Personvernerklæring

Hvordan vi behandler personopplysninger

Når du er pasient hos oss eller er i kontakt med oss på andre måter, må vi samle inn og bruke opplysninger om deg. Dette kalles personopplysninger. Her forklarer vi hvilken informasjon vi samler inn, hvorfor vi gjør det, og hvilke rettigheter du har.

Fylkeskommunen er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i tannhelsetjenesten.

Fylkesdirektøren har det overordnede ansvaret i fylkeskommunen. Fylkestannlegen representerer fylkesdirektøren på dette området.

Du kan kontakte fylkestannlegen hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller hvis du vil bruke rettighetene dine etter personvernregelverket.

Adresse: Tannhelse og forebygging v/Live Lid Breiland

Postboks 2844.

3702 Skien 

E-post: live.lid.breiland@telemarkfylke.no 

Telefon: 35 91 70 00 

Organisasjonsnr.: 821 227 062 

Hvorfor og hvilke personopplysninger samler vi inn?  

Vi samler inn og bruker personopplysninger om deg til ulike formål, avhengig av hvem du er og hvordan vi treffer deg:  

1. Journalføring: Når vi undersøker og behandler deg, lager vi journal i vårt elektroniske journalsystem. Dette er vi pålagt etter helsepersonelloven, pasientjournalloven og pasient- og brukerrettighetsloven.  

2. Henting av personalia:  For alle i fylket fra 0 til og med 28 år, og for voksne med aktivt pasientforhold, kan vi hente navn, fødselsnummer, adresse og andre nødvendige opplysninger fra Folkeregisteret via Persontjenesten, jf. pasientjournalloven § 21. Aldersgruppen 0 til og med 28 år har lovfestet rett til tannhelsetjenester etter tannhelsetjenesteloven, og dette gir oss hjemmel til å hente opplysningene. Dette gjør vi for å sikre at vi har riktige opplysninger.

3. Kontaktopplysninger fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR): Dersom du ikke har oppgitt mobilnummer direkte til oss, kan vi hente dette fra KRR. Dette gjelder kun dersom du ikke har reservert deg mot digital kommunikasjon med offentlige virksomheter. Du kan lese mer om det og reservere deg ved å klikke her: Kontakt- og reservasjonsregisteret.

4. Varsling om timeavtaler: Vi sender SMS-varsler for å tildele, bekrefte eller minne om timer. For pasienter med lovfestet rett skjer dette som del av vår offentlige oppgave, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e. For voksne som selv velger å bruke oss, skjer dette som del av avtalen om behandling, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Du kan når som helst reservere deg mot SMS-varsler ved å kontakte oss. Da vil du få innkalling per post, men ingen påminnelser.

5. Informasjonskapsler: Vi bruker cookies på nettsiden for å analysere trafikk og forbedre brukeropplevelsen. Les mer her: personvernerklæring nettside

6. Videokonsultasjoner: Dersom du avtaler videokonsultasjon med en behandler hos oss i stedet for fysisk oppmøte, behandles personopplysninger via videoløsningen Join fra Norsk Helsenett. Du får informasjon om hvordan du kobler deg opp på SMS. Samtalen foregår i et passordbeskyttet rom og lagres ikke.

7. Ankomstregistrering: Ved enkelte tannklinikker tilbyr vi frivillig selvbetjent ankomstregistrering. Når du registrerer deg, brukes navn og fødselsdato for å finne timen din og registrere oppmøte i pasientjournalen. Opplysningene hentes fra deg og eksisterende time. Behandlingen skjer som del av fylkeskommunens lovpålagte tannhelsetjeneste, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, og inngår i journalføringen etter helsepersonelloven § 39 og pasientjournalloven.

8. Rapportering til Kommunalt pasient- og brukerregister (KPR)

Tannhelsetjenesten rapporterer opplysninger til Kommunalt pasient- og brukerregister (KPR), som forvaltes av Folkehelseinstituttet (FHI). Rapporteringen skjer automatisk fra journalsystemet vårt.

Opplysningene som sendes til KPR omfatter blant annet kliniske data som prosedyrer og diagnoser, tidspunkt for konsultasjon, pasientens kjønn og alder, samt kode for klinikk og helsepersonell.

Formålet med rapporteringen er å gi bedre kunnskap og statistikk om tannhelsen i Norge. Opplysningene styrker også grunnlaget for forskning, planlegging og kvalitetsarbeid, og bidrar til bedre styring og finansiering av tjenestene.

Det rettslige grunnlaget for rapporteringen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, siden behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Fordi opplysningene også omfatter helseopplysninger, gjelder i tillegg GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Du har egne rettigheter knyttet til opplysningene i KPR, blant annet rett til innsyn, rett til retting og rett til å reservere deg mot enkelte former for bruk. Du finner fullstendig informasjon om dette på FHI sine nettsider om personvern i KPR.

9. Klagebehandling i tannhelsetjenesten

Når du sender inn en klage på tannhelsetjenesten, behandler vi personopplysningene dine for å kunne vurdere og behandle klagen.

Klagen, vedtaket og andre dokumenter i klagesaken blir arkivert. Vi arkiverer dokumentene etter arkivloven.

