Innbyggere

Her kan du lese mer om hvordan vi behandler personopplysningene til våre innbyggere. 

Om de ulike behandlingene

Behandling: 

1. Formål 
2. Lovgrunnlag 
3. Personopplysninger 
4. Sikkerhet 
5. Sletterutiner 
    

Nabovarsel: 

1. Vareta fylkeskommunens eierinteresser gjennom svar til nabovarsel. Videre kan Kommune som plan- og bygningsmyndighet, unntaksvis andre berørte offentlige eiere som f.eks.: Statens Vegvesen eller Statsforvalteren, få kopi av vårt svarbrev. Merk også at nabovarsel og tilhørende kommunikasjon blir gjort tilgjengelige på elektronisk journal (postliste) ved arkivering. 

2. Allmenhetens interesse av at vi utøver offentlige myndighet som hindrer negative konsekvenser for fremtidig vegutbygging, eller forringer vegkapital (fordyrer drift og vedlikehold), eller lignende. Se pbl §21-3 og (for eksempel) veglova §1a eller veglova § 30. 

3. Vi behandler:

• Navn, fødselsdato og kontaktopplysninger knyttet varselet   
• Ulike opplysninger om tiltaket i nabovarselet vi mottar (se Byggesaksforskriften § 5-4 med veiledning

4. Nabovarsel er ikke unntatt offentlighet.

5. Lagring etter arkivlova. 

Besøkende ved fylkeshuset: 

6. Formål 

7. Lovgrunnlag 

8. Personopplysninger 

9. Sikkerhet 

10. Sletterutiner 

11. Formål 

12. Lovgrunnlag 

13. Personopplysninger 

14. Sikkerhet 

15. Sletterutiner 
 

Rekruttering av jobbsøkere: 

1. Rekruttering av ansatte i fylkeskommunen. Søker gir selv fra seg sine opplysninger, men opplysninger kan også komme fra Vitnemålsportalen, fra oppgitte referanser og for enkelte stillinger fra Semac bakgrunnssjekk. 
2. Oppfylle en avtale om tilsetting, eller for å gjennomføre tiltak før tilsettelse, og for å kunne treffe et vedtak om tilsettelse, jamfør forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak 
3. Vi ber i utgangspunktet aldri om særlige kategorier opplysninger, med mindre det er relevant for den konkrete stillingen (se aml § 9-3). I enkelte stillinger behandles politiattester (se opplæringslova og helsepersonelloven). Ellers behandles: 
   • Navn og kontaktopplysninger for alle som deltar i rekrutteringen. 
   • Kjønn, fødselsnummer, kontonummer 
   • Opplysninger om søkers utdanning, kompetanse og erfaring (inkludert vitnemål, CV, attester o.l)
   • Søkers og referansers vurderinger, våre vurderinger 
   • Opplysninger knyttet intervjuer, tilbud og avslag 
4. Databehandleravtaler er inngått og systemene er tilgangsstyrte. 
5. Opplysninger slettes etter maks 1 år, med mindre søker samtykker til lengre lagring i vår søkerportal. Opplysninger knyttet til den som tilsettes arkiveres og legges inn i våre administrative systemer. 

Grunnerverv: 

1. Erverv av grunn og rettigheter for å bygge og vedlikeholde fylkesveier. Behandlingen omfatter å identifisere behov for grunnerverv fra reguleringsplanen, dialog med grunneier: kontakt, befaring, verdtsetting, forslag til kjøpekontrakt/avtale, forhandlinger (epost, telefon, fysisk), avtalesignering (elektronisk). 
2. Allmenhetens interesse av ekspropriasjon til formålet (veglova § 50)..
3. Navn, fødselsnummer og kontaktopplysninger, bankkontonummer, signatur. Eiendomsopplysninger, eventuelt opplysninger om avlingsnivå, virksomhet eller liknende som grunnlag for erstatning. Noen av opplysningene (kontakt- og eiendomsopplysninger) kan komme fra andre kilder, som Matrikkel/grunnbok, kommunekart, eller fra reguleringsplaner. 
4. Databehandleravtaler er inngått og systemene er tilgangsstyrte.
5. Saksbehandlingen arkiveres. 

