Innbyggere

Her kan du lese mer om hvordan vi behandler personopplysningene til våre innbyggere. 

Om de ulike behandlingene

Behandling:

Formål

Lovgrunnlag

Personopplysninger

Sikkerhet

Sletterutiner

Besøkende, sentralbord og resepsjon

1. Sentralbordet og resepsjonen ved Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å administrere oppgaver som mottak av besøkende, håndtering av telefonoppringninger, og administrasjon av møte- og bilbooking. Opplysningene kommer fra innbyggere og ansatte som kontakter resepsjonen, og brukes internt i fylkeskommunen. Informasjonen deles ikke med eksterne virksomheter, men ansattes kontaktinformasjon kan være tilgjengelig på internett.

2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, hvor det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. kommuneloven § 1-1.

3. Det behandles følgende kategorier personopplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• (For ansatte) informasjon knyttet til arbeidstid, ferie og sykefravær
• Bilder av ansatte i forbindelse med produksjon av adgangskort

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til dem med tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares så lenge den ansatte har en brukerkonto hos Telemark fylkeskommune.

Rekruttering av ansatte til fylkeskommunen

1. Rekruttering av ansatte i fylkeskommunen omfatter behandling av personopplysninger fra utarbeidelse av stillingsbeskrivelse til innstilling og ansettelse av nye tilsatte. Opplysninger kommer hovedsakelig fra søkeren selv, men kan også innhentes fra Vitnemålsportalen, referanser og for enkelte stillinger fra Semac bakgrunnssjekk.

2. Behandlingen skjer for å oppfylle en avtale om tilsetting, eller for å gjennomføre tiltak før tilsettelse, og for å kunne treffe et vedtak om tilsettelse, jf. forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak.

3. Vi behandler:

• Navn og kontaktopplysninger for alle som deltar i rekrutteringen
• Kjønn, fødselsnummer, evt kontonummer
• Opplysninger om søkers utdanning, kompetanse og erfaring (inkludert vitnemål, CV, attester o.l.)
• Søkers og referansers vurderinger, samt interne vurderinger
• Opplysninger knyttet til intervjuer, tilbud og avslag
• For enkelte stillinger: politiattest (opplæringslova § 17-11, helsepersonelloven) og kontroll av lærers kvalifikasjoner (oppl. § 17-3 til 17-5) Det bes i utgangspunktet ikke om særlige kategorier opplysninger, med mindre det er relevant for stillingen (se aml § 9-3).

4. Databehandleravtaler er inngått og systemene er tilgangsstyrte.

5. Opplysninger slettes etter maks 1 år, med mindre søker samtykker til lengre lagring i søkerportalen. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes i portalen. Opplysninger knyttet til den som tilsettes arkiveres og legges inn i administrative systemer.

Fylkeskommunale tilskudd innenfor kultur

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med søknader om fylkeskommunale og statlige tilskudd, priser og stipender innenfor kultursektoren. Opplysningene samles inn via digitale søknadsskjemaer fra kommuner, organisasjoner, lag, foreninger, bedrifter og privatpersoner som søker ulike støtteordninger. Personopplysningene brukes til å motta, vurdere og saksbehandle søknader, samt til å utbetale tilskudd og rapportere om tildelinger. Navn på søkere og enkelte søknadsopplysninger kan bli offentliggjort, for eksempel i politiske saker eller ved rapportering til nasjonale myndigheter. Opplysninger kan deles med samarbeidspartnere som idrettskrets, Olympiatoppen, kulturnettverk, juryer, samt relevante statlige organer og kommuner.

2. Lovgrunnlag Behandlingen av personopplysninger skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) eller bokstav e (allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet). Aktuelle rettsgrunnlag er blant annet kulturlova § 4. For statlige tilskuddsordninger gjelder også særskilte lover og forskrifter for den aktuelle ordningen.

3. Følgende personopplysninger behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Eventuelt Fødselsdato, alder
• Bankkontonummer
• Organisatorisk tilknytning, arbeidssted, kommune el.l
• Eventuelt CV, vitnemål, attester,
• Prosjektbeskrivelser, budsjett, inntekter, utgifter o.l
• Fritekstopplysninger fra søknadsskjema
• Bilder, video og lyd (ved enkelte søknader)
• BankID/autentiseringsopplysninger ved innlogging.

4. Sikkerhet Personopplysningene lagres i tilgangsbeskyttede systemer, hvor kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang. Særlige opplysninger som private kontonummer unntas offentlig postliste.

5. Sletterutiner og lagringstid Personopplysninger slettes fra fylkeskommunens søknadssystem automatisk etter saksbehandling. Opplysninger som inngår i politiske saker og vedtak arkiveres i samsvar med arkivloven.

Avfallshåndtering

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med håndtering av avfall, inkludert bestilling og administrasjon av avfallshenting via leverandørens portal. Formålet er å sikre forsvarlig avfallshåndtering i henhold til lovpålagte krav om helse og miljø.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse), jf. arbeidsmiljøloven § 1-1 a, forurensningsloven § 7 og avfallsforskriften kapittel 11.

3. For ansatte som bestiller avfallshåndtering behandles opplysninger som navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, bruker-ID/brukernavn og passord. Vi etterstreber at personopplysninger som kan forekomme på dokumenter som går i avfallet ikke kommer på avveie.

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Papirer med personopplysninger makuleres.

5. Personopplysninger oppbevares så lenge den ansatte har brukerkonto hos oss.

Behandling av personopplysninger i Særskilt klagenemd

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av klagesaker i Særskilt klagenemd. Personopplysningene kommer fra deg som klager eller andre relevante parter. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter, men behandles kun internt av relevante saksbehandlere, møteledelse og medlemmer i klagenemnda.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, samt utøvelse av offentlig myndighet (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e). Relevante lover inkluderer forvaltningsloven kapittel VI (§ 28-36) og eventuelt andre særregler. For behandling av særlige kategorier opplysninger (for eksempel helseopplysninger), hjemles dette i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g og f, samt forvaltningsloven § 28.

