaering.

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov gjennom tilgangsstyring.

5. Personopplysninger kan bli oppbevart så lenge brukeren har en aktiv brukerkonto.

Fravær, orden og oppførsel

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å registrere og følge opp elevers fravær, orden og oppførsel i videregående skole. Dette inkluderer oppmøteregistrering, fravær, anmerkninger og elevsøknader om fratrekk på vitnemål. Opplysningene samles inn fra elever, lærere og skolen og behandles i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS). Opplysningene deles ikke med eksterne utenom nødvendige offentlige myndigheter i lovpålagte tilfeller.

2. Behandlingen skjer som del av skolens lovpålagte ansvar, med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e (allmennhetens interesse/offentlig myndighetsutøvelse) og forskrift til opplæringslova. Behandling av helseopplysninger (for eksempel legeerklæring ved fravær) følger GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g (viktig allmenn interesse).

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole, klasse, undervisnings- og lærertilknytning
• Oppmøte, fravær, fraværskode, dato og tidspunkt
• Begrunnelse og dokumentasjon for fravær (kan inkludere legeerklæring)
• Orden- og oppførselsanmerkninger, tidspunkt og beskrivelse
• Søknader om fratrekk, fri tekst og bakgrunn (kan inneholde helseopplysninger) Det behandles både vanlige og helseopplysninger.

4. Kun personer med tjenstlig behov får tilgang, fordelt på rolle og arbeidsoppgaver, og tilgangen styres gjennom egne tilgangsgrupper. Pålogging skjer med Feide 2.0 (evt. ID-porten) med tofaktorautentisering. Åpning av vedlegg krever ekstra innlogging (for eksempel BankID).

5. Opplysninger lagres etter kravene i arkivloven.

Søknad om fritak

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å håndtere elevers søknad om fritak fra vurdering eller fag, for eksempel fritak fra vurdering i kroppsøving eller sidemål, samt tidligere beståtte fag. Opplysningene kommer hovedsakelig fra eleven (med vedlegg via digitalt skjema) og eventuelt rådgiver, og behandles i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS). Opplysningene deles ikke med eksterne utenom de som trenger tilgang i saksbehandlingen.

2. Behandlingen skjer ut fra rettslige forpliktelser og for å utøve offentlig myndighet i henhold til opplæringslova og forskrift til opplæringslova, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e. Behandling av helseopplysninger skjer i henhold til GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g – viktig allmenn interesse.

3. Følgende opplysninger kan behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer/D-nummer
• Skole, klasse, utdannings- og skolehistorikk
• Karakterer, vitnemål og kompetansebevis
• Type søknad, slutt- og startdato, begrunnelse, vedlegg
• Fritekstfelt der eleven selv forklarer grunnlaget for søknaden
• Dersom det er aktuelt: helseopplysninger og legeerklæring i søknad/vedlegg

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang, styrt via egne tilgangsgrupper. Skolen tildeler riktige roller. Pålogging skjer med Feide 2.0 eller ID-porten med tofaktorautentisering, og åpning av vedlegg/dokumenter krever ekstra pålogging med BankID eller ID-porten.

5. Opplysningene oppbevares i tråd med Arkivloven.

Kommunikasjon (sms og internmelding)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å sikre effektiv og sikker kommunikasjon mellom elever, foresatte, privatister, sensorer, eksamensvakter og ansatte i videregående skole, blant annet via sms og internmelding gjennom Visma InSchool. Opplysningene hentes fra skolens systemer, Kontakt- og reservasjonsregisteret og Folkeregisteret, samt fra eleven selv. Personopplysningene behandles av NOVARI IKS (databehandler) og Telenor (for sms). I enkelte tilfeller benyttes digitalt skjema. Opplysningene deles ikke videre med andre eksterne, men hvis elev over 18 år har samtykket, kan opplysninger deles med foresatte.

2. Behandlingen skjer med utgangspunkt i samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a), og i noen tilfeller som ledd i utføring av offentlig myndighet eller arbeidsrettslige forpliktelser (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og f). For eventuelle særlige opplysninger (for eksempel helse), kreves det særskilt samtykke (GDPR art. 9 nr. 2 bokstav a og b).

3. Følgende kategorier behandles i forbindelse med kommunikasjon:

• Navn på avsender og mottaker
• Mobilnummer og e-post
• Meldingstekst og eventuelle svar fra mottaker
• Fritekstfelt (innhold i meldinger)
• Det behandles normalt ikke sensitive personopplysninger, men det kan forekomme helseopplysninger i meldinger dersom den enkelte selv oppgir dette.

4. Kun personer med tjenstlig behov har tilgang, styrt med egne tilgangsgrupper. Pålogging skjer via Feide 2.0 eller ID-porten med tofaktorpålogging. Åpning av vedlegg/dokumentasjon krever ekstra innlogging.

5. Kommunikasjonsdata og meldinger oppbevares etter arkivloven.

Foresatte

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger om foresatte for å oppfylle lovpålagt samarbeid mellom skole og foreldre/foresatte for elever under 18 år. Informasjonen kommer fra Det nasjonale folkeregisteret (Freg/Skatteetaten), Digitaliseringsdirektoratet (KRR), skolen og direkte fra foresatte. Opplysningene behandles i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS) og brukes for tilgang til foresatte-portalen, varsling og oppfølging av elevens skolegang.

2. Behandlingen skjer for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse og utøvelse av offentlig myndighet etter opplæringsloven, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e, samt § 3-8 og § 20-4 i forskrift til opplæringslova.

3. Følgende opplysninger om foresatte og elev behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Relasjon til eleven
• Behov for tolk
• Skole, klasse og kommune
• Elevens navn, kontaktinformasjon, faghistorikk og karakterer, timeplan, klasse/fag, undervisningsgruppetilknytning, bilde, slutt- og startdato
• Det behandles ikke sensitive personopplysninger eller helseopplysninger i denne prosessen.

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov, styrt gjennom egne rolle- og tilgangsgrupper. Pålogging skjer med Feide 2.0/ID-porten og tofaktorautentisering. Foresatte logger inn med ID-porten.

5. Personopplysningene om foresatte lagres ca. 1–2 år, eller så lenge det er nødvendig for å følge opp samarbeidet.

VO-inntak (Voksenopplæring)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å gjennomføre VO-inntak (voksenopplæring). Formålet er å motta og behandle søknader fra voksne søkere, fatte vedtak om rett til opplæring, planlegge og tilrettelegge opplæringsløp, gjennomføre realkompetansevurdering, dokumentere utdanning, samt gi karriereveiledning og informasjon om rettigheter. Opplysningene hentes direkte fra søkerne via VO-portalen InSchool og fra skolen. Opplysningene deles kun med systemleverandørene NOVARI IKS (Visma InSchool) og Vigo IKS som drifter systemene på vegne av fylkeskommunen.

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e. Det rettslige grunnlaget finnes i opplæringslova § 4A-3 om rett til videregående opplæring for voksne, samt aktuelle bestemmelser i forskrift til opplæringslova § 6-46 og § 6-47.

3. Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger om søkere:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, kjønn og morsmål
• Skole- og utdanningshistorikk, vitnemål, attester, karakterer
• Planlagt og gjennomført opplæringsløp, slutt-/startdato for opplæring, praksis
• Opplysninger om behov for tilrettelegging og eventuelle ønsker om veiledning Det behandles normalt ikke særlige kategorier av personopplysninger (som helseopplysninger).

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov gjennom egne tilgangsgrupper. Pålogging skjer via Feide 2.0 med tofaktorautentisering (ID-porten). Systemet har egne rutiner for tilgangsstyring både for ansatte og elever, og åpning av dokumenter krever ekstra godkjenning.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivlova.

TFK Fagdokumentasjon

1.Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å produsere kompetansebevis og vitnemål til elever, privatister, studenter, lærlinger og ansatte. Opplysningene hentes inn via Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS) og kan deles med Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse gjennom Nasjonal Vitnemålsdatabase (NVB) og Prøveadministrasjonssystemet (PAS).

2. Behandlingen er basert på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), samt forskrifter til opplæringslova §§ 3-39, 3-40, 3-43 og 3-44.

3.Behandlingen inkluderer:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk
• Vitnemål, karakterer, fravær og oppmøte

4. Vi sikrer personopplysninger ved hjelp av tilgangsstyring og sikker pålogging via Feide 2.0 og ID-porten med tofaktorpålogging for ansatte, elever og foresatte.

5. Personopplysningene oppbevares i samsvar med arkivloven.

Omvalg og endring av elevstatus

1. Behandlingen av personopplysninger skjer for å vurdere og følge opp elever som ønsker å gjøre omvalg eller endre sin status i skolegangen. Opplysninger om foresatte, elever, ansatte og andre relevante parter samles inn fra de registrerte og behandles i forbindelse med skolens oppfølgings- og rådgivingsprosesser. Personopplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e om utføring av oppgaver i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, samt opplæringsloven § 5-5 og kapittel 11.

3. Det behandles følgendekategorier opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• BankID
• Fødselsnummer
• Signatur (inkludert elektronisk signatur)
• Kommune, arbeidssted,opplysninger om foresatte
• Skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk
• Fravær og oppmøte, andre relevante opplysninger

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares i henhold til arkivloven.

Takke nei til tilbud om særskilt språkopplæring

1. Personopplysninger samles inn når elever i videregående opplæring takker nei til tilbud om særskilt språkopplæring, jf. opplæringslova § 6-5. Opplysningene samles inn via et elektronisk skjema og lagres i elevens arkivmappe. Formålet er å dokumentere elevens valg og sikre mulighet for eventuell ny vurdering senere. Opplysningene deles ikke med andre virksomheter eller eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. opplæringslova § 6-5.

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skole og klasse
• At eleven har takket nei til særskilt språkopplæring og at dette kan vurderes på nytt senere

4. Tilgangen til personopplysningene er tilgangsstyrt, slik at kun personer med tjenstlig behov får innsyn. Elektronisk innlogging i digitalt skjema skjer med BankID.

5. Personopplysningene oppbevares etter reglene i arkivloven.

Rapportering

1. Telemark fylkeskommune bruker rapportverktøy for å hente ut og analysere elevdata, slik at skolen og fylket kan følge opp grupperinger av elever, se på fravær, karakterer, spesialundervisning og lignende. Dataene hentes fra Visma InSchool, og rapporter kan bli delt med offentlige myndigheter som Utdanningsdirektoratet, Altinn, HK-dir, Statens lånekasse og Telemark fylkeskommune. Det er ingen kommersielle aktører som får tilgang.

2. Behandlingen skjer for å utføre lovpålagte oppgaver og offentlig myndighetsutøvelse etter opplæringsloven, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og opplæringslova § 13-10.

3.Rapporter omfatter vanlige personopplysninger, blant annet:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer/D-nummer
• Morsmål, dkole, klasse, fag- og utdanningsprogram
• Utdannings- og skolehistorikk, vitnemål, karakterer, fravær og tilstedeværelse
• Opplysninger om skoleforhold, som orden, atferd, spesialundervisning, lærested Det behandles ikke sensitive (særlige kategorier) eller helseopplysninger i denne sammenhengen.

4. Kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang gjennom egne tilgangsgrupper og rollebasert styring. Pålogging skjer med Feide 2.0/ID-porten og tofaktorpålogging.

5. Rapportdata lagres og arkiveres i henhold til arkivloven.

Overføring av inntak

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å administrere inntak til videregående skole. Dette innebærer import av elevdata fra Vigo til Visma InSchool (VIS), manuell registrering av elever, og håndtering av ventelister for å sikre elevers rett til skoleplass. Opplysningene hentes fra Vigo og eleven selv, og behandles i VIS (databehandler: NOVARI IKS). Anonymiserte data kan deles med SSB, utdanningsmyndigheter, Statens Lånekasse og andre relevante offentlige aktører etter lovpålagte krav.

2. Behandlingen skjer for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller som ledd i offentlig myndighetsutøvelse, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e, og opplæringslova § 3-1, § 4A-3 og tilhørende forskrift.

3. Det behandles ikke særlige kategorier (sensitive) personopplysninger i denne prosessen, men vi behandler:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Skolehistorikk, slutt- og startdato, fag- og utdanningsprogram
• Karakterer

4. Bare personer med tjenstlig behov får tilgang, og kun skoleeier (to personer) har tilgang til å håndtere selve overføringsprosessen. Tilgang er styrt med roller, og pålogging skjer via Feide 2.0/ID-porten med tofaktorgodkjenning. Åpning av dokumentasjon krever ekstra innlogging.