Vi kan dele personopplysninger med andre offentlige organer når det er nødvendig for å behandle klagen eller følge lovpålagte oppgaver. Dette kan for eksempel gjelde Norsk pasientskadeerstatning og Statsforvalteren.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er at den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og tannhelsetjenesteloven § 2-3. Der behandlingen bygger på samtykke, er det rettslige grunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Hvis klagen inneholder helseopplysninger, behandler vi også disse etter reglene for særlige kategorier av personopplysninger, jf. GDPR artikkel 9.

Taushetsplikt 

Alle ansatte hos oss har taushetsplikt. Hovedsakelig er det bare tannhelsepersonell som har tilgang til journalen din. Andre ansatte (f.eks. IT, regnskap) har kun begrenset tilgang ved behov og er underlagt taushetsplikt og opplæring.

Utlevering av personopplysninger til andre  

Vi har taushetsplikt om helseopplysninger og andre personlige opplysninger. Vi deler ikke slike opplysninger med andre virksomheter eller offentlige myndigheter uten at det finnes et lovlig grunnlag.

Vi kan dele opplysninger når det er nødvendig for å gi deg helsehjelp. Det kan for eksempel være ved henvisning eller samarbeid med annet helsepersonell, jf. helsepersonelloven § 25. Vi kan også dele opplysninger når du har samtykket til det, jf. helsepersonelloven § 22.

I noen tilfeller har vi plikt til å dele opplysninger. Det kan for eksempel gjelde opplysninger til Statens helsetilsyn eller Statsforvalteren, jf. helsepersonelloven § 30. Det kan også gjelde varsling til politi eller brannvesen når det er nødvendig for å avverge alvorlig skade på person eller eiendom, jf. helsepersonelloven § 31.

Vi har også plikt til å melde fra til barnevernstjenesten når vilkårene for meldeplikt er oppfylt, jf. helsepersonelloven § 33 og barnevernsloven § 13-2. Vi kan også ha plikt til å gi opplysninger etter pålegg fra barnevernet, jf. barnevernsloven § 13-4.

Vi kan dele nødvendige opplysninger når det trengs for å behandle refusjon fra Helfo, pasientskadesaker, klager eller andre saker der loven krever eller gir adgang til deling.

Som nevnt over rapporterer vi også lovpålagt til Kommunalt pasient- og brukerregister (KPR) hos Folkehelseinstituttet. Du finner mer informasjon om dette på FHI sine nettsider om personvern i KPR.

Vi bruker databehandlere som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette kan for eksempel være leverandører av SMS-varsling, journalsystemer og andre digitale løsninger. Vi inngår databehandleravtaler med leverandørene. Avtalene skal sikre at personopplysningene behandles i tråd med personvernregelverket.

Personopplysninger behandles innenfor EU/EØS.

Når det er nødvendig for å gi helsehjelp, kan vi dele røntgenbilder med andre deler av tannhelsetjenesten eller annet helsepersonell. Slik deling skal skje på en sikker måte og bare omfatte opplysninger som er nødvendige for formålet.

Hvordan oppbevares dataene? 

Pasientjournalen din lagres hos oss og er beskyttet bak sikre brannmurer.

Lagringstid  

Helseopplysninger oppbevares så lenge det antas å være behov for dem ut fra den helsehjelpen som er gitt, jf. pasientjournalloven § 25. Opplysninger kan også bli oppbevart lenger når arkivloven eller annen lovgivning krever det.

Pasientjournaler oppbevares derfor som regel i lang tid. Det er nødvendig for å dokumentere helsehjelpen som er gitt, og for å kunne håndtere for eksempel etterkontroller, pasientskadesaker, klager eller rettslige prosesser.

Du har rett til innsyn i journalen din og kan be om retting eller sletting av opplysninger. Sletting kan bare gjennomføres når vilkårene i loven er oppfylt.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg  

Du har flere rettigheter etter personvernregelverket:

• Innsyn i journalen din, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1. Du kan også be om kopi av journalen, for eksempel som utskrift eller PDF.

• Retting eller sletting av opplysninger i journalen din, jf. helsepersonelloven §§ 42–44. Sletting kan bare gjennomføres når vilkårene i loven er oppfylt.

• Begrensning av bruken av personopplysningene dine i noen tilfeller. Det kan for eksempel være aktuelt hvis du har bedt om retting, og vil at vi ikke bruker opplysningene før saken er avklart. Vi må likevel oppbevare opplysninger når loven krever det.

• Klage hvis du mener vi behandler personopplysningene dine feil, eller hvis du mener at vi ikke følger personvernregelverket.

Hvis du vil bruke rettighetene dine, kan du kontakte tannklinikken din eller bruke kontaktopplysningene på denne siden. Vi svarer så snart som mulig og senest innen 30 dager. Vi kan be deg bekrefte identitet for å sikre at personopplysninger ikke utleveres til uvedkommende.

Les mer om rettighetene dine på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no

Gjelder spørsmålet dine rettigheter i KPR spesifikt, finner du mer informasjon på FHI sine nettsider om personvern i KPR.

Klager 

Hvis du mener vi behandler personopplysningene dine feil, eller at behandlingen ikke samsvarer med det vi har beskrevet her, kan du klage til Datatilsynet. Les mer om hvordan du klager til Datatilsynet.

Har du spørsmål om behandling av personopplysningene dine, kan du også sende e-post til Personvernombudet. 

Endringer 

Hvis vi endrer tjenestene våre, eller hvis reglene for personopplysninger endres, kan denne informasjonen bli oppdatert. Du kan alltid finne oppdatert informasjon her på nettsiden.