3. Vi behandler vanlig personinformasjon som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer
• Sakens opplysninger
• Eventuelt helseopplysninger dersom dette er relevant for klagesaken

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger behandles og arkiveres i henhold til arkivloven.

Forliksrådet

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av tvistesaker i Forliksrådet. Formålet er å løse sivile tvister der tvistesum er under 200 000 kroner, gjennom prosesskrifter, møte i forliksrådet og eventuell inngåelse av forlik eller dom. Personopplysningene innhentes i hovedsak fra klager eller prosessfullmektig via klageskjema eller e-post. Opplysningene kan deles med Forliksrådet og behandles og oppbevares i fylkets saks- og arkivløsning.

2. Behandlingen skjer i medhold av personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Grunnlag i nasjonal rett finnes i tvisteloven § 6-2. For eventuelle særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger), brukes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g og f, samt tvisteloven § 6-2.

3. Det behandles:

• Navn
• Adresse
• Fødselsnummer
• Bankkontonummer
• Signatur
• Kontaktopplysninger for klager, prosessfullmektig og motpart
• Relevante opplysninger om selve kravet
• Eventuelt helseopplysninger dersom det er relevant for saken
• 4. Tilgang til personopplysninger styres gjennom tilgangsstyring i arkivsystemet slik at bare de som trenger det for tjenstlig bruk har tilgang.

5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Oppbevaring av regnskapsdata

1. Formålet med behandlingen er å oppfylle lovpålagte oppgaver om oppbevaring av regnskapsdata etter bokføringsloven § 13. Regnskapsdata kommer fra interne systemer og deles ikke videre med andre virksomheter, med unntak av Vestfold fylkeskommune som har tilgang til felles historisk regnskapsmateriale.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, da den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. bokføringsloven § 13.

3. Det behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer
• Arbeidssted, organisatorisk tilknytning
• Andre relevante opplysninger som lønnsopplysninger og reiseregistreringer Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger.

4. Alle økonomiarbeidere med tjenstlig behov kan få tilgang til opplysningene via rollestyrt tilgang.

5. Personopplysningene oppbevares i 5–10 år i samsvar med bokføringslovens krav. Papirbaserte dokumenter som overskrider den lovpålagte oppbevaringstiden på 5 år slettes. Data i portalen for gamle regnskapsdata slettes normalt ikke, da det fungerer som arkiv for potensielle rettskrav og tvistløsninger.

Strømming av politiske møter

1. Telemark fylkeskommune strømmer politiske møter som fylkesting og fylkesutvalg for å ivareta offentlig interesse og åpenhet. Strømmingen vises på telemarkfylke.kommunetv.no. Behandlingen inkluderer opptak og lagring hos vår leverandør.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, støttet av kommuneloven § 11-6.

3. Det behandles:

• Bilder, video, lydopptak, navn, fravær og oppmøte, stemmegivning.
• Særlige kategorier: Opplysninger om politisk overbevisning.
• Personopplysninger kan også fremkomme gjennom sakene som behandles.

4. Tilgang til opplysningene er tilgangsstyrt for å sikre at kun personer med tjenstlig behov har tilgang.

5. Personopplysningene lagres i henhold til kravene i arkivloven.

Politisk saksbehandling

1. Telemark fylkeskommune håndterer personopplysninger i forbindelse med politisk saksbehandling. Opplysningene hentes fra politikerne selv og blir publisert på fylkeskommunens nettsider. Opplysninger om privatpersoner baseres på mottatte søknader/klager. Opplysninger om ansatte kommer fra fylkeskommunens administrative systemer.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. kommuneloven §§ 1-1 og 11-3. Ved behandling av særlige kategorier opplysninger som politisk overbevisning og helseopplysninger gjelder artikkel 9 nr. 2 bokstav g: nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser.

3. Følgende personopplysninger kan behandles:

• Politikere: navn, e-postadresse, telefonnummer, rolle i utvalg, partitilhørighet, utvalgsmedlemskap, og annen relevant informasjon knyttet til deltakelse i politiske organer
• Ansatte: navn, systemrolle
• Andre: personopplysninger som fremgår av sakspapirer, inkludert eventuelle helseopplysninger for lukkede saker (kun særskilt klagenemd)

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer med tjenstlig behov. Publisering på nettsider skjer i tråd med gjeldende retningslinjer for å sikre informasjonssikkerhet.

5. Personopplysningene lagres i tråd med arkivloven.

Journalføring, saksbehandling og arkivering

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å sikre at enkeltpersoner får behandlet sine søknader og for å ivareta personers rettigheter. Opplysninger hentes fra de som henvender seg til fylket. Behandlingen foregår i interne systemer som fylkeskommunen har tegnet databehandleravtale for.

2. Behandlingen er nødvendig først og fremst for å oppfylle rettslige forpliktelser etter arkivlova, offentleglova, personopplysningsloven, for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e, samt personopplysningsloven § 18. Andre hjemler kan forekomme.

3. Alle kategorier av personopplysninger kan behandles, avhengig av sakens art.

4. Lagring er tilgangsstyrt – kun personer med tjenstlig behov har tilgang. Alle ansatte i fylkeskommunen har taushetsplikt.

5. Mange e-poster og interne dokumenter slettes løpende. Bevaringsverdige opplysninger lagres etter arkivloven.

Kommunikasjon på sosiale medier

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å kunne nå innbyggere med informasjon gjennom annonser og innlegg i sosiale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube). Informasjonen gjelder for eksempel offentlige rettigheter, tjenester og annen viktig informasjon. Personopplysningene kommer fra deg ved innsending av bilder, videoer, kommentarer eller forespørsler. Informasjon som bilder og navn kan bli publisert åpent via SOME-kanaler. Personopplysninger deles ikke systematisk med eksterne, men tilbyderne av de ulike plattformene får tilgang til innhold som publiseres, så vær varsom med hva du deler.