Vegforvaltning og transport:

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å utføre offentlige oppgaver innen vegforvaltning, behandling av avkjørsler, byggesaker, skiltsøknader, gravemeldinger, trafikktelling, trafikksikkerhetstiltak og tilskudd til skoleveg. Opplysninger samles inn hovedsakelig fra deg som søker eller varsles, og kan deles med relevante myndigheter som kommuner, Statens vegvesen, fylkesmann/Statsforvalteren og politiske utvalg. Søknader og korrespondanse kan bli gjort tilgjengelig på offentlige postlister.
2. Behandlingen skjer i allmennhetens interesse og utøvelse av offentlig myndighet, jf. GDPR art. 6 nr. 1 e og relevante særlover som plan- og bygningsloven, veglova og vegtrafikkloven.
3. Vi kan behandle navn, adresse, fødselsdato/-nummer, kontaktinfo, organisatorisk tilknytning, BankID, signatur, informasjon om tiltak/eiendom, bilder/video/lyd, kart og annen info oppgitt i søknader eller dokumentasjon.
4. Personopplysninger beskyttes med tilgangsstyring, og kun autorisert personell har tilgang. Trafikktelling ved bruk av KI lagrer ikke video eller personopplysninger.
5. Opplysningene lagres og arkiveres etter kravene i arkivloven.

Nyhetsbrev Bysykkel/Bypakka:

1. Telemark fylkeskommune behandler e-postadresser for å sende ut nyhetsbrev med informasjon og artikler om Bypakka til innbyggere som har meldt seg på. E-postadressen brukes kun til dette formålet og kommer fra deg som abonnerer. Ingen personopplysninger deles med eksterne virksomheter, bortsett fra teknisk lagring hos leverandøren.
2. Samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
3. E-postadresse. Innholdet i artikler kan i enkelte tilfeller inneholde opplysninger om personer som intervjues, men da etter samtykke.
4. Kun et begrenset antall ansatte har tilgang til e-postlisten.
5. E-postadressen lagres så lenge du har abonnement på nyhetsbrevet. Dersom du melder deg av, slettes opplysningene dine.

FUS Reisevaneundersøkelsen

1. Telemark fylkeskommune gjennomfører reisevaneundersøkelser blant ansatte i FUS-bedrifter for å kartlegge reisevaner. Formålet er å følge opp krav knyttet til kollektivsatsing og nullvekstmål for biltrafikk. Opplysningene samles inn via spørreundersøkelser sendt ut til ansatte, og deles i aggregert form med deltakende bedrifter. For de som ønsker å delta i trekning av gavekort brukes e-post adresse til dette.
2. Behandlingen skjer som ledd i utøvelse av offentlig myndighet og i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 e og politisk vedtak om Bypakke Grenland.
3. Alder, kjønn, postnummer, reisevaner, og fritekstkommentarer. E-postadresse samles inn kun hvis man ønsker å delta i trekning av premie.
4. Bare ansatte med tjenstlig behov har tilgang, og tilgangen styres manuelt. Anonymitet tilstrebes, men kan ikke garanteres i små datasett.
5. E-postadresser slettes etter premieutdeling. Andre data lagres på ubestemt tid så lenge de ikke kan identifisere enkeltpersoner.

Annonsering på sosiale medier:

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger for å kunne nå innbyggere med informasjon gjennom annonse og innlegg i sosiale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube). Informasjonen gjelder for eksempel offentlige rettigheter, tjenester og annen viktig informasjon. Personopplysningene kommer fra deg ved innsending av bilder, videoer, kommentarer eller forespørsler. Informasjon som bilder og navn kan bli publisert åpent via SOME-kanaler. Personopplysninger deles ikke ellers med eksterne, men tilbyderne av de ulike plattformene får tilgang til innhold som publiseres, så vær varsom med hva du deler.
2. Behandlingsgrunnlag er samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 a) for bilder/videoer med personer, og berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f) for publisering og annonsering. Ved arrangementer innhentes samtykke ved behov.
3. Navn, bilder, video, arbeidssted, fritekstkommentarer, samt opplysninger om eventuell tilknytning til fylkeskommunen.
4. Bare ansatte med tjenstlig behov har admin- eller publiseringstilgang. Kanaler er åpne og innlegg er synlige offentlig. Det skal ikke behandles særskilte kategorier personopplysninger.
5. Personopplysninger (innlegg, bilder, videoer) kan bli liggende tilgjengelig på SOME-kanaler på ubestemt tid. Innhold fjernes på forespørsel eller etter vurdering.