5. Opplysningene lagres i henhold til arkivlova.

Elev- og fagsamtaler

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å gjennomføre og dokumentere elevsamtaler og fagsamtaler, som er en del av underveisvurderingen for elever i videregående skole. Informasjonen samles inn fra elev, kontaktlærer og faglærer, og lagres i Visma InSchool (databehandler: NOVARI IKS). Opplysningene deles ikke med eksterne, kun kontaktlærer eller faglærer har tilgang til samtalene de selv har gjennomført.

2. Behandlingen skjer for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse og som ledd i offentlig myndighetsutøvelse, jf. personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e, samt forskrift til opplæringslova §§ 3-7, 3-10 og 3-11 om elevsamtaler og underveisvurdering.

3. Det behandles følgende opplysninger:

• Navn
• Skole og klasse, undervisningsgruppe- og lærertilknytning
• Faglig tilbakemelding (med/uten karakter)
• Vurderinger og kartlegginger
• Informasjon om orden, atferd, sosial utvikling, elevens aktivitet
• Kommunikasjon mellom skole og hjem

4. Kun personer med tjenstlig behov har tilgang, styrt gjennom tilgangsgrupper og roller. Faglærere har kun tilgang til egne fagsamtaler, og kontaktlærere til elevsamtaler for egen klasse. Pålogging skjer med Feide 2.0/ID-porten med tofaktorpålogging, og åpning av dokumentasjon/vedlegg krever ekstra innlogging.

5. Opplysningene lagres etter reglene i arkivloven.

Qlik – Rapportering og monitorering av elevdata

1. Qlik Cloud er et rapporteringsverktøy som henter data fra Vigo for å gi en oversikt over elevenes resultater ved de videregående skolene. Formålet er å rapportere og vurdere skolens resultatutvikling, herunder fullførte og beståtte kurs, karakterer, og fravær. Opplysningene hentes fra Vigo og lagres sikkert hos Novari IKS, men deles ikke med eksterne parter.

2. Behandlingen av elevdata er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, hvor det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt opplæringslova §§ 17-12 og 25-1. Helseopplysninger behandles under GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, knyttet til viktige allmenne interesser.

3. Det kan behandles:

• Navn
• Elevers fødselsnummer/D-nummer
• Språk, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk
• Morsmål
• Karakterer, fravær
• Om eleven har individuell opplæringsplan
• Om eleven mottar arbeids- og hverdagslivstrening

4. Kun de med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.

5. Rapportene er tilgjengelige i maks 7 år.

Smart Vurdering – Vurderingsverktøy

1. Smart vurdering er et digitalt vurderingsverktøy knyttet til læreverket Multi, og gir lærere umiddelbar oversikt over elevenes og klassens resultater. Formålet er å gi detaljerte forslag til oppfølging av hver enkelt elev. Personopplysningene kommer fra pålogging via Feide fra skoleadministrativt system Visma InSchool. Opplysningene deles med databehandleren Gyldendal ASA. Det er ingen deling med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen av personopplysningene er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og opplæringsloven § 1-3.

3. De registrerte inkluderer brukere av digitale tjenester, elever, privatister, lærere og barn i alderen 14-17 år. Det samles inn ordinære personopplysninger som bruker-ID, brukernavn og FEIDE-ID.

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til de som har tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares så lenge den registrerte har en aktiv brukerkonto. Elevbrukeres data slettes når de er ferdig på videregående skole, og lærerbrukeres data slettes ved avslutning av arbeidsforholdet. I henhold til avtale med databehandler slettes opplysninger koblet til enkeltbrukere permanent to år etter siste innlogging, gitt at alle personlige tilganger er utløpt.

Smart øving – vurderingsverktøy

1. Formålet med behandlingen av personopplysninger i «Smart øving – vurderingsverktøy» er å gi elever en personlig læringsopplevelse gjennom øving på faktakunnskaper, ferdigheter og grunnleggende begrepsforståelse. Dette muliggjøres gjennom teknologi for adaptiv læring og læringsanalyse. Personopplysningene kommer fra Visma InSchool via Feide. Ingen data deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringsloven § 1-3.

3. Behandlingen omfatter følgende kategorier av 3.

• Bruker-ID / brukernavn
• FEIDE-ID / attributter Målgruppen inkluderer elever, lærere, privatister og barn i alderen 14–17 år.

4. Tilgang til personopplysningene styres slik at bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang, basert på data fra Visma InSchool gjennom Feide-pålogging.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge brukeren har en aktiv brukerkonto. Elevbrukere slettes når de er ferdige med videregående skole, mens lærerbrukere slettes ved opphør av arbeidsforholdet. I tillegg vil Gyldendal slette opplysninger to år etter siste innlogging hvis alle tilganger er utløpt.

Ordnett – digitalt verktøy for språkutvikling

1. Ordnett er utviklet som et verktøy for å støtte elevers språklige utvikling, forbedre skriveferdigheter og øke leseforståelse. Personopplysningene hentes fra skoleadministrativt system Visma InSchool via Feide-pålogging. Ingen opplysninger deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandling av personopplysningene er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringsloven § 1-3.

3. Vi behandler ordinære personopplysninger som FEIDE-ID og tilhørende attributter. Dette gjelder brukere som privatister, elever, lærere og brukere av digitale tjenester.

4. Tilgangsstyring sikrer at kun de med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Det er ikke aktuelt å gjennomføre en konsekvensutredning (DPIA) da risikoen for personers rettigheter og friheter er vurdert til å være lav.

5. Elevbrukere slettes når de er ferdige på videregående, mens lærerbrukere slettes når arbeidsforholdet opphører. I henhold til Gyldendals sletteprosedyrer slettes opplysninger to år etter siste innlogging, forutsatt at alle personlige tilganger er løpt ut.

Ordnett Pluss – digitalt verktøy for språkutvikling

1. Ordnett er utviklet som et verktøy for å støtte elevers språklige utvikling, forbedre skriveferdigheter og øke leseforståelse. Personopplysningene hentes fra skoleadministrativt system Visma InSchool via Feide-pålogging. Ingen opplysninger deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandling av personopplysningene er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt opplæringsloven § 1-3.

3. Vi behandler ordinære personopplysninger som FEIDE-ID og tilhørende attributter. Dette gjelder brukere som privatister, elever, lærere og brukere av digitale tjenester.

4. Tilgangsstyring sikrer at kun de med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Det er ikke aktuelt å gjennomføre en konsekvensutredning (DPIA) da risikoen for personers rettigheter og friheter er vurdert til å være lav.

5. Elevbrukere slettes når de er ferdige på videregående, mens lærerbrukere slettes når arbeidsforholdet opphører. I henhold til Gyldendals sletteprosedyrer slettes opplysninger to år etter siste innlogging, forutsatt at alle personlige tilganger er løpt ut.

Smart Bok – digitale lærebøker fra Gyldendal

1. Smart Bok er digitale utgaver av Gyldendals lærebøker, med funksjoner som notat-taking, tekstmarkering og taleopplesning for å støtte både elever og lærere. Personopplysningene kommer fra Feide-pålogging via Visma InSchool. Ingen eksterne behandlingsansvarlige mottar delte opplysninger.

2. Behandlingen av personopplysninger er basert på artikkel 6 nr. 1 bokstav e i GDPR, som tillater behandling nødvendig for å utføre oppgaver i offentlighetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. opplæringsloven § 1-3.

3. Vi behandler ordinære personopplysninger som FEIDE-ID og tilhørende attributter for brukere, som inkluderer elever, privatister, lærere og barn i aldersgruppen 14-17 år.

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til de med tjenstlig behov, med administrasjon via Feide og Visma InSchool-systemene. Risikoanalysen viser ingen høy risiko for fysiske personers rettigheter og friheter, derfor er det ikke aktuelt med en fullstendig DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Personopplysninger lagres så lenge brukeren har en aktiv konto. Elevdata slettes når elevens skolegang avsluttes, mens ansattdata slettes ved endt arbeidsforhold. For Gyldendal slettes opplysninger permanent to år etter siste innlogging når alle personlige tilganger er utløpt, som spesifisert i databehandleravtalen.

Skolestudio – Digitalt læringsmiljø

1. Skolestudio er et digitalt læringsmiljø utviklet av Gyldendal. Formålet er å gi lærere og elever tilgang til innhold og funksjonalitet i alle fag og trinn for å planlegge, gjennomføre og følge opp undervisningen. Personopplysninger hentes via Feide-pålogging og ingen personopplysninger deles med eksterne.

2. Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og opplæringsloven § 1-3.

3. Det kan behandles:

• Bruker-ID/brukernavn og FEIDE-påloggingsopplysninger
• Personopplysninger som følge av elevenes egen produksjon i løsningen

4. Tilgang til tjenesten skjer via Feide-pålogging og er begrenset til de som har tjenstlig behov. Brukerinformasjon i Feide hentes fra skoleadministrativt system.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge den registrerte har en brukerkonto hos oss. Elevbrukere slettes når eleven avslutter videregående skole, mens lærerbrukere slettes når arbeidsforholdet opphører. I henhold til databehandleravtalen med Gyldendal slettes opplysninger permanent to år etter siste pålogging, forutsatt at alle personlige tilganger er utløpt.

Salaby – digitalt læringsunivers

1. Salaby er et digitalt læringsunivers for barn i barnehage og grunnskolen som tilbyr ressurser for både undervisning og læring gjennom plattformer som Lærerstudio. Personopplysninger hentes fra pålogging via Feide fra skoleadministrativt system Visma InSchool. Ingen opplysninger deles med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, i samsvar med GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og opplæringsloven § 1-3.

3. Det behandles:

• Bruker-ID/brukernavn
• FEIDE-ID/attributter Det behandles opplysninger om brukere av digitale tjenester, inkludert elever, privatister, lærere og barn under 18 år.

4. Vi har sikre tilgangsstyringsprosedyrer, hvor brukerdata fra Visma InSchool og Feide sikrer at bare personer med tjenstlig behov kan få tilgang til opplysningene.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge den registrerte har en aktiv brukerkonto hos oss. Elevbrukere slettes ved fullført videregående skole, og lærerbrukere slettes ved avslutning av arbeidsforholdet. Ytterligere sletteprosedyrer følger avtaler mellom Gyldendal og fylkeskommunen, med sletting to år etter siste innlogging forutsatt at alle personlige tilganger er utløpt.

Bruk av SymWriter 2

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med bruk av skriveprogrammet SymWriter 2. Formålet er å gjøre skriving og lesing mer tilgjengelig for elever med ulike behov, spesielt innenfor spesialundervisning, men også i ordinær undervisning. Informasjon som navn, e-post og arbeidssted kan frivillig registreres ved aktivering av lisensnøkkel for å motta tekniske oppdateringer. All bruk og lagring skjer lokalt på den enkelte PC, og opplysninger deles ikke med andre virksomheter eller eksterne parter.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige).

3. Disse opplysningene registreres kun frivillig i forbindelse med lisensaktivering: Navn, e-post og arbeidssted

4. Programvaren lagres og brukes lokalt på elevens digitale enhet. Det skjer ingen overføring, lagring eller deling av personopplysninger til tredjeparter.

5. Det er ingen lagring av personopplysninger utover det som frivillig registreres for lisensaktivering, og disse opplysningene lagres kun lokalt på den aktuelle enheten. Det er ingen sentral lagring eller sletteprosedyrer, og opplysningene kan slettes direkte fra enheten av brukeren selv.

Elbok.no – digital plattform for elektrofag

1. Elbok.no er en digital plattform som gir elever, lærlinger og lærere innen elektrofag tilgang til digitale lærebøker og fagressurser. Personopplysninger (FEIDE-epostadresse og skolenavn) behandles for å gi tilgang til tjenesten og administrere brukerkontoer. Opplysningene samles inn fra deg via din skole og deles kun med Elforlaget som databehandler. Det deles ikke opplysninger med andre eksterne virksomheter.

2. Behandlingen skjer fordi det er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser og utføre oppgaver i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e. Dette er i tråd med opplæringsloven og tilhørende forskrifter.

3. Det behandles:

• E-postadresse (FEIDE)
• Organisatorisk tilknytning (skolenavn) Det behandles ikke sensitive (særlige kategorier) personopplysninger.

4. Tilgang til personopplysningene gis kun til autoriserte personer med tjenstlig behov, som er underlagt taushetsplikt. Det er etablert tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, inkludert risikovurderinger, tilgangsstyring, dokumentasjon, mulighet for revisjon og rutiner for rapportering av sikkerhetsbrudd.