2. Behandlingsgrunnlag er samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) for bilder/videoer med personer, og berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) for publisering og annonsering. Ved arrangementer innhentes samtykke ved behov.

3. Navn, bilder, video, arbeidssted, fritekstkommentarer og/eller opplysninger om eventuell tilknytning til fylkeskommunen

4. Bare ansatte med tjenstlig behov har admin- eller publiseringstilgang. Men kanalene er åpne og innlegg er synlige offentlig. Det skal ikke behandles særskilte kategorier personopplysninger.

5. Personopplysninger (innlegg, bilder, videoer) kan bli liggende tilgjengelig på SOME-kanaler på ubestemt tid. Innhold fjernes på forespørsel eller etter vurdering.

FUS Reisevaneundersøkelsen

1. Telemark fylkeskommune gjennomfører reisevaneundersøkelser blant ansatte i FUS-bedrifter for å kartlegge reisevaner. Formålet er å følge opp krav knyttet til kollektivsatsing og nullvekstmål for biltrafikk. Opplysningene samles inn via spørreundersøkelser sendt ut til ansatte, og deles i aggregert form med deltakende bedrifter. For de som ønsker å delta i trekning av gavekort brukes e-post adresse til dette.

2. Det er frivillig å delta i undersøkelsen. Hvis du deltar vil behandlingen av svarene skje som ledd i utøvelse av offentlig myndighet og i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 e og politisk vedtak om Bypakke Grenland. Ved å delta i undersøkelsen samtykker du også til at dine svar aggregeres med andres svar fra din bedrift og deles med din bedrift, dersom den ber om dette. Du kan trekke samtykket dit når som helst ved å kontakte fylkeskommunen, og dine svar vil da ikke bli delt med din bedrift. Dette forutsetter at vi klarer å identifisere din besvarelse fra alle svarene, noe som kanskje ikke blir mulig siden vi etterstreber anonymitet i utforming av undersøkelsen.

3. Alder, kjønn, postnummer, reisevaner, og fritekstkommentarer. E-postadresse samles inn kun hvis man ønsker å delta i trekning av premie.

4. Bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang, og tilgangen styres manuelt. Anonymitet tilstrebes, men kan ikke garanteres i små datasett.

5. E-postadresser slettes etter premieutdeling. Andre data lagres på ubestemt tid så lenge de ikke kan identifisere enkeltpersoner.

FUS-konkurranser, kampanjer og rekrutteringsbilletter

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger fra ansatte i FUS-bedrifter for å arrangere konkurranser, kampanjer og administrere rekrutteringsbilletter (gratis busskort til bilister) og lignende tiltak. Opplysninger samles inn fra deltakerne selv og deles ikke videre. Ved fotokonkurransen er det valgfritt å vise bilder, og deltakerne samtykker skriftlig til eventuell kreditert visning av eget bilde på bypakkas nettsted. Ved mottatt rekrutteringsbillett sendes det ut en spørreundersøkelse for å høre hvordan opplevelsen med buss har vært. Data fra undersøkelser deles kun aggregert med Farte og partene i bypakka.

2. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og/eller for å oppfylle oppgaver i allmennhetens interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, politisk vedtak/byvekstavtale).

3. Navn, e-post, arbeidssted/bedrift, bilder (ved fotokonkurranse), fritekst, søknadsopplysninger og tidspunkt/måned for tildeling av billett

4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til personopplysningene. Opplysninger lagres sikkert, og anonymitet tilstrebes der det er relevant.

5. Personopplysninger slettes etter premie- eller billettutdeling, eller lagres bare så lenge de er nødvendige, eventuelt anonymisert.

Nyhetsbrev Bysykkel/Bypakka

1. Telemark fylkeskommune behandler e-postadresser for å sende ut nyhetsbrev med informasjon og artikler om Bypakka til innbyggere som har meldt seg på. E-postadressen brukes kun til dette formålet og kommer fra deg som abonnerer. Ingen personopplysninger deles med eksterne virksomheter, bortsett fra teknisk lagring hos leverandøren.

2. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

3.Det behandles:

• E-postadresse
• Innholdet i artikler kan i enkelte tilfeller inneholde opplysninger om personer som intervjues, men da etter samtykke

4. Kun et begrenset antall ansatte har tilgang til e-postlisten gjennom felles bruker i MailChimp.

5. E-postadressen lagres så lenge du har abonnement på nyhetsbrevet. Dersom du melder deg av, slettes opplysningene dine.

Tolketjenester

1. Tolketjenester i Telemark fylkeskommune (TFK) behandler personopplysninger for å tilby og administrere tolketjenester til innbyggere, pasienter, foresatte, verger og pårørende – særlig innen tannhelse, videregående opplæring og karrieresenter. Opplysningene samles inn fra deg som bruker av tjenesten og utveksles muntlig under tolkeoppdraget. Personopplysninger deles kun med tolken og ansatte med tjenstlig behov. TFK benytter eksterne databehandlere som Norsk Helsenett, Microsoft og leverandører av tolketjenester for teknisk gjennomføring, men deler ikke opplysninger med eksterne behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen utføres i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og artikkel 6 nr. 1 bokstav e (offentlig myndighetsutøvelse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav h og g (helse- og sosialtjenester, allmenne interesser). For helseopplysninger støttes behandlingen også av pasient- og brukerrettighetsloven § 3-5.

