Hvordan vi behandler personopplysninger
Når du er pasient hos oss eller er i kontakt med oss på andre måter, må vi samle inn og bruke opplysninger om deg. Dette kalles personopplysninger. Her forklarer vi hvilken informasjon vi samler inn, hvorfor vi gjør det, og hvilke rettigheter du har..
Fylkeskommunen er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i tannhelsetjenesten.
Fylkesdirektøren har det overordnede ansvaret i fylkeskommunen. Fylkestannlegen representerer fylkesdirektøren på dette området.
Du kan kontakte fylkestannlegen hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller hvis du vil bruke rettighetene dine etter personvernregelverket.
Adresse: Tannhelse og forebygging v/Live Lid Breiland
Postboks 2844.
3702 Skien
E-post: live.lid.breiland@telemarkfylke.no
Telefon: 35 91 70 00
Organisasjonsnr.: 821 227 062
Hvorfor og hvilke personopplysninger samler vi inn?
Vi samler inn og bruker personopplysninger om deg til ulike formål, avhengig av hvem du er og hvordan vi treffer deg:
1. Journalføring: Når vi undersøker og behandler deg, lager vi journal i vårt elektroniske journalsystem. Dette er vi pålagt etter helsepersonelloven, pasientjournalloven og pasient- og brukerrettighetsloven.
2. Henting av personalia: For alle i fylket fra 0 til og med 28 år, og for voksne med aktivt pasientforhold, kan vi hente navn, fødselsnummer, adresse og andre nødvendige opplysninger fra Folkeregisteret via Persontjenesten, jf. pasientjournalloven § 21. Dette gjør vi for å sikre at vi har riktige opplysninger.
3. Kontaktopplysninger fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR): Dersom du ikke har oppgitt mobilnummer direkte til oss, kan vi hente dette fra KRR. Dette gjelder kun dersom du ikke har reservert deg mot digital kommunikasjon med offentlige virksomheter. Du lese mer om det og reservere deg her å klikke her: Kontakt-og reservasjonsregisteret .
4. Varsling om timeavtaler: Vi sender SMS-varsler for å om tildele, bekrefte eller minne om timer. For pasienter med lovfestet rett skjer dette som del av vår offentlige oppgave (GDPR art. 6 nr. 1 e). For voksne som selv velger å bruke oss, skjer dette som del av avtalen om behandling (GDPR art. 6 nr. 1 b). Du kan når som helst reservere deg mot SMS-varsler ved å kontakte oss. Da vil du få innkalling per post, men ingen påminnelser.
5. Informasjonskapsler: Vi bruker cookies på nettsiden for å analysere trafikk og forbedre brukeropplevelsen. Les mer her: personvernerklæring nettside
6. Videokonsultasjoner: Dersom du avtaler videokonsultasjon med en behandler hos oss, behandles personopplysninger via løsningen Join. Samtalen foregår i et passordbeskyttet rom på Norsk Helsenett og lagres ikke.
7. Klagebehandling i i tannhelsetjenesten:
Når du sender inn en klage på tannhelsetjenesten, behandler vi personopplysningene dine for å kunne vurdere og behandle klagen.
Klagen, vedtaket og andre dokumenter i klagesaken blir arkivert. Vi arkiverer dokumentene etter arkivloven.
Vi kan dele personopplysninger med andre offentlige organer når det er nødvendig for å behandle klagen eller følge lovpålagte oppgaver. Dette kan for eksempel gjelde Norsk pasientskadeerstatning og Statsforvalteren.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er at den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og tannhelsetjenesteloven § 2-3. Der behandlingen bygger på samtykke, er det rettslige grunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
Hvis klagen inneholder helseopplysninger, behandler vi også disse etter reglene for særlige kategorier av personopplysninger i GDPR artikkel 9.
Taushetsplikt
Alle ansatte hos oss har taushetsplikt. Hovedsakelig er det bare tannhelsepersonell som har tilgang til journalen din. Andre ansatte (f.eks. IT, regnskap) har kun begrenset tilgang ved behov og er underlagt taushetsplikt og opplæring.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi har taushetsplikt om helseopplysninger og andre personlige opplysninger. Vi deler ikke slike opplysninger med andre virksomheter eller offentlige myndigheter uten at det finnes et lovlig grunnlag.