5. Personopplysninger lagres så lenge du har brukerkonto hos Elbok.no. Ved opphør av brukerkonto eller avtale, slettes eller tilbakeleveres dine opplysninger i henhold til instruks fra skolen/fylkeskommunen. Sletting omfatter også sikkerhetskopier; der direkte sletting ikke er mulig, gjøres opplysningene utilgjengelige til de er overskrevet. Sletteprosessen dokumenteres og bekreftes skriftlig på forespørsel.

Skifteplan jordbruksdokumentasjon

1. Telemark fylkeskommune bruker Skifteplan i undervisning for å la elever og lærere lage gjødselplaner, plantevernjournal og KSL-dokumentasjon. Personopplysninger hentes fra FEIDE-pålogging (bruker/rolle/tilknytning) og fra brukeren selv ved bruk av Skifteplan, eventuelt Skifteplan mobil (der brukeren frivillig kan lagre posisjoner/”flagg” i kartet). Opplysningene deles ikke med andre eksterne behandlingsansvarlige. Agromatic AS er databehandler og leverer Skifteplan på vegne av TFK. Det er ikke oppgitt overføringer utenfor EØS.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse/offentlig myndighetsutøvelse), med hjemmel i opplæringslova § 1-3. Særlige kategorier (GDPR artikkel 9) er ikke relevante, da slike opplysninger ikke behandles.

3. Det behandles:

• Identitet og tilknytning: navn, undervisningsenhet (klasse), skole, arbeidssted/organisatorisk tilknytning
• Kontakt/innlogging: e-post (der det inngår i FEIDE-attributter), bruker-ID/brukernavn, FEIDE-ID/attributter
• Bruksdata i faget: opplysninger som inngår i elevenes faglige arbeid i Skifteplan (for eksempel innhold i gjødselplan/plantevernjournal/KSL-dokumentasjon)
• Lokasjonsdata (valgfritt): posisjoner/”flagg” lagret i Skifteplan mobil (for eksempel jordprøvepunkter) Registrerte: elever og ansatte (inkl. lærere)

4. Tilgangsstyring via FEIDE. Databehandler autoriserer kun personell med tjenstlig behov. Elever og lærere får tilgang ved innlogging i FEIDE. Det er ikke tillatt å registrere unødvendige personopplysninger som privat e-post, postadresse eller telefon i Skifteplan web. Det er ikke identifisert overføring utenfor EØS. Behandlingen er vurdert til ikke å gi høy risiko; DPIA er derfor normalt ikke nødvendig.

5. Lagringstid er 5–10 år. Opplysninger på den enkelte driftseinhet kan slettes manuelt, for eksempel hver sommer og/eller når eleven slutter. Lærer kan slette eller be databehandler om sletting. Når FEIDE-tilgang opphører, kan brukeren ikke lenger logge inn; innhold må slettes etter rutine. Ved opphør av databehandleravtalen skal alle personopplysninger slettes uten ugrunnet opphold og senest innen 90 dager, og tilganger avvikles.

UDIR Kartleggingsverktøy i grunnleggende norsk

1. Kartleggingsverktøyet i grunnleggende norsk brukes av lærere for å finne ut hva slags norskopplæring minoritetsspråklige elever trenger, og når de er klare for ordinær opplæring. Personopplysninger samles inn fra elever og lærere i videregående skole, og registreres av skolens ansatte. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter, men behandles av TFK (Telemark fylkeskommune) med bistand fra leverandører som Knowit, Microsoft, og Utdanningsdirektoratet i deres rolle som databehandlere.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, opplæringsloven § 11-1 og § 6-5. Ingen særlige kategorier personopplysninger behandles.

3. Det behandles følgende opplysninger

• Navn og kontaktinformasjon
• Fødselsnummer
• Morsmål, dkole og klasse
• Tidspunkt for ankomst Norge, språk eleven snakker og skriver
• Vurderinger og kartlegginger innen lesing, skriving, ordforråd, muntlig kommunikasjon, uttale
• Eventuelle fritekstopplysninger fra samtaleguider

4. Det er etablert tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang. Tilgang gis manuelt av skoleleder.

5. Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og i samsvar med gjeldende lovverk. Kartlegginger og tilhørende data som ikke har vært i bruk de siste tre år, slettes automatisk. Skoleeiere kan slette kartlegginger tidligere. Data i back-up lagres i 30 dager etter sletting. Logger knyttet til pålogging slettes etter 90 dager.

Vigo.no:

1. Benyttes for å søke skoleplass og læreplass.

2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter.

4. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.

5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo opplæring

1. Benyttes for å gi skoleplass og læreplass, samt best mulig opplæring

2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, tilhørighet til bedrifter, tilhørighet til prøvenemnder.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.

5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo Bedrift

1. Gir bedrifter og opplæringskontorer informasjon om søkere til læreplass, samt oversikt over kontrakter og prøver i egen bedrift.

2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, lærebedrifter, faglig ledere.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.

5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo OT

1. Benyttes til å registrere aktiviteten til ungdom mellom 16 og 21 år som har rett til videregående opplæring, men som ikke er i opplæring. Loggføring av samtaler og veiledning.

2. Opplæringslovens § 3-6 og forskrift til opplæringsloven kapittel 13.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger og skoleopplysninger som eleven selv gir.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i OT. Krever to-faktor pålogging.

5. Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden

Vigo Voksen og web fagkonsulent

1. Benyttes for å søke videregående opplæring, realkompetansevurdering og veiledning for voksne.

2. Benyttes også for å registrere veiledning, realkompetansevurdering, opplæring og karakterer.

3. Opplæringsloven § 4a-3 og 3-1 10. ledd, samt forskrift til opplæringsloven § 6-45 til §6-49.

4. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, utdanningsløp, praksis, sertifikater, annen erfaring og oppholdstillatelse. Tilbud kurs, start utdanning, avbrudd, fullført/ikke bestått, fullført del av løp, bestått sluttkompetanse.

5. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.

6. Det som registreres i Vigo voksen slettes ikke da det er arkivverdig.

Office 365

1. Brukes til innleveringer, underveisvurderinger, prosessarbeid, skylagring og samhandling (e-post, gruppe/chat/delingsportal), kommunikasjon elev/lærer/administrasjon.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.

3. Det den enkelte selv skriver inn.

4. Brukeridentifisering.

5. Brukerne blir automatisk deaktivert/slettet ved endt skolegang/avsluttet arbeidsforhold og styres av kildesystemene Extens/Visma InSchool (Kildesystem – elev) og Visma HRM (Kildesystem – ansatt)

Teams samskrivingsløsning

1. Benyttes for å oppfylle dine rettigheter til tilpasset opplæring og trygt skolemiljø.

2. Lovgrunnlag: Skolens plikt til å tilby alle elever i videregående skole tilpasset opplæring og trygt skolemiljø, se opplæringsloven kap. 11 og § 12-2 og §12-7.

3. Personopplysninger:

• Navn, skoletilknytning og utdanningsprogram.
• Eventuelle daterte observasjoner, informasjon og vurderinger av din atferd, helse og eventuelt andre faktorer - fra deg selv, dine foresatte eller ansatte. Kan inkludere særlige kategorier som helse, religion, seksuell legning e.l.
• Navn på foresatte som har mottatt relevant informasjon kan forekomme, og navn / initialer på ansatte kan bli registrert, ifm. observasjoner, ansvar, møtedeltagelse etc.
• Oppsummeringer av undersøkelser/ referater / samtaler, eller tilretteleggingstiltak for enkeltelever, som tiltak som følger fra en skolemiljøsak, hentet fra annen saksbehandling, kan bli registrert.

1. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Teams-rommet og individuelle mapper der dine opplysninger lagres er begge rollestyrte og tilgangsbegrenset, og sikret mot kopiering, utskrift o.l. Det logges når et dokument blir åpnet, redigert, eller forsøkt videresendt.

2. Sletterutiner: Årlig sletting hver sommer, etter at kontaktlærer har sørget for at eventuell arkivverdig informasjon er arkivert i fylkeskommunens saks- og arkivsystem, for bruk til oppfølging av dine rettigheter utenfor samskrivingsløsningen.

Visma InSchool

1. Benyttes til føring av fravær, karakterer, anmerkninger, underveis- og sluttvurdering, SMS-kommunikasjon med elev/foresatte.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, og § 3-39.

3. Navn, adresse, og øvrige personalia, vurderinger, karakterer, fravær, anmerkninger, fagkoder, fagstoff, innleveringer og prøver.

4. Det er ulike tilganger for lærerne, skolelederen og skoleeier. Krever to-faktor pålogging.

5. Opplysningene som oppbevares er arkivpliktige og kan ikke slettes. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.

Feide

1. Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning. Med Feide får brukerne en trygg og riktig tilgang til en rekke digitale tjenester med ett brukernavn og passord.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.

3. Navn, adresse, og øvrige personalia, skole/virksomhets-tilknytning, annen skole/organisasjons-informasjon, samtykke og hvilke tjenester man kan logge på. launchAll informasjon kan leses her: www.feide.no/innsyn

4. Lærerne logger inn på tjenestene som er tilknyttet Feide med to-faktor pålogging. Elevene har standard pålogging. Elever som ikke lenger har tilhørighet i Vestfold og Telemark fylkeskommune blir slettet fra Feidekatalogen første uken i august hvert år.

Visma Flyt PPT

1. Saksbehandlings- og journalføringssystem for PP-tjenesten

2. Kapittel 5 i opplæringsloven, spesifisert i § 5-3.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger, skoleopplysninger og utfordringer, foresatte og mulige opplysninger fra barnevernet. Krever samtykke fra elev eller verge.

4. Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i PP-tjenesten. Krever to-faktor pålogging.

5. Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden.

Privatistportalen (Visma)

1. Benyttes av privatister når de melder seg opp til eksamen.

2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-27 og § 3-47 og § 3-27 Og § 3-10.

3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fag, eksamensdag.

4. Brukere logger inn fødselsnummer og passord og betaler oppmeldingen ved sikker betaling.

5. Opplysninger om privatist-oppmelding, resultat m.m. er arkivpliktige og kan ikke slettes.

6. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv. Karakterene lagres i skoleadministrativt system.

PAS (Prøveadministrasjon-system), PGSA (Prøvegjennomføring-system) - Driftes av Utdanningsdirektoratet (www.udir.no)

1. Benyttes til gjennomføring av sentralgitte og lokalgitte skriftlige prøver og eksamener.

2. Forskrift til opplæringsloven § 3-27.

3. Kandidatnummer benyttes ved innlogging. Grunndata med navn m.m. sendes fra skoleadministrativt system til PAS.

4. Eksamensadministratorer har to-faktor pålogging. Eksamenskandidater logger inn ved bruk av kandidatnummer og passord.

5. Opplysningene behandles sentralt av Utdanningsdirektoratet. Karakterer hentes av det skoleadministrative systemet fra PAS.

MinElev

1. Utsendelse av brev m.m. til elev og foresatt.

2. Opplæringsloven § 3-1 og forskrift til opplæringsloven § 3-7, § 3-11, § 6-23.

3. Personopplysninger og lærerinformasjon hentes fra de andre fylkeskommunale systemene. I tillegg dokumenteres forhold som kommer opp i samtale med elev og som har betydning for tilrettelegging av opplæringen. Før dokumentasjon arkiveres gjøres det oppslag i Det norske folkeregister og Kontakt- og reservasjonsregister for å kvalitetssikre riktige personopplysninger.

4. Tilgangskontroll gjennom skoleadministrative systemer. Lærer har kun tilgang til elever som han/hun underviser. To-faktor pålogging via Feide. For MinElev elevmappe er det kun anledning til å logge seg på når lærer er tilkoblet fylkeskommunens nettverk.

5. Opplysningene arkiveres ikke i MinElev, men i fylkeskommunens sak- og arkivsystem. På den måten blir MinElev kun et visningsvindu av informasjon som kan settes sammen for å produsere dokumenter.

Snow License Manager

1. Skaffe en oversikt over bruk av programvare som behandler personopplysninger, universell utforming av ikt, krever lisensavtaler, informasjonssikkerhet (herunder tilgangsstyring, sikkerhetsoppdatering, m.m.).

2. Personopplysningsloven 6-1 c) nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Supplerende rettsgrunnlag. Pers.oppl.lov Interkontrollsystem for å ivareta informasjonssikkerhet og en forsvarlig behandling av personopplysninger iht. formålene for bruk av ulike digitale tjenester, f.eks. for å sikre behandling av personopplysninger i tjenester som brukes i opplæringen. Kommuneloven § 25-1 krav til internkontroll med administrasjonens virksomhet. Her Lovmessig forvaltningen av IKT-systemer.