3. Vi kan typisk behandle:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bilder, video og lyd (ved digital tolking)
• Opplysninger knyttet til tolkesituasjonen
• Helseopplysninger (allergier, diagnoser, tannhelse, epikriser, henvisninger, journal, m.m.)
• Opplysninger om rase eller etnisk opprinnelse

4. Kun tolken, den registrerte med foresatte/pårørende og ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene under tolkeoppdraget. Tjenesten bruker fylkeskommunens sikre telefonløsninger og digitale plattformer. Det foreligger høy risiko for personvernet, og det er gjennomført personvernkonsekvensvurdering (DPIA) av tolketjenesten i forbindelse med tannhelsetjenester.

5. I utgangspunktet lagres ikke personopplysninger fra selve tolkeoppdraget, da det meste foregår muntlig. For tannhelsetjenester og andre tjenester der opplysninger journalføres, gjelder egne sletterutiner i fagsystemene.

Videregående opplæring for voksne – Inntakskontor

1. Videregående opplæring for voksne – Inntakskontoret behandler personopplysninger for å administrere inntak, realkompetansevurdering, opplæring og dokumentasjon for voksne søkere til videregående opplæring i Telemark. Opplysninger samles inn hovedsakelig fra søkerne selv.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og e (offentlig myndighet/allmennhetens interesse), samt artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser) for særskilte kategorier. Aktuelle rettsgrunnlag er opplæringsloven kapittel 18 og 19 med tilhørende forskrift.

3. Det behandles:

• Navn, fødselsnummer, kontaktopplysninger, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, vitnemål og kompetansebevis, språk, nasjonalitet, arbeidserfaring og eventuell dokumentasjon på oppholdstillatelse.
• Særlige kategorier: Helseopplysninger og eventuelt om politiattest kan forevises (for eksempel behov for tilrettelegging, eller om søker kan utøve utdannelsen de søker på).
• Registrerte: Søkere (voksne), elever, lærere/ansatte, foresatte og eksterne vikarer.

4. Det er implementert tilgangsstyring og tekniske tiltak for å sikre at kun autoriserte personer får tilgang til personopplysningene.

5. Personopplysninger lagres i henhold til arkivloven, og slettes når det ikke lenger er behov for dem eller etter lovpålagte frister.

Folkehelseundersøkelsen 2025

1. Telemark fylkeskommune mottar personopplysninger fra Folkehelseinstituttet (FHI) for å analysere helse og livskvalitet blant voksne innbyggere i Telemark. Formålet er å utarbeide statistiske analyser som kunnskapsgrunnlag for det systematiske folkehelsearbeidet i fylket, i tråd med folkehelseloven. Opplysningene kommer fra FHI, som har gjennomført undersøkelsen i samarbeid med Telemark fylkeskommune, og deles ikke videre med andre virksomheter. Kun anonymiserte og aggregerte resultater publiseres offentlig.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse). For helseopplysninger benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser), med hjemmel i folkehelseloven § 21 og forskrift om oversikt over folkehelsen § 7 og § 4 om lagringstid, samt forskrift om befolkningsbaserte undersøkelser § 4-1 jf. helseregisterloven §§ 19 til 19h.

3. Det behandles indirekte identifiserbare opplysninger om:

• Familiesituasjon, sivilstatus, arbeidsstatus, utdanning
• Geografisk tilhørighet (kommune og boområde)
• Kjønn og alder
• Svar på spørsmål om nærmiljø, helse, helsevaner, sosial støtte, livskvalitet, skader, fysisk og psykisk helse, tannhelse, livsstil
• Enkle bakgrunnsvariabler (for eksempel fødeland for respondent og foreldre, om man har barn)

4. Personopplysningene mottas uten direkte identifiserbare opplysninger, i kryptert form og med passord overført separat. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang, og data lagres kryptert i fylkeskommunen, uten synkronisering mot eksterne skytjenester. Dataene brukes kun til statistisk analyse, og kun anonymiserte resultater publiseres videre. Det er gjennomført en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) for å sikre at de registrertes rettigheter og friheter er ivaretatt.

5. Personopplysninger fra undersøkelsen lagres i 5–10 år. Opplysningene slettes 1–2 år etter at neste folkehelseundersøkelse er gjennomført, for å sikre mulighet for sammenligning og trendanalyser over tid, i samsvar med vilkår fra FHI og gjeldende forskrift. Henvendelser per e-post slettes når gjennomføringen av undersøkelsen er avsluttet, senest 13. oktober 2025.

Merk: FHI står for selve folkehelseundersøkelsen, og henvendelser som gjelder de registrertes rettigheter skal rettes til fhus-deltaker@fhi.no.

TT-ordningen (Transportordning for forflytningshemmede)

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å administrere og tildele TT-kort (tilrettelagt transport) til innbyggere med varig og betydelig funksjonsnedsettelse, som ikke kan benytte ordinær kollektivtransport. Personopplysninger mottas fra søker (søknad), lege (legeattest), optiker/øyelege, interesseorganisasjoner og kommunen (kommunal vurdering). Vedtaket som inneholder sensitive personopplysninger deles med kommunen. Navn, fødselsdato, adresse og gruppetilhørighet deles med Rogaland Taxi for utstedelse av TT-kort.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e – nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. For behandling av helseopplysninger benyttes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g – nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, på grunnlag av nasjonal rett.

3. Det behandles:

• Navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer
• Opplysninger gitt i søknadsskjema (reisebehov, behov for hjelp under transport, opplysninger om trygdefinansiert bil, fullmakt til kommunen, kommunens vurdering)
• Helseopplysninger: legeerklæring, diagnoser, navn på behandler/klinikk, henvisninger, epikriser og andre relevante helseopplysninger

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Erverv av grunn og rettigheter for å bygge og vedlikeholde fylkesveier

1. Behandlingen omfatter å identifisere behov for grunnerverv fra reguleringsplanen, dialog med grunneier (kontakt, befaring, verdivurdering, forslag til kjøpekontrakt/avtale, forhandlinger via e-post, telefon og fysiske møter), samt avtalesignering (elektronisk). Det behandles også eiendomsopplysninger og eventuelt opplysninger om avlingsnivå, virksomhet eller lignende som grunnlag for erstatning.