FUS Fotokonkurranse, Reisevaneundersøkelsen og Rekrutteringsbilletter

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger fra ansatte i FUS-bedrifter for å arrangere fotokonkurranser, gjennomføre reisevaneundersøkelser og administrere rekrutteringsbilletter (gratis busskort). Opplysninger samles inn fra deltakerne selv og deles kun med busselskap ved tildeling av billett, samt kan publiseres etter samtykke ved fotokonkurranser. Data fra undersøkelser deles kun aggregert med bedrifter.
2. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke (GDPR art. 6.1.a) og/eller for å oppfylle oppgaver i allmennhetens interesse (GDPR art. 6.1.e, politisk vedtak/byvekstavtale).
3. Navn, e-post, telefon, arbeidssted/bedrift, bilder (ved fotokonkurranse), alder, kjønn, postnummer, reisevaner, fritekst, søknadsopplysninger, tidspunkt/måned for tildeling av billett.
4. Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang. Opplysninger lagres sikkert, anonymitet tilstrebes der det er relevant.
5. Personopplysninger slettes etter premie- eller billettutdeling, eller lagres bare så lenge de er nødvendige, eventuelt anonymisert.

Forliksrådet:

1. Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av tvistesaker i Forliksrådet. Formålet er å løse sivile tvister der tvistesum er under 200 000 kroner, gjennom prosesskrifter, møte i forliksrådet og eventuell inngåelse av forlik eller dom. Personopplysningene innhentes i hovedsak fra klager eller prosessfullmektig via klageskjema eller e-post. Opplysningene kan deles med Forliksrådet. Opplysningene behandles og oppbevares i fylkets saks- og arkivløsning.
2. Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Se i tvisteloven § 6-2. For eventuelle særskilte kategorier personopplysninger (som helseopplysninger), brukes GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g og f, samt tvisteloven § 6-2.
3. Det behandles følgende kategorier personopplysninger: navn, adresse, fødselsnummer, bankkontonummer, signatur, kontaktopplysninger for klager, prosessfullmektig og motpart, relevante opplysninger om selve kravet, og eventuelt helseopplysninger dersom det er relevant for saken.
4. Tilgang til personopplysninger styres gjennom tilgangsstyring i arkivsystemet slik at bare de som trenger det for tjenstlig bruk har tilgang.
5. Personopplysninger oppbevares etter reglene i arkivloven.

Personvernombudet:

1. Personvernombudet behandler personopplysninger for å gi råd, kontrollere etterlevelse av personvernlovgivningen, og tilby opplæring innen personvern.Opplysninger hentes fra de som henvender seg til ombudet eller som ombudet kontakter. Behandlingen foregår i sinterne systemer som fylkeskommunen har tegnet databehandleravtale for. Ingen opplysninger deles med andre uten hjemmel.
2. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser etter personopplysningsloven og for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse, jf. GDPR artikkel 6 (1) c og e, samt personopplysningsloven § 18.
3. Navn og kontaktopplysninger (e-post, arbeidssted, organisatorisk tilknytning, roller), Dato, henvendelser og svar i fritekst, opplæringsvideoer
4. Lagring er tilgangsstyrt – kun personer med tjenstlig behov har tilgang. Ombudet har taushetsplikt.
5. Mange e-poster og interne dokumenter slettes løpende, særlig dersom de inneholder beskyttelsesverdige opplysninger. Alle eposter som er eldre enn 4 år slettes manuelt, med mindre de må oppbevares i opptil 10 år. Bevaringsverdige opplysninger lagres etter arkivloven

Lenker til informasjon om andre behandlinger: 

Veiledning ved karrieresenter 
Metallsøk kulturfunn
Regional forskning
Seriøsitetsbestemmelser og mannskapsoppfølging på bygg og anleggsplasser (vegutbygging)