3. Snow License Manager er et forvaltningssystem for IKT, som samler og sammenstiller data om utbredelse og bruk av installérbare applikasjoner og nettbaserte applikasjoner, på datamaskiner som eies og driftes av fylkeskommunen. Personopplysningene som behandles i Snow License Manager er navn, skole, gruppetilhørighet, og varighet for bruk av en applikasjon innenfor en gitt dag (f.eks. Office 365, 115 minutter, 1.6.2022). Det logges kun bruk og installasjon av forhåndsdefinerte applikasjoner.

4. Tilgang til Snow License Manager er begrenset til et utvalg ansatte med rolle som lisens- og sikkerhetsansvarlig. Systemet er sikret teknisk etter gjeldende bransjestandarder.

5. Alle innsamlede opplysninger lagres i Snow License Manager og slettes automatisk etter 90 dager. Opplysninger tatt ut for statistikkformål behandles iht. interne retningslinjer for digitale lagring.

BRUA: tilrettelagt fag- og yrkesopplæring 

1. BRUA er et samarbeid mellom fylkeskommunen og NAV om tilrettelagt fag- og yrkesopplæring for arbeidssøkere over 19 år. Formålet er å få flere til å starte på eller fullføre videregående opplæring, særlig fag- og yrkesopplæring, og få en stabil tilknytning til arbeidslivet. 

• Behandlingen av personopplysninger skjer for å kunne: 
• kartlegge kandidatens kompetanse, opplæringsbehov og muligheter 
• gi veiledning om videregående opplæring for voksne 
• vurdere behov for tilrettelegging i opplæringsløpet 
• koordinere virkemidler og oppfølging mellom NAV og fylkeskommunen 
• bidra til raskere avklaringer og bedre oppfølging i overgang mellom NAV, opplæring og arbeid 

Opplysningene kommer hovedsakelig fra kandidaten selv i møter, telefonsamtaler eller digitale møter. Opplysninger kan også komme fra NAV eller fylkeskommunens eksisterende opplysninger, for eksempel om opplæring, tidligere skolegang, rettigheter eller behov for oppfølging. 

Personopplysninger kan deles muntlig mellom relevante aktører i samarbeidet, særlig: 

• NAV Vestfold og Telemark 
• Telemark fylkeskommune 

Som hovedregel deltar kandidaten selv i møtene der opplysninger utveksles. Det kan forekomme møter uten kandidaten, dersom det er nødvendig. 

2. For ordinære personopplysninger er behandlingsgrunnlaget: 

Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e – behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. 

Aktuelle nasjonale rettsgrunnlag som er oppgitt for fylkeskommunens behandling er blant annet: 

• opplæringsloven kapittel 18, blant annet §§ 18-3, 18-4, 18-5 og 18-6 om rett til videregående opplæring og læreplass 
• opplæringsloven kapittel 19, blant annet § 19-2 om særskilt tilbud til voksne og bestemmelser om tilpasset opplæring 
• opplæringsloven § 20-1 om medvirkning for voksne deltakere 
• opplæringsloven § 20-2 om krav til læringsmiljøet i opplæring for voksne 
• opplæringsloven kapittel 11 om individuell tilrettelegging 

For deling av opplysninger mellom offentlige organer, se: 

• opplæringsloven § 24-1 
• forvaltningsloven § 13 b nr. 5 
• tilsvarende hjemmel for NAV i NAV-loven § 15 a 

For særskilte kategorier personopplysninger, særlig helseopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g – behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser på grunnlag av nasjonal rett, se opplæringsloven § 25-1 

3. Det kan behandles følgende ordinære personopplysninger: 

• navn og kontaktopplysninger 
• fødselsnummer 
• fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, fag som mangler eller er bestått / ikke bestått 
• vurderinger og kartlegginger, individuelle opplæringsplaner 
• opplysninger om arbeidssøkers situasjon 
• opplysninger om arbeidspraksis, læreplasser og deltidsarbeid kombinert med skole 
• opplysninger om språk- eller norskopplæringsbehov 
• opplysninger om spesielle behov eller behov for tilrettelegging 

Det kan også behandles særskilte kategorier personopplysninger, som helseutfordringer som har betydning for opplæring, oppfølging eller tilrettelegging 

De registrerte er i hovedsak arbeidssøkere hos NAV over 19 år som kan være aktuelle for videregående opplæring for voksne eller fag- og yrkesopplæring. 

4. Behandlingen skjer gjennom samtaler og møter. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer med tjenstlig behov, for eksempel relevante veiledere, koordinatorer, rådgivere eller andre som deltar i oppfølgingen av kandidaten. 

5. Opplysninger som blir dokumentert lagres etter arkivloven. 

Utstedelse av vitnemål og kompetansebevis 

1. Formålet med behandlingen er å utstede, kontrollere, lagre og formidle vitnemål og kompetansebevis for elever, privatister og eventuelt tidligere elever. Behandlingen omfatter blant annet: 

• digital lagring av vitnemål og kompetansebevis 
• overføring av opplysninger til nasjonale utdanningsregistre 

Personopplysningene kommer hovedsakelig fra skoleadministrative opplysninger, eksamens- og vurderingsdata, tidligere registrerte elevopplysninger og bestillinger fra kandidatene selv. 

Ved utstedelse av vitnemål overføres opplysninger til Nasjonal vitnemålsdatabase.  

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, se: 

• opplæringsloven § 5-4 
• opplæringsloven § 15-16 
• opplæringsforskriften §§ 9-46, 9-51, 9-52 og 9-54 
• retningslinjer for føring av vitnemål og kompetansebevis. 

3. Følgende kategorier personopplysninger kan behandles på vitnemål evt. kompetansebevis: 

• navn, fødselsnummer, datoer for utstedelse eller fagbrev 
• karakterer, fag og utdanningsprogram, fag- og svenneprøver 
• fravær og oppmøte, omfang på fag 
• vitnemålsmerknader, for eksempel merknader om fritak, manglende eksamen på grunn av korona eller andre fagmerknader 

Kategorier av registrerte er hovedsakelig: 

• elever 
• privatister 
• tidligere elever  

4. Tilgang til opplysningene skal være begrenset til personer med tjenstlig behov. Det er oppgitt følgende sikkerhetstiltak: 

• tilgangsstyring i systemene 
• manuelle kontrollrutiner før utstedelse 
• tiltak for å sikre konfidensialitet ved utskrift og utsendelse 
• makulering av Word-dokument som brukes ved overføring til vitnemålet 

5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven. 

Årlig rapportering fra lærebedrifter 

1. Formålet med behandlingen er å gjennomføre lovpålagt årlig rapportering fra lærebedrifter til fylkeskommunen om opplæringen de gir. Rapporteringen brukes til å følge opp at lærebedriftene oppfyller kravene til internkontroll og opplæring i tråd med regelverket. Personopplysningene kommer fra registreringer av lærebedrifter, lærekontrakter og faglige ledere, samt fra faglige ledere som svarer på rapporteringen. Spørsmålene og svarene i rapporteringen skal ikke inneholde personopplysninger. 

2. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som fylkeskommunen er pålagt, se  opplæringslova § 7-11. 

3. Det behandles ordinære personopplysninger om faglige ledere for lærlinger i lærebedrifter: 

• navn og kontaktopplysninger 
• arbeidssted, fag- og utdanningsprogram, lære- eller praksisbedrift 
• bruker-ID/brukernavn og passord 
• faglig leders svar på undersøkelser og kartlegginger 

4. Bare personer med tjenstlig behov skal ha tilgang til opplysningene. 

5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven.  

Sluttdokumentasjon og fagbrevutdeling 

1. Vi behandler personopplysninger for å kunne utstede fagdokumentasjon (kompetansebevis, vitnemål, fag-, svenne- og kompetansebrev) og for å  gjennomføre fagbrevutdeling. Opplysningene samles inn fra prøvenemnd, kandidater og interne fagsystemer. Noen opplysninger kan deles med eksterne offentlige virksomheter, som Statens Lånekasse, Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir), Utdanningsdirektoratet (Udir), Statistisk sentralbyrå (SSB) og Helsedirektoratet, for å oppfylle lovpålagte rapporterings- og dokumentasjonskrav. 

2. Behandlingen skjer for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. § 9-54 i forskrift til opplæringslova. 

3. Vi behandler bl.a følgende opplysninger om de som får fagbrev: navn og kontaktopplysninger, fødselsnummer, kommune,  fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, vitnemål, fag- og svenneprøver, kompetansebevis, karakterer, individuelle opplæringsplaner, fravær og oppmøte. Ved ikke bestått prøve vedlegges tilleggsprotokoll. For ansatte og sensorer behandles også enkelte opplysninger (navn, rolle, o.l). 

4. Tilgang til personopplysninger kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang.  

5. Personopplysninger som omfattes av arkivloven lagres i samsvar med denne. Lister og regneark knyttet til påmeldinger til fagbrevutdeling slettes manuelt når de ikke lenger er nødvendige. 

Oppnevning av prøvenemndsmedlemmer 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å opprette og administrere prøvenemnder og oppnevne medlemmer til disse. Opplysningene innhentes fra deg som kandidat, samt fra arbeidsgivere og relevante organisasjoner (f.eks. NHO, LO) som foreslår kandidater. Opplysningene deles med andre offentlige virksomheter og organer som inngår i oppnevnings- og forvaltningsprosessen. 

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, fordi det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, se forskrift til opplæringslova § 9-59. 

3. Kategorier av personopplysninger kan omfatte: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post 
• Bankkontonummer, BankID 
• Fødselsnummer 
• Signatur (også elektronisk) 
• Arbeidssted, kommune 
• Utlegg, reiser, lønnsopplysninger, honorar/godtgjørelser 
• CV, vitnemål, attester, fag- og utdanningsprogram 
• Erklæring om habilitet og taushetsplikt 
• Periode for medlemskap i nemnden 

4. Tilgangen til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Skjemaopplysninger som inneholder personopplysninger er unntatt offentlighet, men den politiske saksbehandlingen, der kandidatens navn, fagområde og eventuelt arbeidssted fremgår, er offentlig informasjon som fremkommer på postliste. 

5. Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å ivareta oppnevningsprosessen og for å oppfylle krav i arkivloven. Opplysninger lagres etter arkivloven. Opplysninger i enkelte skjemaer slettes etter mindre enn 1 år. 

Praksiskandidat: søknad om fag-/svenneprøve 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger om voksne som søker om å avlegge fag- eller svenneprøve som praksiskandidat. Opplysningene samles inn via søknadsskjema på fylkets nettside og eventuelt fra offentlige registre (f.eks. Brønnøysundregistrene), tidligere utdanningsinstitusjoner og praksisbedrifter. Opplysningene brukes til å behandle søknaden, vurdere om det er tilstrekkelig praksis, gjennomføre prøveoppmelding og kommunikasjon mellom kandidat, bedrift og prøvenemnd. Personopplysninger deles med prøvenemnd for å gjennomføre prøven. 

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c – oppfyllelse av en rettslig forpliktelse. Det aktuelle regelverket er opplæringslova § 23-2 og forskrift til opplæringslova §§ 6-5 til 6-12. 

3. Vi kan behandle følgende opplysninger: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsnummer 
• CV, vitnemål, attester 
• Utdannings- og skolehistorikk, karakterer 
• Fag- og utdanningsprogram, kompetansebevis, sertifiseringer 
• Arbeidssted, praksis- og lærebedrift, kontaktperson/tilsynsperson fra bedrift 
• Bruker-ID/brukernavn 
• Eventuelle tilretteleggingsbehov eller sakkyndig vurdering 
• Andre opplysninger som er nødvendige for behandlingen av søknaden 

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. 

5. Innholdet i søknadsskjemaet slettes fra skjemaløsningen etter behandling. Personopplysninger som inngår i saksbehandlingen arkiveres i henhold til arkivloven. 

Søknad om autorisasjon på vegne av kandidat 

1. Vi behandler personopplysninger for å bistå kandidater som har bestått fagopplæringsom ambulansearbeider eller helsefagarbeider med å søke om autorisasjon hos Helsedirektoratet. Opplysningene innhentes gjennom Vigo Opplæring, og sendes til Helsedirektoratet ved søkning om autorisasjon. 

2. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke fra den registrerte, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake før søknaden er sendt inn, ved å kontakte Fagopplæring i fylket. 

3. Vi behandler følgende opplysninger om deg: 

• Navn 
• Fødselsnummer 
• Yrkesgruppe 
• Godkjenningstype (autorisasjon) 
• Vitnemålsdato 
• Samtykke til innsending 
• BankID (brukes av saksbehandler ved innlogging) 

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.  