2. Allmennhetens interesse av ekspropriasjon til formålet (veglova § 50).

3. Det behandles:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, signatur
• Bankkontonummer
• Eiendomsopplysninger
• Eventuelle opplysninger om avlingsnivå og virksomhet

4. Databehandleravtaler er inngått, og systemene er tilgangsstyrt.

5. Saksbehandlingen arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser.

Registrering av dekketilstand og opptak av vegbilder (ViaPPS)

1. Telemark fylkeskommune registrerer tilstanden på offentlige veier ved bruk av spesialutstyrte biler som tar bilder og samler inn måledata. Formålet er å dokumentere veidekke og støtte vedlikeholdsarbeid. Bildene kan inneholde personer og kjøretøy som befinner seg langs veien, men anonymiseres (sladdes) før de gjøres tilgjengelige på nett eller deles videre. Data deles med Statens vegvesen, Vestfold fylkeskommune og eventuelle samarbeidende fylkeskommuner.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse og for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e, samt veglova § 1a, jf. § 11 f.

3. Det behandles:

• Bilder og video som unntaksvis kan vise personer (vegfarende) og kjøretøy (registreringsnummer)
• Navn på ansatte som bruker måleutstyr

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov gjennom egne tilgangsgrupper på server. Bilder som viser personer eller kjøretøy sladdes før videre deling eller publisering. Behandlingen vurderes ikke å medføre høy risiko for de registrerte, og det er derfor ikke behov for en egen personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

5. Bilder og måledata oppbevares på ubestemt tid for dokumentasjon og analyseformål.

Kartinnsyn (eKart)

1. Telemark fylkeskommune bruker løsningen eKart for å gi innsyn i offentlig kartgrunnlag, inkludert grunnkart, temakart, matrikkelinformasjon og planinformasjon. Hensikten er å gi nødvendig informasjon om eiendommer, grunneiere og nabolister for å utføre oppgaver etter veglova, som for eksempel planlegging og gjennomføring av vegprosjekter. Personopplysninger hentes fra Matrikkelen (det nasjonale eiendomsregisteret) og behandles via tjenesteleverandør Norkart AS.

2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle fylkeskommunens rettslige forpliktelser etter veglova § 11 f, og skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

3. Det behandles:

• Navn og kontaktopplysninger til hjemmelshavere (eiere av fast eiendom)
• Bruker-ID/brukernavn (ansatte)
• Påloggingsopplysninger, anonymisert bruksmønster og posisjonsdata (for ansatte via SSO)

4. Tilgangsstyring skjer gjennom fylkeskommunens Single Sign-On (SSO)-løsning, slik at kun autoriserte brukere får tilgang til systemet. Databehandler Norkart AS har databehandleravtale og følger krav til sikkerhet og GDPR. Behandlingen vurderes ikke å medføre høy risiko for de registrertes rettigheter og friheter, og det er derfor ikke behov for egen DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Ansattdata slettes ved kundeforholdets opphør. Aktivitetslogger og backupdata hos leverandør slettes senest etter 3 år. Det er egne rutiner for sletting av backup og automatisk rotasjon av innsynsmulighet (30 dager).

Overvåkning av trafikk og vegbane (SVV)

1. Kameraer plassert ved fylkesveier brukes for å overvåke trafikk og vegbane, samt innhente værdata som gir beslutningsstøtte for blant annet vinterdrift. Kameraene eies av fylkeskommunene, men fylkeskommunens behandling av opptak er begrenset til at opptakene gjøres på våre kameraer. Vi har ikke tilgang til dataene. Statens vegvesen (SVV) har behandlingsansvaret for personopplysninger og håndterer all lagring og tilgang. Det er SVV som mottar, lagrer og eventuelt publiserer bildene, og ingen data lagres eller behandles hos fylkeskommunene.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse). Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger, og artikkel 9 er derfor ikke aktuell.

3. Det skal ikke lagres eller behandles personopplysninger (for eksempel ansikter, bilskilt eller private eiendommer) i denne behandlingen, i henhold til SVVs tekniske krav og retningslinjer. Kameraene skal installeres slik at de ikke fanger opp identifiserbare opplysninger.

4. SVV har ansvar for at tilgang til bildene er riktig styrt, og at kameraene oppfyller alle tekniske og personvernmessige krav. Det er etablert rutiner for å sikre at kameraene ikke fanger opp eller lagrer personopplysninger. Behandlingen anses ikke å innebære høy risiko for de registrerte, og det er ikke nødvendig med en DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Det skal ikke lagres personopplysninger. Eventuelle data som likevel skulle inneholde personopplysninger, slettes umiddelbart i henhold til SVVs rutiner.

Kameraovervåking ved skredutsatte veier

1. Telemark fylkeskommune (TFK) samler inn og behandler personopplysninger gjennom kameraovervåking ved skredutsatte veier for å kunne overvåke og varsle om skredhendelser. Bilder og video fanges opp automatisk når en hendelse inntreffer. Personopplysninger kan komme fra trafikanter som ferdes i områdene med overvåking, samt fra brukere av varslingssystemet. Opplysningene deles med systemleverandøren Cautus Geo AS, og lagres i deres løsninger (Cautusweb). Opplysningene deles ikke med andre virksomheter med mindre det er lovpålagt.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse), og eventuelle relevante bestemmelser i veglovgivningen. Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger i denne behandlingen, så artikkel 9 er ikke aktuell.

3. Det behandles:

• Bilder og video av trafikanter ved skredhendelser
• Navn, e-postadresse, telefonnummer og organisatorisk tilknytning for brukere av systemet
• Det behandles ikke sensitive personopplysninger eller helseopplysninger

4. Personopplysninger lagres sikkert i Microsoft Azure (SQL og Blob Storage). Tilgangen er begrenset til brukere med tjenstlig behov, og sikres blant annet med to-faktor autentisering. Det er etablert gode rutiner for tilgangsstyring og sikkerhet.