Vi kan dele opplysninger når det er nødvendig for å gi deg helsehjelp. Det kan for eksempel være ved henvisning eller samarbeid med annet helsepersonell, jf. helsepersonelloven § 25. Vi kan også dele opplysninger når du har samtykket til det, jf. helsepersonelloven § 22.
I noen tilfeller har vi plikt til å dele opplysninger. Det kan for eksempel gjelde opplysninger til Statens helsetilsyn eller Statsforvalteren, jf. helsepersonelloven § 30. Det kan også gjelde varsling til politi eller brannvesen når det er nødvendig for å avverge alvorlig skade på person eller eiendom, jf. helsepersonelloven § 31.
Vi har også plikt til å melde fra til barnevernstjenesten når vilkårene for meldeplikt er oppfylt, jf. helsepersonelloven § 33 og barnevernsloven § 13-2. Vi kan også ha plikt til å gi opplysninger etter pålegg fra barnevernet, jf. barnevernsloven § 13-4.
Vi kan dele nødvendige opplysninger når det trengs for å behandle refusjon fra Helfo, pasientskadesaker, klager eller andre saker der loven krever eller gir adgang til deling.
Vi bruker databehandlere som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette kan for eksempel være leverandører av SMS-varsling, journalsystemer og andre digitale løsninger. Vi inngår databehandleravtaler med leverandørene. Avtalene skal sikre at personopplysningene behandles i tråd med personvernregelverket.
Personopplysninger behandles innenfor EU/EØS.
Når det er nødvendig for å gi helsehjelp, kan vi dele røntgenbilder med andre deler av tannhelsetjenesten eller annet helsepersonell. Slik deling skal skje på en sikker måte og bare omfatte opplysninger som er nødvendige for formålet.
Hvordan oppbevares dataene?
Pasientjournalen din lagres hos oss og er beskyttet bak sikre brannmurer.
Lagringstid
Helseopplysninger oppbevares så lenge det antas å være behov for dem ut fra den helsehjelpen som er gitt, jf. pasientjournalloven § 25. Opplysninger kan også bli oppbevart lenger når arkivloven eller annen lovgivning krever det.
Pasientjournaler oppbevares derfor som regel i lang tid. Det er nødvendig for å dokumentere helsehjelpen som er gitt, og for å kunne håndtere for eksempel etterkontroller, pasientskadesaker, klager eller rettslige prosesser.
Du har rett til innsyn i journalen din og kan be om retting eller sletting av opplysninger. Sletting kan bare gjennomføres når vilkårene i loven er oppfylt.
Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til
-
Du har rett til innsyn i journalen din, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1. Du kan også be om kopi av journalen, for eksempel som utskrift eller PDF.
-
Du kan be om retting eller sletting av opplysninger i journalen din, jf. helsepersonelloven §§ 42–44. Sletting kan bare gjennomføres når vilkårene i loven er oppfylt.
-
Du kan i noen tilfeller be oss om å begrense bruken av personopplysningene dine. Det kan for eksempel være aktuelt hvis du har bedt om retting, og vil at vi ikke bruker opplysningene før saken er avklart. Vi må likevel oppbevare opplysninger når loven krever det.
-
Du kan klage hvis du mener vi behandler personopplysningene dine feil, eller hvis du mener at vi ikke følger personvernregelverket.
Hvis du vil bruke rettighetene dine, kan du kontakte tannklinikken din eller bruke kontaktopplysningene på denne siden. Vi svarer så snart som mulig og senest innen 30 dager. Vi kan be deg bekrefte identitet for å sikre at personopplysninger ikke utleveres til uvedkommende.
Les mer om rettighetene dine på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no
Klager
Hvis du mener vi behandler personopplysningene dine feil, eller at behandlingen ikke samsvarer med det vi har beskrevet her, kan du klage til Datatilsynet: Hvordan klage til Datatilsynet? | Datatilsynet
Har du har spørsmål om behandling av personopplysningene dine, kan du også sende e-post til Personvernombudet.
Endringer
Hvis vi endrer tjenestene våre, eller hvis reglene for personopplysninger endres, kan denne informasjonen bli oppdatert. Du kan alltid finne oppdatert informasjon her på nettsiden.