5. Søknadsopplysningene mellomlagres i Onedrive ved innsending, og slettes manuelt årlig.  

Godkjenning av lærebedrift og samarbeidsorgan 

 1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av søknader om godkjenning av lærebedrifter og samarbeidsorgan (opplæringskontor). Opplysningene innhentes fra søknadsskjema fylt ut av bedriftene og samarbeidsorganene selv, samt fra offentlige kilder som proff.no og Brønnøysundregistrene. Personopplysninger kan deles med lærebedrifter, samarbeidsorgan. Det deles ikke personopplysninger med politiske organer; kun anonym statistikk. 

2. Behandlingen skjer i medhold av personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), med hjemmel i opplæringslova §§ 7-5 og 7-6, samt forskrift til opplæringslova §§ 6-13, 6-14, 6-17 og 6-18.   

3. Vi behandler følgende opplysninger om ansatte i lærebedrifter og samarbeidsorgan: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post 
• Fødselsnummer 
• Arbeidssted, stilling, ansettelsesforhold 
• CV, vitnemål, attester, utdannings- og yrkeshistorikk 
• Bruker-ID, passord 

4. Kun personer med tjenstlig behov gis tilgang til personopplysninger gjennom tilgangsstyring i relevante systemer. Svarbrevet til bedrift og samarbeidsorgan er offentlig gjennom fylkeskommunens postlister. 

 5. Personopplysninger som samles inn i forbindelse med søknad om godkjenning slettes automatisk etter ett år i enkelte systemer (ved bruk av digital skjemaløsning). For øvrig oppbevares personopplysninger i samsvar med arkivloven. 

Ekstra tilskudd til lærebedrifter 

1. Vi behandler personopplysninger for å motta og vurdere søknader og utbetale ekstra tilskudd til lærebedrifter eller samarbeidsorgan for lærebedrifter, samt for å rapportere bruk av tilretteleggingsmidler. Opplysningene samles inn via elektroniske søknadsskjemaer fylt ut av ansatte i lærebedrifter eller samarbeidsorgan.  

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. opplæringslova kapittel 11 § 11-1. For særskilte kategorier (helseopplysninger) er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. opplæringslova § 25-1. 

3. Vi behandler følgende opplysninger: navn, fødselsdato, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post), arbeidssted, stilling, utdanningsbakgrunn, beskrivelse av behov for tilrettelegging, helseopplysninger (som legeerklæringer eller diagnoser ved behov), og annen relevant informasjon knyttet til søknaden. 

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Det brukes tilgangsstyring i de aktuelle systemene, og BankID benyttes for sikker innlogging på skjemaer, og det er få personopplysninger i vedtaksbrev. 

5. Arkivering og videre oppbevaring skjer etter reglene i arkivloven. Personopplysninger slettes automatisk fra systemet for digitale søknader innen ett år.  

Klagebehandling fagopplæring (Telemark fylkeskommune)  

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med håndtering av klager knyttet til fag-, svenne- og kompetanseprøver, samt klager på enkeltvedtak (for eksempel heving av lærekontrakt, tilrettelegging, forlengelse av læretid og meropplæring) innen fagopplæringen. Personopplysninger innhentes hovedsakelig fra deg som klager via innsendt klage, men kan også komme fra lærebedrifter, opplæringskontor, prøvenemnder og klagenemnder. Opplysningene deles om nødvendig med relevante klagenemnder og lærebedrifter for å kunne behandle klagen. 

2. Behandlingen av personopplysninger skjer for å oppfylle rettslige forpliktelser etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, samt etter opplæringslova §§ 7-3, 8-3 og forskrift til opplæringslova §§ 10-9 og 10-10, og forvaltningsloven kap. 6, §§ 28-36. For behandling av særskilte kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger) er behandlingsgrunnlaget GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. opplæringslova § 25-1. 

3. Vi behandler følgende opplysninger om deg dersom det er nødvendig for klagebehandlingen: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsnummer/D-nummer 
• Opplysninger om arbeidssted, stilling og utdanningsløp 
• Klagegrunnlag (fritekst og dokumentasjon) 
• Helseopplysninger (for eksempel legeerklæring ved tilretteleggingsbehov eller fravær) 
• Politiattester 
• Andre relevante opplysninger knyttet til klagen 

4. Tilgangen til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.  

5. Personopplysninger som behandles i forbindelse med klagebehandlingen lagres etter reglene i arkivloven. Opplysninger som behandles i den digitale skjemaløsningen slettes automatisk innen ett år.  

Prøvegjennomføring / prøvenemndsarbeid 

 1. Vi behandler personopplysninger for å gjennomføre og dokumentere fag- og svenneprøver i tråd med forskrift til opplæringslova §§ 9-55 til 9-69. Opplysningene kommer fra oppmeldinger i VIGO opplæring, og dokumenteres i VIGO bedrift og arkiveres i P360. Opplysninger deles med relevante prøvenemndsmedlemmer. Det kan også deles nødvendige opplysninger med bedriftene hvor prøven gjennomføres. 

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e: nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, samt forskrift til opplæringslova §§ 9-55 til 9-69. 

3. Vi behandler følgende kategorier personopplysninger: 

• Navn, fødselsdato, kontaktinformasjon (telefonnummer, e-post) 
• Arbeidssted, kommune, organisatorisk tilknytning, stilling/ansettelsesforhold 
• Fag- og utdanningsprogram, individuelle opplæringsplaner, spesielle behov/tilrettelegginger 
• Besvarelser, innleveringer, oppgaver 
• Lære-/praksisbedrift, rolle i prøven (prøvenemndsmedlem, prøveleder) 
• Elektronisk signatur, fritekstfelt, dato, karakter (bestått/ikke bestått) 
• Eventuelt bilder, video, lyd, og andre relevante opplysninger 

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til de som har tjenstlig behov, og styres gjennom tilgangsstyring i VIGO-systemene. Prøveprotokoller og vedlegg er underlagt taushetsplikt.  

5. Personopplysninger lagres i henhold til arkivloven. Midlertidige dokumenter slettes etter at de er lastet opp i VIGO bedrift sammen med protokollen. 

Ansattadministrasjon-Inschool 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å sikre korrekt vedlikehold av ansattdata, timeplanlegging, lønnsutbetaling og tilgangsstyring for lærere, sensorer, eksamensvakter og administrativt personale. Opplysningene brukes til: 

• Administrasjon av personalopplysninger (stillingsplanlegging, kompetanse, lønnsgrunnlag). 
• Elevadministrasjon (timeplaner, eksamensgjennomføring, tilrettelegging). 
• Samarbeid med foresatte (informasjonsutveksling i tråd med opplæringsloven). Opplysningene hentes fra ansatte, HR-systemer og skolene selv. De deles ikke med eksterne utenfor fylkeskommunen, men kan overføres til interne systemer (f.eks. lønnssystemer). 

2. Lovgrunnlag Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)b: Nødvendig for å oppfylle arbeidsavtaler (f.eks. lønn, timeplaner). 
• GDPR art. 6(1)e: Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (opplæringsloven, arbeidsmiljøloven). 
• GDPR art. 9(2)g: For behandling av særlige kategorier (f.eks. fraværsårsaker som helseopplysninger) der dette er nødvendig for viktige allmenne interesser (f.eks. ivaretakelse av ansattes rettigheter). 

3. Kategorier av personopplysninger 

Ordinære opplysninger:  

• Navn, adresse, telefon, e-post, fødselsnummer, kjønn. 
• Stillingsinformasjon (stilling, prosent, avdeling, lønn, kompetanse). 
• Timeplaner, undervisningsgrupper, kontaktlærerroller. 
• Bilder (med samtykke). 
• Særlige kategorier (behandles kun der nødvendig):  
• Fraværsårsaker (f.eks. sykdom, permisjon). 
• Helseopplysninger i elevsaker (f.eks. tilrettelegging). 

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang. Skolene tildeler roller og tilganger. 

5. Opplysningene lagres i tråd med arkivloven og slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet. 

Søknad om elevplass VG3 Yrkessjåfør 

1. Vi behandler personopplysninger for å administrere søknader om elevplass på 19-ukers kurs for yrkessjåfører (Landslinje for Yrkessjåfør). Formålet er å: 

Vurdere søknader og tildele elevplasser i tråd med yrkestransportloven, yrkessjåførforskriften § 25, vegtrafikkloven § 29 og Utdanningsdirektoratets prioriteringer. 

Registrere søkere hos Statens Vegvesen for å sikre førerrett og yrkessjåførkompetanse. 

Opplysningene kommer fra: 

• Søknadsskjema fylt ut av søkeren. 
• Vedlegg som kompetansebevis, karakterutskrifter, førerkort, helseattest m.m. 
• Eleven selv 

Opplysningene deles med Statens Vegvesen (personnummer, adresse) for førerprøve/yrkessjåførprøve. 

2. Behandlingen er basert på: 

• Personopplysningsloven artikkel 6(1)e: Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse (utdanning og trafikkopplæring), se hjemlene oppgitt over. 
• Personopplysningsloven artikkel 9(2)g: Behandling av helseopplysninger (helseattest) er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, jf. opplæringsloven § 25-1 og førerkortforskriften. 

3. Vi behandler blant annet følgende opplysninger om søkere: 

• Navn, adresse, telefon, e-post, fødselsnummer. 
• Utdanningshistorikk (VG1/VG2, førerkort, praksis). 
• Kontaktopplysninger til lærebedrift/opplæringskontor. 
• Særlige kategorier (helseopplysninger): Helseattest for tunge kjøretøy (kreves for førerrett). 

4. Kun ansatte med tjenestlig behov har tilgang til opplysningene. 

5. Sletterutiner og lagringstid 

• Søknadsdata (det digitale søknadsskjemaet): Slettes automatisk etter behandling. 
• Teams-rom: Slettes hvert tredje år. 
• Elevopplysninger i elevmapper: Oppbevares i tråd med arkivloven (permanent arkivering). 

Elevadministrasjon-Inschool 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger om elever, foresatte og ansatte for å sikre korrekt elevadministrasjon i videregående opplæring. Formålet er å: 

• Vedlikeholde elevopplysninger (navn, adresse, kontaktinfo, skolehistorikk, fagvalg, karakterer). 
• Behandle konfidensielle opplysninger (inkludert helseopplysninger for tilrettelegging). 
• Identifisere elever (ved bruk av bilder i klasseoversikter). 
• Utarbeide individuell opplæringsplan (IOP) for elever med særskilte behov. 
• Sikre rettigheter i opplæringsloven (f.eks. tilrettelegging, eksamensgjennomføring, vurdering). 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Elever/familier (ved søknad, registrering, samtykke). 
• Folkeregisteret (Skatteetaten) og Vigo Opplæring (for inntak og historikk). 
• Kontakt- og reservasjonsregisteret (DigDir). 
• Interne kartlegginger (f.eks. underveisvurderinger, PPT-vurderinger). 

Hvem deles opplysningene med? 

• Offentlige myndigheter (SSB, Lånekassen, HK-dir, Skatteetaten) – inkludert anonymiserte data for statistikk/rapportering. 
• Feide (for digital identitet og tilgang til tjenester). 
• Interne systemer (f.eks. HR, lønn, arkiv). 

2. Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)b: Nødvendig for å oppfylle avtale med eleven (f.eks. IOP). 
• GDPR art. 6(1)e: Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (opplæringsloven §§ 3-1, 4A-3). 
• GDPR art. 6(1)f: Berettiget interesse (f.eks. ajourhold av elevopplysninger for skoleadministrasjon). 
• GDPR art. 9(2)g: For behandling av særlige kategorier (f.eks. helseopplysninger for tilrettelegging) der dette er nødvendig for viktige allmenne interesser (opplæringsloven § 25-1). 

3. Vi behandler opplysninger som: 

• Personalia: Navn, adresse, telefon, e-post, fødselsnummer/D-nummer, kjønn, språk, statsborgerskap. 
• Skoleopplysninger: Skole, klasse, fag, programområde, skolehistorikk, karakterer, fravær, vurderinger. 
• Foresatte: Navn, kontaktinfo, foreldreansvar. 
• Bilder: Av elever (med samtykke) for identifisering. 

Særlige kategorier (behandles kun der nødvendig): 

• Helseopplysninger: For tilrettelegging (f.eks. IOP, eksamensbehov). 
• Atferds-/kriminalrettslige opplysninger: Ved særskilte opplæringsløp (f.eks. tiltak for elever med utfordrende atferd). 

4.  Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang. Skolene tildeler roller (f.eks. lærer, rådgiver). 