5. Personopplysninger lagres i inntil 5–10 år, og slettes uten ugrunnet opphold og senest innen 90 dager etter avslutning av hovedavtalen eller når det ikke lenger er behov for opplysningene.

Trafikksignalanlegg: styring og overvåkning

1. Telemark fylkeskommune overvåker og styrer trafikksignalanlegg på fylkesvegnettet for å sikre god drift og trafikkavvikling. Kameraer fanger opp bilder og video av kjøretøy og personer på vegene. Opplysningene kommer fra kameraene plassert ved trafikksignalanlegg. Bildene sendes som livestream til leverandøren Swarco Norge AS sitt system Omnia (SAAS), uten lagring eller videre deling til andre virksomheter.

2. Behandlingen skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og veglova § 11 f. Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger etter artikkel 9.

3. Det behandles:

• Bilder og video i grov oppløsning av kjøretøy og vegfarende
• Ingen lagring av e-post eller navn i denne behandlingen

4. Tilgang til systemene gis kun til ansatte med tjenstlig behov, via personlige brukere.

5. Det skjer ingen lagring av bilder eller video da det sendes livestream uten lagring.

Dashbord-kamera i tjenestebiler (TFK, Vegdrift)

1. Telemark fylkeskommune benytter dashbord-kamera i enkelte tjenestebiler, hovedsakelig brukt av vegmestere og kontrollingeniører. Formålet er å registrere og dokumentere avvik og uønskede hendelser på fylkesveger for intern bruk. Personopplysningene (videoopptak med bilder, evt. lyd) samles inn gjennom bilens frontrute. Ingen personopplysninger deles med eksterne virksomheter eller behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet), jf. veglova § 11 f. Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger (GDPR art. 9).

3. Det behandles bilder/video/lyd som kan inneholde opptak av trafikanter, reisende og innbyggere

4. Bare ansatte med tjenestelig behov får tilgang til opptakene, basert på vurdering. Det er tilgangsstyring. Risikovurdering tilsier at det ikke er krav om personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

5. Opptakene oppbevares på ubestemt tid.

Argos Trafikktelling i kryss

1. Argos Trafikktelling bruker et mobilt, automatisert system med kunstig intelligens (KI) for å analysere trafikkdata i sanntid. Videoopptak blir analysert uten å bli lagret, hvilket betyr at verken Telemark fylkeskommune (TFK) eller systemleverandøren har tilgang til videoene. Formålet er å samle data om kjøretøytype, antall, tidspunkt og bevegelsesmønstre i trafikkerte kryss. Ingen personopplysninger hentes fra eller deles med eksterne databehandlere eller behandlingsansvarlige.

2. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet), jf. forskrift om vegdata, trafikkinformasjon, trafikkberedskap og trafikkstyring m.m. for offentlig veg § 8-1 (2), jf. § 5-1 og § 5-2.

3. Videobilder behandles uten å bli tatt opp / lagret. Aggregert data om kjøretøytype, antall, tidspunkt og bevegelsesmønstre hentes løpende fra video.

4. All KI-behandling av data skjer lokalt, og videoene behandles i sanntid uten lagring, og er utilgjengelige for både fylkeskommunen og systemleverandører. Tilgangsstyringssystemer sikrer at kun autoriserte personer med tjenstlig behov får tilgang til data generert av KI. Ingen særlige kategorier av personopplysninger behandles, og risikoen for fysiske personers rettigheter og friheter er vurdert som lav. Det anses derfor ikke som nødvendig med en DPIA (personvernkonsekvensvurdering).

5. Ingen personopplysninger lagres; derfor er det heller ingen sletterutiner eller behov for lagringstid.

TS-tiltak i nærmiljøet

1. Personopplysninger behandles for å håndtere søknader om tilskudd til trafikksikkerhetstiltak i nærmiljøet. Dette innebærer å motta og behandle søknader, administrere utbetalinger, samt dokumentere gjennomførte tiltak. Personopplysninger hentes direkte fra søkere (innbyggere, velforeninger, klubber og idrettslag) og behandles av Telemark fylkeskommune. Opplysninger deles med politiske utvalg og trafikksikkerhetsutvalg (der det også inngår representanter fra Trygg Trafikk, politiet, Statens vegvesen og Norges trafikkskoleforbund). Søknader kan også offentliggjøres på postlisten.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet). Det spesifikke lovgrunnlaget er vegtrafikkloven § 40, som pålegger fylkeskommunen å fremme trafikksikkerhet i fylket.

3. Behandlingen kan omfatte følgende opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer, BankID
• Fritekstfelt, Signatur (inkludert elektronisk)
• Bilder/video/lyd
• Informasjon om kommune og organisatorisk tilknytning
• Dato og kopi av faktura for gjennomførte tiltak Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger).

4. Tilgang til personopplysninger er strengt tilgangsstyrt slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter bestemmelsene i arkivloven. Opplysninger slettes manuelt fra arbeidsområder og filsystemer etter at vedtak er fattet, i tråd med interne retningslinjer for lagring og sletting.

Aksjon skoleveg

1. Personopplysninger behandles for å håndtere søknader om tilskudd til Aksjon skoleveg. Dette innebærer å motta og behandle søknader, administrere utbetalinger, samt dokumentere gjennomførte tiltak. Personopplysninger kommer fra kommunalt ansatte og behandles av Telemark fylkeskommune. Opplysninger deles med politiske utvalg og trafikksikkerhetsutvalg (der det også inngår representanter fra Trygg Trafikk, politiet, Statens vegvesen og Norges trafikkskoleforbund). Søknader kan også offentliggjøres på postlisten.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e: «nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet». Det spesifikke lovgrunnlaget er vegtrafikkloven § 40, som pålegger fylkeskommunen å fremme trafikksikkerhet i fylket.