5. Opplysningene lagres i tråd med arkivloven og slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet. 

Meropplæring 

1. Skolene behandle søknader om meropplæring for personer som ikke har bestått alle fag, fag- eller svenneprøve, eksamen i lærefag eller enkeltfag i skole vor voksne. Behandlingen omfatter blant annet: 

• mottak av søknad om meropplæring 
• vurdering av tidligere opplæring og behov for videre opplæring 
• saksbehandling ved skole, fagopplæring eller voksenopplæring 
• fatting av vedtak om meropplæring 
• registrering av opplæringstilbud når søkeren takker ja 
• arkivering av vedtak og saksdokumentasjon 

Personopplysningene kommer i hovedsak fra den registrerte selv gjennom søknadsskjema. Det kan også behandles opplysninger som allerede finnes hos fylkeskommunen om tidligere eller aktiv opplæring. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e,  nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, se: 

• opplæringsforskriften § 5-2 
• opplæringsforskriften § 4-3 
• opplæringsforskriften § 14-2 

3. Følgende kategorier ordinære personopplysninger kan behandles: 

• BankID-identifisering 
• Fødselsnummer, navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse 
• opplysninger i fritekstfelt om hva det søkes meropplæring i 

Kategorier av registrerte er: 

• tidligere eller aktive elever 
• lærlinger eller lærekandidater 

4. Tilgangen til personopplysningene skal være begrenset til personer med tjenstlig behov. 

5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven. 

Tilpasset fag- og timefordeling 

1. Vi behandler personopplysninger for å tilpasse fag- og timefordeling for elever i videregående opplæring, slik at de kan fullføre på normert tid til tross for særlige behov. Dette gjøres på grunnlag av elevens søknad, og kan innebære: 

• Reduksjon av antall fag (med mulighet for å ta fag som privatist) 
• Tilpasning av opplæringsløp over lengre tid 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Eleven selv (via digitalt søknadsskjema med BankID/MinID) 
• Eventuelle vedlegg (f.eks. legeerklæring eller annen dokumentasjon) 

Hvem deles opplysningene med? 

• Ingen eksterne parter (unntatt arkivering i henhold til arkivloven). 
• Foresatte får kopi av vedtaket dersom eleven er under 18 år. 

2. Behandlingen er basert på: 

• Personopplysningsloven artikkel 6(1)(c): Nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser etter opplæringsloven §§ 4-2 og 5-1 (tilpasset opplæring). 
• Personopplysningsloven artikkel 6(1)(e): Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (vedtak om tilpasset opplæring). 
• Personopplysningsloven artikkel 9(2)(g): For behandling av særskilte kategorier personopplysninger (f.eks. helseopplysninger), da dette er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser (opplæringsloven § 25-1). 

3. Vi behandler følgende opplysninger om elever: 

• Navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, e-post 
• Skole, klasse, fag og utdanningsprogram 
• Begrunnelse for søknaden (fritekstfelt) 
• Dokumentasjon (f.eks. legeerklæring, sakkyndig vurdering) 
• Særskilte kategorier (hvis relevant): 
  • Helseopplysninger (f.eks. diagnoser) 
  • Opplysninger om spesielle behov/tilrettelegginger 

4. Sikkerhetstiltak: 

• Søknaden fylles ut digitalt med BankID/MinID for autentisering. 
• Tilgang til opplysningene er begrenset til autorisert personale (f.eks. rådgivere og saksbehandlere). 

5. Lagringstid og sletting 

• Søknadsdata: Slettes automatisk etter under 1 år (av databehandler). 
• Vedtak og dokumentasjon: Oppbevares i tråd med arkivloven (permanent arkivering). 

Særskilt tilrettelegging av eksamen 

1. Vi behandler personopplysninger for å motta og behandle søknader om særskilt tilrettelegging av eksamen for elever i videregående skole. Opplysningene kommer fra eleven selv via søknad.  

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), se opplæringsforskriften § 9-34 om særskilt tilrettelegging av eksamen. 

3. Følgende opplysninger behandles: 

• Navn og fødselsnummer 
• Skole og klasse 
• Opplysninger gitt i søknaden om behov for tilrettelegging 

4. Kun saksbehandlere med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.   

5. Søknad og vedtak oppbevares i tråd med arkivloven.  

Skriftlig prøvegjennomføring 

1. Vi behandler personopplysninger for å gjennomføre digitale skriftlige prøver i videregående opplæring. Dette inkluderer: 

• Elevers pålogging og gjennomføring av prøver i en sikker digital løsning. 
• Lærernes oppretting, administrasjon og vurdering av prøver. 
• Sikring av at prøvene gjennomføres uten uautoriserte hjelpemidler (via låst nettleser). 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Elever logger inn med sine eksisterende brukerkontoer (brukernavn/passord). 
• Lærere oppretter prøver og aktiverer nødvendige innstillinger (f.eks. nettsperre). 

Hvem deles opplysningene med? 

• Ingen eksterne parter (behandlingen skjer kun internt). 

2. Behandlingen er basert på personopplysningsloven artikkel 6(1)(e): Nødvendig for å utøve offentlig myndighet og oppfylle opplæringsloven § 5-4 (rett til individuell vurdering). 

3. Vi behandler følgende opplysninger om elever og lærere: 

• Navn, e-post, bruker-ID (for pålogging og identifisering). 
• IP-/MAC-adresse (for å sikre prøvegjennomføringen). 
• Logger (for å spore aktivitet under prøven). 
• Eventuelle personopplysninger i selve prøvebesvarelsen (f.eks. navn i dokumentet). 

4. Sikkerhetstiltak: 

• Sterk autentisering: Lærere bruker passkey, elever har MFA (multi-faktor-autentisering). 
• Låst nettleser: Elever kan kun bruke godkjente hjelpemidler under prøven. 
• Tilgangsstyring: Kun autoriserte lærere har tilgang til prøveresultater. 

5. Lagringstid og sletting 

Prøvebesvarelser og logger oppbevares så lenge det er nødvendig for vurdering og arkivering. 

Fritak i fag i videregående opplæring 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å kunne ta imot, vurdere og fatte vedtak om søknader fra elever om fritak for opplæring i fag eller fritak fra vurdering med karakter i videregående opplæring. Foresatte kan få informasjon når eleven er under 18 år.  

Opplysningene kommer hovedsakelig fra eleven selv. I noen tilfeller kan en ansatt ved skolen opprette søknad på vegne av eleven. Ved fritak fra vurdering med karakter i fremmedspråk i videregående opplæring søker eleven Statsforvalteren som sender kopi av vedtak til fylkeskommunen.  

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e: behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som fylkeskommunen er pålagt, se bl.a. opplæringsloven §§ 5-7, 5-9,  5-10 , 9-21, 9-19 , 9-22, og 9-23.  

Der søknaden eller dokumentasjonen inneholder helseopplysninger eller andre særlige kategorier personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g, behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, på grunnlag av nasjonal rett, se oppll. § 25-1. 

3. Fylkeskommunen kan behandle følgende personopplysninger i forbindelse med søknad om fritak i fag: 

Opplysninger knyttet til grunnlaget for søknad og vedtak som f.eks. navn, fødselsdato, skole - og klassetilhørighet, fag, opplysninger om sakstype, fritakskategori og fritakstype. Eleven kan legge inn opplysninger i fritekstfelt og laste opp dokumentasjon vedlegg. 

 4. Tilgangsstyres etter roller og tjenstlig behov. styres etter roller og tjenstlig behov.  

 5. Søknader, vedtak, vedlegg og kopier av vedtak som inngår i elevens sak, oppbevares etter arkivloven. 

 Manglende standpunktkarakter 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å følge opp elever som står i fare for ikke å få standpunktkarakter i fag. Dette kan skyldes manglende vurderingsgrunnlag eller at eleven har oversteget fraværsgrensen. Opplysningene kommer fra skolens egne registreringer og vurderinger. Skolen kan ikke fatte vedtak uten å ha varslet eleven i forkant.  

 2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som fylkeskommunen er pålagt, se forskrift til opplæringsloven §§ 9-7 , 9-16 og 9-41. 

 Dersom saken inneholder helseopplysninger, for eksempel legeerklæring, diagnose eller andre helseopplysninger, behandles dette med grunnlag i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g, nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, se oppll. § 25-1. 

 3. Fylkeskommunen behandler personopplysninger i forbindelse med manglende standpunktkarakter som navn, fødselsnummer, adresse, skole- og klassetilhørighet, fag og utdanningsprogram, opplysninger om fravær og vurderinger og opplysninger om vurderingsgrunnlag i faget. 

Vedtaket vil inneholde bakgrunn og begrunnelse for vedtaket der det kan fremkomme helseopplysninger dersom det er relevant. 

Opplysninger om ansatte omfatter navn/signatur fra saksbehandler eller den som fatter vedtak 

4. Tilgangsstyres etter roller og tjenstlig behov. styres etter roller og tjenstlig behov.  

5. Vedtak og tilhørende dokumentasjon oppbevares etter arkivloven. 

Overgangstilbud (pilot) 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med et pilotprosjekt for overgangstilbud til sårbare elever i videregående opplæring. Formålet er å: 

• Evaluere effekten av et skreddersydd tilbud for elever med ordinære forutsetninger, men som likevel er sårbare (f.eks. mangelfull skolegang, risiko for frafall, utfordringer med mestring). 
• Følge elevenes progresjon (fravær, karakterer, fullføring) for å undersøke om tilbudet gir bedre overgang til videregående opplæring. 
• Sammenligne resultater med andre elever (anonymiserte data). 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Ungdomsskolene (forslag til deltakere basert på navn). 
• Interne administrative systemer (f.eks. elevopplysninger, karakterer, fravær). 
• Elevene selv (via deltakelse i piloten). 

Hvem deles opplysningene med? 

• Ingen eksterne aktører utenom interne systemer og prosjektdeltakere. 
• Anonymiserte data brukes til analyse og rapportering. 

2. Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)c: Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (opplæringsloven §§ 9-5, 9-6). 
• GDPR art. 6(1)e: Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (opplæringsloven § 9-7). 

3. Vi behandler opplysninger som: 

• Navn, kjønn, alder, fødselsnummer. 
• Skole, klasse, fag-/utdanningsprogram, skolehistorikk. 
• Morsmål, karakterer, vurderinger, fravær, oppmøte. 
• Spesielle behov/tilrettelegginger, adferd og sosiale forhold. 

4. Kun prosjektdeltakere har tilgang til personopplysninger. 

• Fødselsnummer lagres separat i en sikret mappe (OneDrive) med begrenset tilgang. 
• Datahåndtering: Opplysninger hentes fra administrative systemer og analyseres via verktøy (f.eks. Qlik Sense). Resultater presenteres som anonymiserte data. 

5. Lagring og sletting 

• Opplysningene lagres i 5–10 år for evaluering av piloten. 
• Fødselsnummer slettes når de ikke lenger er nødvendige for analysen. 

Elevoppfølging - tilpasset opplæring 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å tilby tilpasset opplæring og individuell tilrettelegging til elever i videregående skole, i tråd med opplæringsloven §§ 11-1, 11-2 og forskrift §§ 4-2, 5-1. Formålet er å: 

• Sikre tilpasset fag- og timefordeling (f.eks. redusere antall fag, bruke lengre tid på opplæringen, eller forsere fag). 
• Veilede elever om konsekvenser av søknaden (f.eks. fullføringsplan, privatisteksamen). 
• Behandle søknader om tilrettelegging via et digitalt skjema. 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Elevene selv (via søknadsskjema fylt ut med BankID/MinID). 
• Rådgivere/ansatte (som veileder eleven under utfylling). 
• Administrative systemer (for grunnleggende elevopplysninger som fødselsnummer, navn, kontaktinfo). 

Hvem deles opplysningene med? 

• Foresatte (dersom eleven er under 18 år, jf. opplæringsloven). 
• Lærere og rådgivere (for oppfølging og vedtak). 

2. Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)c: Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (opplæringsloven §§ 11-1, 11-6 om tilpasset opplæring). 
• GDPR art. 6(1)e: Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (opplæringsforskriften §§ 4-2, 5-1). 
• GDPR art. 9(2)g: For behandling av særlige kategorier (helseopplysninger) der dette er nødvendig for viktige allmenne interesser (opplæringsloven § 25-1). 

3. Kategorier av personopplysninger: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsnummer. 
• Skole, klasse, fag-/utdanningsprogram, skolehistorikk, morsmål. 
• Søknadsdetaljer (f.eks. ønsket om redusert antall fag, forsere fag, begrunnelse). 
• Vedlegg (f.eks. dokumentasjon fra P360, legeerklæringer). 
• Bruker-ID (FEIDE-attributter). 
• Særlige kategorier (kun der nødvendig): Helseopplysninger: Legeerklæringer, diagnoser, eller andre helseopplysninger i vedlegg. 

4. Sikkerhet 

• Tilgangsstyring: Kun autoriserte ansatte (f.eks. rådgivere, saksbehandlere) har tilgang til opplysningene. 
• Innlogging: Elever logger inn med BankID/MinID for å fylle ut skjemaet. 
• Lagring: Søknader lagres i elevmappa og registreres i administrative systemer. 

5. Lagring og sletting 

• Korttidslagring: Opplysninger slettes innen 1 år etter behandling (automatisk sletting i skjemaløsning). 
• Arkivering: Vedtak og dokumentasjon lagres i tråd med arkivloven for offentlig dokumentasjon. 

Individuell tilrettelegging i videregående opplæring 

 1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å vurdere, fatte vedtak om og følge opp individuell tilrettelegging i videregående opplæring. Dette gjelder retten til: 

• personlig assistanse 
• fysisk tilrettelegging og tekniske hjelpemidler 
• individuelt tilrettelagt opplæring 

Behandlingen skjer for å sikre at eleven kan delta i opplæringen og få et tilfredsstillende utbytte av den. 

Opplysningene kommer i hovedsak fra: 

• eleven selv 
• foresatte eller verger 
• skolen og lærere 
• sakkyndige vurderinger som inngår i saksbehandlingen, blant annet fra PPT der dette er aktuelt 

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, se opplæringslova § 11-4, § 11-5 og § 11-6.  

Behandlingen av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g, fordi behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, se oppl § 25-1. 

3. Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om eleven, og i noen tilfeller foresatte/verger: 

Vanlige personopplysninger 

• navn og kontaktopplysninger 
• fødselsnummer 
• skole og klasse 
• morsmål 
• fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk 
• opplysninger om foresatte 
• vitnemål, fag- og svenneprøver og andre kompetansebevis 
• karakterer, vurderinger og kartlegginger, individuelle opplæringsplaner 
• fravær og oppmøte, opplysninger om spesielle behov og tilrettelegging 
• opplysninger om atferd og sosiale forhold 
• skole-hjem-kommunikasjon 
• besvarelser, innleveringer og oppgaver 
• opplysninger om lære- eller praksisbedrift 
• kontrakter og avtaler 
• elevaktivitet 
• bekymringsgrunnlag og meldinger 
• familiesituasjon 
• sakkyndig vurdering 

Særlige kategorier personopplysninger 

• helseopplysninger, herunder:  
  • diagnoser 
  • legeerklæringer 
  • henvisninger 
  • epikriser 

4. Tilgang til opplysningene er begrenset slik at bare personer med tjenstlig behov har tilgang. 

 5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven. 

Plagiatkontroll 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å kontrollere eksamensbesvarelser for plagiat. Dette gjør vi for å gjøre riktige vurderinger av besvarelser og forebygge og avdekke juks. Merk at eksamen gjennomføres i et prøveadministrativt system levert av UDIR. 

 Opplysningene kommer hovedsakelig fra eleven selv, gjennom det som leveres inn i prøveadministrativt system. 

 2. Vi behandler opplysningene fordi skolen har ansvar for å gi elevene individuell vurdering og følge reglene i opplæringslova. 

Behandlingen skjer etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, se opplæringslova § 5-4 om retten til individuell vurdering og opplæringsforskrifta § 9- 42 om annullering av eksamen på grunn av juks eller forsøk på juks. 

3. Vi kan behandle følgende opplysninger: 

• navn, kontaktopplysninger og fødselsnummer 
• innholdet i besvarelsen 
• elevens kontradiksjon ifm. eventuelt vedtak 

4. Kun ansatte med tjenstelig behov har tilgang til opplysninge. Sensor ser kun kandidatnummer. 

 5. Eventuelle vedtak lagres etter reglene i arkivlova.  

Eksamenshjelperen ChatBot 

1. Eksamenshjelperen chatbot er en digital tjeneste som benytter kunstig intelligens, der elever kan få opplysninger og enkel veiledning om privatisteksamen. Personopplysninger behandles i liten grad, i utgangspunktet behandles kun IP-adresse. Personopplysningene deles ikke med andre. 

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav be (allmenhetens interesse, utføre offentlig myndighet), se forskrift til opplæringsloven om privatisteksamen.  

3. Vi behandler: 

• IP-adresse 
• Innholdet i fritekstfeltet (spørsmålene brukeren selv skriver til chatbotten; brukere bes om å ikke oppgi personopplysninger her) 

4. Spørsmålene logges anonymisert og kan ikke spores tilbake til enkeltpersoner. Det er ikke pålogging for brukere, og leverandør av KI-systemet kan ikke identifisere enkeltbrukere. 

5. Det lagres i utgangspunktet ingen personopplysninger utover IP-adresser, som teknisk kan finnes i logger. Brukerens spørsmål lagres kun anonymisert og kan ikke kobles til enkeltpersoner.  

Eksamen 

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å planlegge, gjennomføre og følge opp eksamen i videregående opplæring. Behandlingen omfatter blant annet: 

• behandling av søknader om særskilt tilrettelegging ved eksamen 
• registrering og overføring av eksamensresultater og sensur 
• behandling av annullering og bortvisning 
• håndtering av rettigheter knyttet til ny, utsatt og særskilt eksamen (NUS) 
• administrasjon av sensorer, eksamensvakter og honorarutbetalinger 

Personopplysningene kommer hovedsakelig: 

• fra den registrerte selv, for eksempel ved søknad om tilrettelegging eller klage 
• fra skolen, blant annet ved vedtak og registreringer 
• fra UDIR som er systemleverandør for PAS 

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, se forskrift til opplæringslova. 

 Når vi behandler helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger, skjer dette etter personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav g, fordi behandlingen er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, se  

opplæringslova § 25-1, og opplæringslova § 17-11 og forskrift § 12-15 for behandling av opplysninger om politiattest for vakter. 

3. Vi behandler personopplysninger om: 

• elever 
• privatister 
• sensorer 
• ansatte, inkludert eksamensvakter 
• i noen tilfeller foresatte 

Behandlingen kan omfatte: 

• navn og kontaktopplysninger 
• fødselsnummer eller D-nummer 
• brukeridentifikatorer, for eksempel FEIDE-ID og BankID-relaterte opplysninger 
• skole- og klassetilhørighet 
• fag, eksamensform og eksamenstidspunkt 
• karakterer, sensurresultater og vurderingsopplysninger 
• fravær og oppmøte 
• språk 
• betalingsinformasjon og honorar/godtgjørelser 
• CV, vitnemål og attester der dette er relevant for sensorer eller vakter 
• opplysninger om særlige behov og tilrettelegging 
• klageopplysninger 
• opplysninger om annullering eller bortvisning 

Ved behov kan behandlingen også omfatte: 

• helseopplysninger, som legeerklæring, diagnose eller annen dokumentasjon knyttet til tilretteleggingsbehov 
• opplysninger om lovbrudd eller politiattest, for eksempel for eksamensvakter. 

4. Bare personer med tjenstlig behov skal ha tilgang til opplysningene. 

5. Personopplysningene oppbevares i utgangspunktet etter arkivloven der det foreligger arkivplikt. 

For de lagringstidene som er konkret oppgitt i materialet, gjelder følgende: 

• Papirbaserte eksamensbesvarelser oppbevares i 6 måneder, og slettes deretter. 
• Besvarelser i PAS oppbevares i 3 år. 
• Politiattester for vakter makuleres når det er gjort notat om “intet å bemerke” og dette er lagret i arkivet. 

Trygt skolemiljø og forebygging av vold og trusler 

 1. Telemark fylkeskommune (TFK) behandler personopplysninger for å sikre et trygt og godt skolemiljø og forebygge vold, trusler og krenkelser i videregående opplæring.

Formålet er å: 

• Følge opp elever som er involvert i vold, trusler eller krenkelser (inkludert domfelte elever). 
• Koordinere tiltak for å hindre farlige situasjoner (f.eks. besøksforbud, alternativ opplæring). 
• Varsle og samarbeide med eksterne aktører (politiet, kriminalomsorgen, konfliktrådet, arbeidstilsynet) for å ivareta sikkerheten til elever og ansatte. 
• Dokumentere og evaluere forebyggende arbeid (f.eks. nærmiljøgrupper, samhandlingsmøter). 

Hvor kommer opplysningene fra? 

• Politiet: Sikkerhetsvurderinger, opplysninger om hendelser elevene har vært involvert i, besøksforbud. 
• Kriminalomsorgen: Opplysninger om domfellelser (f.eks. ungdomsstraff). 
• Konfliktrådet: Meldinger om elever som skal sone ungdomsstraff eller ungdomsoppfølging. 
• Interne kilder: Skolens ledelse, rådgivere, lærere, elevtjenesten. 
• Elever/ansatte: Rapporter om hendelser (f.eks. skader, trusler). 

Hvem deles opplysningene med? 

• Politiet: Ved sikkerhetsmessige utfordringer (f.eks. besøksforbud, konflikter mellom elever). 
• Kriminalomsorgen: Ved oppfølging av domfelte elever. 
• Arbeidstilsynet: Ved skade på ansatte (jf. arbeidsmiljøloven § 5-2). 
• Interne aktører: Rektor, avdelingsledere, kontaktlærere, elevtjenesten (kun der det er tjenstlig behov).
• Eksterne samarbeidspartnere - når nødvendig: Barnevern, fritidsklubber, trenere, BIP (ved koordineringsmøter). 

2. Behandlingen er basert på: 

• GDPR art. 6(1)c: Nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (opplæringsloven §§ 12-3, 12-4, 13-3; arbeidsmiljøloven §§ 1-1, 4-1, 5-2). 
• GDPR art. 6(1)e: Nødvendig for å utøve offentlig myndighet (opplæringsloven § 12-2 om retten til trygt skolemiljø). 
• GDPR art. 9(2)b, c, g: For behandling av særlige kategorier (helseopplysninger, politiattester) der dette er nødvendig for:  
  • Å ivareta vitale interesser (f.eks. fysisk sikkerhet, jf. GDPR art. 9(2)c). 
  • Å oppfylle arbeidsrettslige forpliktelser (f.eks. ansattes sikkerhet, jf. GDPR art. 9(2)b). 
  • Viktige allmenne interesser (f.eks. forebygging av vold, jf. GDPR art. 9(2)g og opplæringsloven kapittel 12). 

3. Kategorier av personopplysninger 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsdato. 
• Fritekstfelt (f.eks. beskrivelser av hendelser, tiltak). 
• Tolkebehov (ved behov). 

Særlige kategorier (behandles kun der nødvendig): 

• Helseopplysninger: Skader på elever/ansatte, psykisk helse (f.eks. impulskontroll). 
• Politiattester/lovbrudd: Domfellelser, besøksforbud, sikkerhetsvurderinger fra politiet. 
• Lokaliseringsdata: Ved behov for å hindre farlige situasjoner (f.eks. besøksforbud). 

4. Sikkerhet 

• Tilgangsstyring: Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang (f.eks. rektor, avdelingsledere, elevtjenesten). Opplysninger deles kun etter nødvendighets- og minimeringsprinsippet. 
• Lagring: Opplysninger lagres i sikrede samskrivingsløsninger (f.eks. Teams, OneDrive) og arkivsystemer. 
• Sletting: Manuell sletting etter 1 år eller arkivering i tråd med arkivloven. 
• Taushetsplikt: Alle involverte (inkl. eksterne samarbeidspartnere) er underlagt taushetsplikt (forvaltningsloven § 13). 

5. Lagring og sletting 

• Korttidslagring: Opplysninger slettes manuelt etter 1 år (eller tidligere hvis ikke lenger nødvendig). 
• Arkivering: Vedtak og dokumentasjon som er nødvendig for offentlig forvaltning lagres i tråd med arkivloven. 

Fysisk inngripen og meldeplikt 

1. Fylkeskommunen registrerer og behandler personopplysninger i forbindelse med meldinger om fysiske inngrep for å avverge skade på elever eller ansatte i skolen. 

Formålet er å: 

• oppfylle lovpålagt meldeplikt ved fysiske inngrep 
• dokumentere hendelser og tiltak 
• sikre forsvarlig oppfølging av involverte elever, foresatte/verger og ansatte 
• muliggjøre nødvendig rapportering til rektor, skoleeier og fylkeskommunen 

Opplysningene kommer hovedsakelig fra: 

• ansatte som fyller ut meldeskjema (hendelsesbeskrivelse mv.) 
• interne saksbehandlere ved skolen/fylkeskommunen (oppfølging, journalføring) 

Opplysningene deles ved behov med: 

• rektor og relevante ansatte ved skolen 
• skoleeier/fylkeskommunen 
• foresatte/verger der dette følger av lov (opplæringsloven § 13-5) 

Deling med eksterne skjer i hovedsak via e‑post når det er nødvendig og forsvarlig. 