3. Behandlingen kan omfatte følgende opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer, BankID
• Fritekstfelt, Signatur (inkludert elektronisk)
• Bilder/video/lyd
• Informasjon om kommune og organisatorisk tilknytning
• Dato og kopi av faktura for gjennomførte tiltak Det behandles ikke særlige kategorier personopplysninger (for eksempel helseopplysninger).

4. Tilgang til personopplysninger er strengt tilgangsstyrt slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang.

5. Personopplysninger lagres etter bestemmelsene i arkivloven. Opplysninger slettes manuelt fra arbeidsområder og filsystemer etter at vedtak er fattet, i tråd med interne retningslinjer for lagring og sletting.

Avkjørsler og skilt

1. Formålet med behandlingen er å saksbehandle søknader om skilt på fylkesveger i henhold til vegloven § 33 og skiltforskriften. Dette innebærer å gjøre vedtak om godkjenning for private skilt og reklame. Fylkeskommunen mottar og uttaler seg om offentlige skilt, hvor Statens vegvesen fatter vedtak. Personopplysningene kommer fra de som søker om slike tillatelser. Opplysningene deles med Statens vegvesen når de treffer vedtak.

2. Behandlingen er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. vegloven § 33 og skiltforskriften.

3. Det behandles:

• Kontaktopplysninger om søker og eventuelt organisasjon
• Opplysninger om skilt (plassering, innhold osv.)
• Andre opplysninger relevant for skiltenes innhold

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysningene oppbevares i henhold til arkivloven. Det er automatiske sletteprosedyrer dersom søknaden sendes via elektronisk skjema.

Gravemelding

1. Formålet med gravemelding er å administrere søknader om å grave i fylkesvegene for å unngå skader og ivareta sikkerheten, i henhold til veglova § 32 og § 57 samt relevant forskrift. Personopplysningene kommer fra de registrerte selv, typisk privatpersoner, konsulenter, entreprenører, ledningseiere og tiltakshavere involvert i gravearbeid ved veg.

2. Behandlingsgrunnlaget for personopplysninger er personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, der behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. TFK er forpliktet til å følge veglova § 32 og § 57 samt relevant forskrift om legging og flytting av ledninger.

3. De innsamlede personopplysningene inkluderer:

• Navn og kontaktopplysninger
• Organisatorisk tilknytning
• Geolokasjon, detaljer rundt gravearbeidet som adresser og tegninger

4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger oppbevares i henhold til arkivloven og slettes automatisk eller manuelt når de ikke lenger er nødvendige for formålet. Skjemadata fra skjemaløsningen slettes automatisk etter arkivering, mens meldinger slettes manuelt etter 1 år fra saksbehandlers e-post, med mindre de er arkiverte.

Avkjørsler og dispensasjon til byggegrense

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med saksbehandling av søknader om avkjørsler og dispensasjon til byggegrense etter veglova kapittel 5. Personopplysninger innhentes hovedsakelig gjennom søknader fra innbyggere, via Statens vegvesen. Opplysningene deles med kommuner i Telemark ved behov for nærmere avklaring.

2. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse og utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, samt veglova kapittel 5.

3. Det behandles opplysninger som:

• Navn og kontaktopplysninger
• Fødselsnummer, signatur (inkludert elektronisk)
• Språk, kommune
• Bilder, dato
• BankID
• Rettslige forhold knyttet til eiendommen (tinglyste dokumenter og servitutter, situasjonskart)
• Andre opplysninger gitt i søknaden (via fritekstfelt)
• Personopplysninger lagres og oppbevares i våre saks- og arkivsystemer. Saksdokumenter, inkludert vedtak, vil bli gjort tilgjengelig på fylkeskommunens postlister.

4. Tilgang til personopplysninger er for øvrig begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Personopplysninger oppbevares i tråd med kravene i arkivloven.

Behandle nabovarsel

1. Å ivareta fylkeskommunens eierinteresser gjennom svar til nabovarsel. Kommunen som plan- og bygningsmyndighet, samt unntaksvis andre berørte offentlige eiere (for eksempel Statens vegvesen eller Statsforvalteren), kan få kopi av vårt svarbrev. Nabovarsel og tilhørende kommunikasjon blir gjort tilgjengelige på elektronisk journal (postliste) ved arkivering.

2. Allmenhetens interesse av at fylkeskommunen utøver offentlig myndighet for å hindre negative konsekvenser for fremtidig vegutbygging, eller for å forhindre at vegkapital forringes eller drifts- og vedlikeholdskostnader økes. Se plan- og bygningsloven (pbl) § 21-3 og for eksempel veglova § 1a eller veglova § 30.

3. Det behandles:

• Navn, fødselsdato og kontaktopplysninger knyttet til den varselet kommer fra
• Ulike opplysninger om tiltaket i nabovarselet (se Byggesaksforskriften (SAK10) § 5-4 med veiledning)

4. Nabovarsel er ikke unntatt offentlighet. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte med tjenstlig behov.

5. Nabovarsel og tilhørende kommunikasjon lagres etter arkivlova.

Behandling av fravikssøknad

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å vurdere og behandle søknader om fravik fra regler for tiltak på eller rundt veg. Opplysninger kommer fra entreprenører, kommuner, prosjekterende firma og andre som søker fravik, samt interne saksbehandlere. Opplysningene deles ved behov med Statens vegvesen og eventuelt hovedutvalget for samferdsel (offentlig).

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. forskrift om anlegg av offentlig veg § 4, skiltforskriften og Statens vegvesens vegnormaler.

3. Vi behandler:

• Navn på søker og saksbehandler
• Kontaktinformasjon
• Opplysninger om prosjekt/fravik
• Begrunnelser og vedlegg til søknaden

4. Tilgang til opplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Ved behandling i hovedutvalget blir søknaden offentlig.