2. Behandlingen skjer i medhold av personvernforordningen (GDPR) Artikkel 6 nr. 1 bokstav c, nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige. Se opplæringsloven § 13-5. 

3. Kategorier registrerte (hvem det gjelder): 

• Elever (14–17 år) 
• Barn under 18 år 
• Foresatte/verger 
• Ansatte 
• Elever og ansatte involvert i fysisk inngripen for å avverge skade 

Kategorier personopplysninger (hva som registreres): 

• Navn på involverte elever og ansatte 
• Fødselsnummer 
• Dato og sted for hendelsen 
• Adferd og sosiale forhold knyttet til den konkrete hendelsen 
• Fritekstbeskrivelse av hendelsen, herunder:  
  • kort faktabasert beskrivelse av hendelsesforløp 
  • hvem som har vært involvert 
  • hvordan hendelsen er meldt videre (for eksempel til rektor, foresatte, fylkeskommunen) med dato 

4. Tilgangen til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. 

5. Personopplysningene lagres i to hovedsystemer med ulike lagringsregler: 

• Opplysninger oppbevares i tråd med arkivloven og tilhørende regelverk. Det betyr i praksis at de kan bli bevart over lang tid. 
• Skjema-/meldeløsningen (ACOS Interact+): Opplysninger i dette systemet slettes automatisk innen 1 år. 

Virtuelle gjerder for kuer på beite 

1. Vi behandler personopplysninger for å administrere og drifte virtuelle gjerder for kuer på beite som en del av undervisnings- og driftsaktiviteter ved Søve. Opplysningene kommer fra: 

• Ansatte (lærere og gårdsdriftspersonell) som bruker løsningen. 
• Elever som deltar i undervisningen (via klassesett med fellesbrukere).  

2. Behandlingen er basert på personopplysningsloven artikkel 6(1)e: Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse (undervisning og drift av skolens gårdsbruk), se opplæringsloven § 1-3 og § 25-1. 

3. Vi behandler følgende opplysninger: 

• telefonnummer og bruker-ID (anonyme fellesbrukere for elever) 
• Tekniske opplysninger: IP-/MAC-adresser, enhetsdata, aktivitetslogger, nettleserinformasjon - på mobilapp er disse IKKE knyttet til identifiserbar elev. 
• Bruksdata: Applikasjonslogger, supportkommunikasjon, faktureringsinformasjon (for ansatte). 

Merk at elever bruker fiktive brukere og klassesett-telefoner uten personlig pålogging, dvs personopplysninger behandles ikke via mobilapp. 

 4. Kun gårdsdriftspersonell/lærer jobber med «hovedenheten» for Monil-appen, og de benytter en systembruker. 

 5. Løsningen minimerer behandling av personopplysninger. Eventuelle opplysninger som kan knyttes til navngitt ansatte i hovedenheten slettes når systemet fases ut. 

Digitale identiteter og tilganger 

1. Vi behandler personopplysninger for å opprette, administrere og avslutte digitale identiteter, brukerkontoer og ordinære tilganger til fylkeskommunens digitale tjenester. Opplysninger hentes fra HR-system for ansatte, skoleadministrative systemer for elever og tilgangsbestillinger fra leder for eksterne/innleide. Opplysningene behandles av våre leverandører av identitets-, tilgangs- og digitale tjenester, men deles ikke med eksterne behandlingsansvarlige. 

 2. Lovgrunnlaget for dette er Artikkel 6 nr. 1 bokstav c, fordi den er nødvendig for å utføre fylkeskommunens oppgaver og gi sikker tilgang til digitale tjenester, samt ivareta sikkerhet, jmf GDPR artikkel 32. 

 3. Vi kan behandle navn, fødselsnummer/D-nummer, fødselsdato, kontaktopplysninger, e-post, brukernavn/bruker-ID, arbeids- eller skoletilknytning, stilling, klasse, fag/program, roller og tilganger, tekniske innloggingsopplysninger, IP-/MAC-adresse, MFA-/passordstatus og supportdialog. 

4. Tilgang gis kun til personer med tjenstlig behov. Vi bruker rollebasert tilgangsstyring, prinsippet om lavest mulige rettigheter og logging av administrative endringer. 

 5. Opplysningene lagres så lenge personen har brukerkonto hos fylkeskommunen. Brukerkontoer i identitetsforvaltningsløsningen slettes automatisk etter en bestemt periode etter at brukerkontoen er avsluttet 

 Logging av nettverkstrafikk 

1. Vi logger inn- og utgående nettverkstrafikk, både til internett og internt nettverk, for å sikre vår infrastruktur og beskytte data. Formålet er å oppdage, forebygge og håndtere sikkerhetshendelser samt skille nettverkssoner internt. Opplysningene samles inn automatisk fra brukere av nettverket. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter, med unntak av ved sikkerhetshendelser der eksterne fagpersoner eller politi kan få tilgang etter avtale eller lovpålagt begjæring. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, fordi det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Supplerende rettsgrunnlag for denne forpliktelsen følger av GDPR artikkel 32, som pålegger oss å iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre personopplysninger. Behandling av eventuelle helseopplysninger skjer etter GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, fordi det er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser.  

3. Vi behandler: 

• Ordinære personopplysninger: telefonnummer, e-post, bruker-ID/brukernavn, FEIDE-ID/attributter, IP-/MAC-adresse, geolokasjon, nettverksaktivitet. 
• Særlige kategorier: det vil kunne fremkomme om du er på en tannklinikk hvis du benytter gjestenett, men ingen andre opplysninger enn at du befinner deg der. 

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Data slettes automatisk etter fastsatte frister. 

5. Personopplysningene slettes etter fastsatte frister og rutiner, avhengig av system og type nettverkstrafikk/logg.  

Behandling av aktivitetslogger 

1. Fomålet med behandlingen er å ivareta informasjonssikkerhet og datasikkerhet i fylkeskommunens digitale miljø, inkludert tenant og endepunkter som PC-er, nettbrett og andre enheter. Behandlingen består i å samle inn, analysere og følge opp aktiviteter og sikkerhetshendelser for å forebygge, avdekke og håndtere mulige sikkerhetsbrudd. 

Opplysningene kommer fra bruk av fylkeskommunens digitale tjenester, kontoer, enheter, applikasjoner og nettverk. Det hentes ikke personopplysninger fra eksterne kilder som del av den ordinære behandlingen. 

Personopplysninger kan deles med ekstern sikkerhetsleverandør ved sikkerhetshendelser, for eksempel ved at leverandøren får tilgang til relevante logger i fylkeskommunens miljø. Opplysninger kan også utleveres til politiet ved begjæring, da på kryptert lagringsmedium. 

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger bygger på personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler fylkeskommunen, se personvernforordningen artikkel 32, som pålegger behandlingsansvarlig å gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et sikkerhetsnivå som passer til risikoen. 

3. Behandlingen kan omfatte følgende kategorier ordinære personopplysninger: 

• Navn 
• E-postadresse 
• Telefonnummer 
• Dato og tidspunkt for aktivitet eller hendelse 
• Bruker-ID / brukernavn 
• FEIDE-ID og tilhørende attributter 
• IP-adresse og MAC-adresse 
• Geolokasjon, som land og by 
• Applikasjonsnavn 
• Filsti ved utløst hendelse 
• Navn på endepunkt, for eksempel PC eller nettbrett 
• URL-er, for eksempel ved blokkering eller dårlig omdømme 
• E-postrelaterte opplysninger, som emnefelt, avsender, IP-adresse, lenker og deler av innhold i e-post, avhengig av hva som utløser en sikkerhetshendelse 

De registrerte kan være ansatte, elever, studenter, konsulenter og innleid personell, politikere og folkevalgte, lærlinger, lærere, sensorer, tannhelsepersonell. 

4. Tilgangen til opplysningene er tilgangsstyrt, slik at bare personer med tjenstlig behov har tilgang. Tilgang kontrolleres gjennom sentral identitets- og tilgangsstyring, inkludert særskilt kontroll for privilegerte tilganger. Det er utløste sikkerhetshendelser, basert på regelsett, som gjennomgås. Det er mulig å ettergå logger og avdekke mer detaljerte opplysninger, men dette gjøres bare ved konkret mistanke om sikkerhetsbrudd. Brukeraktiviteten til høyprivilegerte brukere, som administratorer, logges på samme måte. 

5. Personopplysningene i aktivitetslogger oppbevares i perioder angitt som under 1 år og 1–2 år, avhengig av type logg og behov for langtidslagring. Logger slettes automatisk. Ved langtidslagring skjer sletting også automatisk når lagringstiden er utløpt. 

Interne arrangementer eller undersøkelser 

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med interne arrangementer, som jubileumsmarkeringer, kurs, opplæring og andre fellesarrangementer, og i forbindelse med ulike interne spørreundersøkelser.  Påmelding/deltagelse skjer via e-post og skjemaer (for eksempel Microsoft Forms), og lister kan noen ganger lagres i Microsoft Teams. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter, men allergiinformasjon kan anonymt videreformidles til kantine eller lignende.  

2. Behandlingen av ordinære personopplysninger skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse). For allergier innhentes uttrykkelig samtykke etter artikkel 9 nr. 2 bokstav a, ved innsending av påmelding. Det er frivillig å oppgi allergier.  

3. Kategorier av personopplysninger vil variere med arrangement/spørreundersøkelse, men kan omfatte:  

• Fritekstsvar, innspill og tilbakemeldinger   
• Ved arrangementer: 
• Navn og kontaktopplysninger  
  • Organisatorisk tilknytning, Arbeidssted  
  • Allergier og andre relevante opplysninger gitt   

4. Personopplysningene lagres på personlige brukerområder eller i lukkede Teams-rom, og tilganger gis kun til relevante personer med tjenstlig behov.  

5. Personopplysninger lagres unntaksvis så lenge som 5–10 år, men for de fleste tilfeller slettes opplysningene etter mindre enn 1 år. 

DFØs e-læringsplattform 

1. Personopplysninger behandles for å sikre tilgang til digitale kurs, lagre kurshistorikk, gi kursbevis, samt innhente statistikk og styringsinformasjon på aggregert nivå i forbindelse med bruk av DFØs e-læringsplattform. DFØ har behandlingsansvaret for bruken av plattformen, se deres personverneklæring på https://laeringsplattformen.dfo.no/personvernerklaering-laeringsplattformen. Opplysningene samles inn direkte fra brukerne ved registrering og bruk av plattformen. Data deles ikke med andre virksomheter utover DFØ, og statistikk som deles eksternt er aggregert og ikke mulig å spore til enkeltpersoner. 

2. Behandlingen for ansatte og elever skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Supplerende hjemler for elever er oppll § 1-3, § 5-1, § 11-1 og § 11-2. For ansatte kan supplerende hjemmel variere med kursinnholdet. Enkelte kurs for ansatte kan hjemles i artikkel 6 nr. 1 bokstav f.  

3. Det behandles følgende opplysninger: 

• Navn og e-postadresse 
• Kurshistorikk (informasjon om gjennomførte kurs) og tidsbruk på kurs 
• IP-adresse ved siste innlogging (lagres automatisk av systemet, brukes ikke aktivt) 

4. Tilgang til personopplysningene krever pålogging på Læringsplattformen. Dette styres av DFØ. 

5. Personopplysningene lagres så lenge brukeren har en aktiv brukerkonto på DFØs læringsplattform. Brukeren kan selv be om sletting av sine data via menyvalget "Slett meg" på Min side, eller i påloggingsløsningen på https://bruker.dfo.no. Historikken slettes da fra alle systemer som bruker denne påloggingsløsningen. 

Digital beredskaps- og varslingsløsning Skogmo videregående skole 

 1. Skolen bruker en digital løsning for beredskap og varsling av ansatte. Løsningen brukes til å varsle, veilede og koordinere ansatte ved uønskede eller alvorlige hendelser, og til å dokumentere skolens håndtering av slike hendelser. 

Personopplysningene kommer fra skolens interne administrasjon og gjelder ansatte og vikarer. Ved en hendelse kan nødvendige opplysninger deles med nødetater, som politi, brann og helse. 

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Arbeidsmiljøloven §1-1: sikre arbeidsmiljø. Det behandles ikke særskilte kategorier personopplysninger etter artikkel 9. 

 3. Løsningen behandler: 

• navn 
• telefonnummer 
• e-postadresse 
• meldinger/fritekst 

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov. Det brukes tilgangsstyring og rutiner for opprettelse, endring og avslutning av tilgang. 

5. Opplysningene lagres så lenge personen har brukerkonto i løsningen. Når arbeidsforholdet eller behovet for tilgang opphører, skal brukerkontoen fjernes.