5. Personopplysninger oppbevares og arkiveres etter arkivloven.

Omklassifisering av veg

1. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med håndtering av omklassifisering av veger i Telemark fylke. Formålet er å kunne utføre oppgaver etter veglova, herunder samhandling med kommuner og Statens vegvesen. Personopplysninger om kontaktpersoner (navn, e-post, telefonnummer) mottas fra kommuner og Statens vegvesen, og deles med disse virksomhetene ved behov.

2. Behandlingen skjer i henhold til personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e (nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet) og veglova §§ 3–7.

3. Det behandles ordinære personopplysninger om kontaktpersoner, herunder navn, e-postadresse og telefonnummer.

4. Personopplysningene er sikret gjennom tilgangsstyring, slik at kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.

5. Personopplysningene lagres etter reglene i arkivloven.

Behandling av erstatningssak på og rundt veg

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å vurdere og behandle erstatningskrav knyttet til hendelser på eller rundt veg. Opplysningene mottas hovedsakelig fra den som krever erstatning (skadelidte), og kan deles med fylkeskommunens forsikringsselskap, spesielt i større saker der det er behov for å dele takstrapporter og kontaktopplysninger.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse), jf. skadeserstatningsloven § 2-1. Dersom det behandles særlige kategorier personopplysninger, benyttes artikkel 9 nr. 2 bokstav g (nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, på grunnlag av nasjonal rett).

3. Det behandles følgende typer opplysninger:

• Navn og kontaktopplysninger
• Bankkontonummer
• Bilder, video, lyd
• Skadested, opplysninger om skaden og skadeforløpet

4. Tilgang til personopplysningene er begrenset til personer med tjenstlig behov. Dersom meldingen inneholder spesielt beskyttelsesverdige opplysninger, kan disse unntas offentlighet.

5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Kystseljakt i Telemark

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med søknad om tillatelse til jakt på kystsel. Opplysningene samles inn fra søkerne gjennom søknadsskjema, fellingsmelding og sluttrapport. Formålet med behandlingen er å saksbehandle og følge opp jakt på kystsel i henhold til gjeldende regelverk. Personopplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.

2. Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, da dette er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Det rettslige grunnlaget finnes også i havressurslova § 8a og forskrift om regulering av sel på norskekysten §§ 5-13.

3. Vi behandler følgende opplysninger: søkers navn og kontaktopplysninger, fødselsnummer, bekreftelse på gjennomført skyteprøve, dato for felling, kjønn på dyr, jaktkommune, opplysninger fra sluttrapport om jakten (for eksempel varighet og steder for jakt, antall dyr observert).

4. Tilgangen til personopplysningene er begrenset til ansatte med tjenstlig behov, og opplysningene lagres i tilgangsstyrte systemer.

5. Personopplysninger lagres i samsvar med arkivloven. Opplysninger lagret i de elektroniske skjemaene slettes automatisk etter arkivering.

Tilskudd til vilttiltak

1. Fylkeskommunen behandler personopplysninger for å saksbehandle og fordele tilskudd til vilttiltak og lokale vilttiltak fra det statlige viltfondet. Personopplysningene samles inn gjennom søknader levert i Miljødirektoratets søknadsportal. Opplysningene kan deles med Miljødirektoratet i forbindelse med kontroll og forvaltning av ordningen.

2. Behandlingen av personopplysninger skjer med hjemmel i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Det rettslige grunnlaget er også § 5 i Forskrift om kommunale og fylkeskommunale viltfond og fellingsavgift for elg og hjort, samt § 1-6 i Forskrift om tilskudd til viltformål.

3. Vi behandler følgende opplysninger: navn og kontaktopplysninger, bankkontonummer, organisjonsnummer, andre opplysninger knyttet til søknaden (som budsjett, regnskap, evt. vedlegg som bilder og beskrivelser).

4. Tilgangen til personopplysningene er tilgangsstyrt slik at kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang, både i arkivsystemet og søknadsportalen.

5. Personopplysninger knyttet til tilskuddssøknader oppbevares i samsvar med arkivloven.

Personvernombudet:

Personvernombudet behandler personopplysninger for å gi råd, kontrollere etterlevelse av personvernlovgivningen, og tilby opplæring innen personvern. Opplysninger hentes fra de som henvender seg til ombudet eller som ombudet kontakter. Behandlingen foregår i interne systemer som fylkeskommunen har tegnet databehandleravtale for. Ingen opplysninger deles med andre uten hjemmel.

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser etter personopplysningsloven og for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 (1) c og e, samt personopplysningsloven § 18.

Navn og kontaktopplysninger (e-post, arbeidssted, organisatorisk tilknytning, roller), dato, henvendelser og svar i fritekst, opplæringsmateriell/ presentasjoner.

Lagring er tilgangsstyrt – kun personer med tjenstlig behov har tilgang. Ombudet har taushetsplikt.

Mange e-poster og interne dokumenter slettes løpende, særlig dersom de inneholder beskyttelsesverdige opplysninger. Alle eposter som er eldre enn 4 år slettes manuelt, med mindre de er interne og må oppbevares lenger (opptil 10 år). Bevaringsverdige opplysninger lagres etter arkivloven.

Lenker til informasjon om andre behandlinger: 

Veiledning ved karrieresenter 
Metallsøk kulturfunn
Regional forskning
Seriøsitetsbestemmelser og mannskapsoppfølging på bygg og anleggsplasser (vegutbygging)

 

Hvem er behandlingsansvarlig?

Telemark fylkeskommune er behandlingsansvarlig.

Fylkesdirektøren i fylkeskommunen er øverste ansvarlig for hvordan personopplysninger blir behandlet, og at behandlingen er i samsvar med gjeldende regelverk.